国有企业数字档案馆建设优化措施研究
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摘 要：文章主要阐述了数字档案馆的概念，从而进一步针对国有企业数字档案馆管理中存在的问题进行了详细地分析与研究，并提出了优化国有企业数字档案馆管理的措施，旨在有效地提升国有企业的档案管理水平，从而实现企业良好的经济效益和社会效益。
关键词：国有企业数字档案馆传统档案馆电子档案
中图分类号：C29 文献标识码：A 文章编号：
近年来，随着国有企业的快速发展，建设数字化档案管理系统越来越受到各级领导的重视。把国有企业及所属各单位的文档、图纸、实物、照片、音视频等不同类别、不同载体的相互独立的档案信息整合成统一的资源库，并确定其相互关联关系，以畅通的网络为输送渠道，以数字化的形式进行采集、存储，以高度有序的自动化方式进行管理，实现网络化利用，已成为国有企业档案管理的当务之急。
1 数字档案馆的概述
数字档案馆是一种新型的档案馆形态，数字档案馆是依托网络、以数字化的档案信息为管理对象，数字档案馆作为新时展的产物，它以现代化信息技术为管理手段、以自动化管理与检索利用智能化为特色，既继承了传统档案馆的基本功能，又能更好地适应时展的需要。数字档案馆一方面有利于加强包括对电子文件在内的各种档案信息资源的有效管理，确保数字档案信息资源的完整、准确和安全可靠；又有利于档案馆档案管理现代化的实现，提高档案工作效率，更好地适应档案用户需求的变化，为用户提供超越时间、地域限制的个性化、多样化、便捷化的信息服务，真正适应信息化时代的发展。
2 国有企业数字档案馆建设中存在的问题
目前，随着我国国民经济的迅速发展，国有企业的数字档案馆建设已经具有了一定的规模和模式，而且数字档案馆作为我国档案信息化建设的具体实施内容，已经是档案馆的发展方向，在档案界已经形成共识，方向是非常明确的。数字档案馆的建设不论从技术开发上还是档案信息资源建设以及社会环境上，在建设初期都会存在着许多的问题和不完备的地方，需要有一个不断的完善和发展的过程。在目前我国数字档案馆建设中存在问题主要有下几个方面：
2.1 对企业数字档案馆认识不够及缺乏档案信息资源数字化管理
目前在国有企业数字档案馆建设过程中，存在着几种认识上的误区，一种是认为数字档案馆等同于档案馆的数字化：这种观点认为只要将档案馆的馆藏转换成计算机可以识别和处理的数字化信息，然后搬到网上，就是数字档案馆了。档案信息资源的数字化建设是数字档案馆建设的核心和基础，这种以偏概全的弊端严重影响了数字档案馆的建设和人们对数字档案馆的正确认识。这将导致的后果是档案馆花费了巨大的精力和时间在扫描、转换、压缩等简单的事务性工作中，却忽视了整个系统的整合。
2.2 档案信息资源数字化管理不够统一、规范
与传统档案馆比较，数字档案馆的信息资源库更加丰富多彩，不仅涵盖原来的档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专业数据库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等，其载体形式包括语音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容的社会综合信息资源库。在现阶段数字档案馆的信息资源来源主要包括三个方面的内容：传统档案馆的馆藏，各立档单位的档案文件材料，具有档案性质的行业的专题信息资源库。但是长期以来，我国的档案信息资源数字化的系统的组织和管理没有具体标准遵循，而且档案信息资源数据库的结构不统一，数据不规范，给实现资源共享带来很大的困难。很多档案馆内部档案办公自动化系统在设计时，没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。
2.3 档案信息数据库的数据不规范、质量不高
企业档案信息数据库是数字档案馆的物质基础，是向利用者提供服务的档案信息资源主体，也是档案信息资源数字化的重要途径，而目前档案信息数据库的建设与数字档案馆的要求差距悬殊，主要表现在以下几个方面：
（1）档案信息数据库数量不少，但权威性、高质量、大容量的屈指可数，且存在诸如规范化和标准化程度低、标引与检索点选取没有严格的质量控制、各自为政、分别基于不同的系统等问题，这些低水平的档案信息数据库在本馆或小范围内或许能够使用，一旦上网联机在全球范围内调用，它们的缺陷立即会显露出来，仅异构计算机系统的互联和数据库的统一规范就会出现很多麻烦，甚至会严重到无法上网交换而成为废库。
（2）档案信息数据库在类型上比较单一，档案信息目录数据库属多，其他全文型、多媒体档案信息数据库偏少，而档案信息目录数据库只能给利用者检索提供帮助，不能满足利用者获取档案信息的要求。
2.4 数字档案馆网站建设不够成熟
随着档案信息化建设的推进及计算机技术与网络技术的发展，企业数字档案馆的建设逐步的在进行推广。目前，许多国有企业的档案馆基本上都建立了自己的网站，而专门的数字档案馆网站则很少，像深圳市数字档案馆站点也是借助于深圳档案窗口来信息的。所以这种情况的存在会给档案的利用者带来一些认识上的误区，即建立了档案网站就实现了数字档案馆，所以，有人就认为数字档案馆仅限于此，给档案馆作个基于WEB形式的页面，就对外称是数字档案馆。这是很多国内档案馆在“数字化”建设上的通病，既没有强大的后台数据库，又没有交互式使用功能。不管有没有馆藏的数字档案，不管具不具备把馆藏档案数字化的条件，先把“www”的帽子戴上再说。这种现象在某种程度上影响了数字档案馆的正常发展。
2.5 数字档案馆建设管理人员素质不高
数字档案馆的特点决定了要配备高素质的人才，人才是数字档案馆的关键，但是由于历史原因，档案管理人员的素质远远不能满足数字档案馆的建设与发展。档案管理人员自身的知识结构不合理，缺乏计算机技术、信息技术等相关知识，外语知识和法律基础知识比较差，而且有些档案部门甚至没有配备专门的档案管理人员，这目前数字档案馆的建设面临的又一难题。
综上所述，针对我国企业数字档案馆建设中存在着许多不完善的地方，需要不断地去改进与完善。所以在数字档案馆的建设程中进行合理的优化是非常必要，以此达到质量和效益的并进与共同提高。具体的优化措施如下：
3.1 树立企业现代化管理意识
国有企业建立数字化档案馆首先要破除“重设备购置、轻服务研究”等做法，树立开放意识和创新意识，逐步使档案工作从传统的馆藏模式向档案信息中心模式过渡。使档案工作有利于档案信息的利用，服务于国有企业的建设和发展，拓宽服务渠道，改善服务功能，以前瞻性的眼光来研究利用者潜在的需求，积极主动地为利用者提供方便、快捷的信息服务。
3.2 做好企业人员培训工作
由于档案馆管理技术的现代化，档案种类和载体的多样化，对档案馆管理人员的综合素质提出了更高的要求。因此，要实现档案馆现代化管理，不仅要有先进的设备、技术，实现科学规范的管理体制，还要重视培养造就一支具有较高素质、掌握现代化管理方法的，能应用计算机进行档案编目、著录、打印、工程图纸的扫描输入等技能的高素质复合型人才队伍，更有效地管理和开发档案信息资源，更好地为企业经济建设服务。
3.3 建立档案馆数字化技术标准
新型载体的应用和计算机智能化管理，必然要求其处理的信息规范、标准。档案信息的质量取决于数据的质量，因此要设立数据格式标准。
3.4 突出数据库建设
计算机对被加工的档案数据要求很严，必须做到正确、科学、规范。因此，在数字化档案馆建设过程中，数据库建设就显得尤为重要。它要求档案管理部门必须做到以下几点：一是制定著录规则和细则；二是掌握标引工具并熟悉档案；三是对获得的数据进行多次审校等。在搞好传统载体档案数据库建设的同时，要加强对电子档案的管理，一方面有计划有步骤地对重要、珍贵、易损、利用频率高的纸质档案进行数字化著录标引；另一方面要根据国有企业发展的要求，开发规范、统一的档案管理软件，并加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导，保证归档电子文件真实、完整、有效。
3.5 开发信息资源，实现档案信息资源共享
网络化是数字化档案馆建设的必然要求。必须按照安全、科学和适用的原则，分步骤建立完善的内部局域网，积极参与企业上网工程，积极稳妥地建立与国际互联网相连接的档案信息网站，通过方便快捷的档案信息网络实现档案信息资源共享。
3.6 做好数字化档案馆的安全技术保障
数字化档案馆在给我们带来便利的同时也存在一些问题与困难，如果处理不好，电子文件也会遭受损失。因此，在实施档案数字化建设过程中，必须注意把握好以下几个安全保障环节。
（1）建设系统工程。国有企业档案数字化建设是一项系统工程，包括总体设计、设备选型、软件开发、档案整理、扫描录入、系统管理、光盘备份、查询管理、安全措施等。由于日常工作每天都要产生大量的文字档案，需要进行录入、保管，因此该系统应采用双服务器、磁盘阵列存储，高速扫描仪集中扫描,光盘和磁带双备份的解决方案。同时，为了提高利用率，还应设置适当的档案查询系统，通过触摸屏查询及文档网络传输达到资源共享的目的。
（2）构建信息技术支撑系统。首先，系统应具有良好的升级能力；其次，系统应具有高可靠性；第三，系统应具有很好的性能。另外，系统应具有良好的开放性，支持多种主机系统及集群系统。
4 结束语
国有企业数字化档案馆管理是一项长期而艰巨的工作，作为企业档案管理者，应进行档案信息素质教育，增强获取档案信息的能力，提高社会各界运用现代化技术知识和设备获取档案信息的自觉性，并充分认识传统的纸质档案与现代化电子文件长期并存这一现实，从而建立档案信息网络数字化建筑的优化措施，提升国有企业档案的数字化管理水平。
参考文献
[1]徐辇.档案数字化建设中的问题与思考[J].常州信息职业技术学院学报，2006(12)
[2]杨淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨[J]. 中州大学学报，2009(8)