网络化是档案管理的趋势

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随着计算机网络技术的发展和广泛应用，对档案管理的模式、原则、方式方法产生了巨大的影响，将促使档案管理的理念发生根本转变。和许多的工程设计单位一样，笔者所在的设计院档案管理也属于传统型服务模式。

然而，工程设计人员在调阅图纸及报告时，经常提出希望能使用网络上运行的设计成品矢量图，它既能修改，又能套用，可以缩短设计工期，提高设计质量，而且能提高单位经济效益。在外地参加会议、谈判的工程人员非常想通过因特网或其它手段，及时获得本院的档案信息和工程设计规程规范，这在以往是不可想象的。档案资料能在网络上归档或借阅是档案管理部门多年的梦想，这样信息量大、快捷，能极大地方便工程。

档案信息网络化建设并不是几台计算机、一个应用软件、一些资金投入就能很快解决的问题，它需要一个较长的过程来实践，需要档案管理人员和工程设计人员的共同配合，所以应从整个网络的实用、稳定、安全等出发。

1、数据库建设是所有工作的基础。数据库的最基本单元是每条档案信息的著录项目，也是进行检索的最根本途径。数据库的建立是整个管理网络建设的基础，数据库的好坏是网络系统应用效果的关键所在。在日常工作中，注意收集电子文档，检验它的正确与否，确保每条信息达到一定的深度与广度，具有一定的网络性。并从档案利用者的角度来考虑，做到能充分满足其工作的需要。目前，除了继续接收电子文档，还要把以前的纸质档案分类筛选，找出利用率高的档案进行数字化处理，为今后彻底摆脱原始文档做准备。

2、网络化建设要考虑自身特色，以实用为主。对于不同的行业则有不同的网络管理技术，不是越全越好，而是要符合实际需要。因为是综合性的设计院，涉及专业广，要想所有的专业都兼顾就必须从实际出发研发管理系统，选择适当的网络模式，只有这样才能促进计算机网络档案工作的发展，让档案信息更好地为设计服务。

3、网络化建设应循序渐进。网络化建设是一项长期的任务，是一项系统工程，涉及面广，不可能在短期内完成，在这样的情况下统筹规划尤为重要。在建设初期就要注意保持系统的整体协调，再根据实际情况分步实施，以利于积累建设和应用管理经验，回避和化解设备或拄术过早投入的风险。在建设中要边建边用，建成一项投入使用一项。在使用中，发现的问题及时处理、完善，不摘花架子，根据利用需求，充分开发档案信息资源。

4、网络安全是一个不容忽视的重要问题。网络建设使得原来的单个计算机用户成为一个有机的整体，同时也使病毒的传播有了适当的途径，同样非法访问的安全问题也会出现。因此在规划阶段就必须考虑到数据库、档案服务等各自的安全机制。建立健全防病毒的保护网，给不同的管理、应用层以不同的权限，不仅要合理地利用信息资源，也要注重保护信息资源。

5、注重人才的培养。由于长久以来一直沿用传统的档案管理模式，使得档案人员的知识老化，信息资源开发的方式传统化，管理人员类同保管员。在档案网络化建设中，档案人员不仅是信息库的建造者和维护者，也是档案信息资源和利用者之间桥梁和纽带。要达到这一目标必须重视人才的培养，要培养一批不仅精通档案管理业务，而且也熟知计算机硬件、网络、安全防范等技术，能够参与档案网络化建设的全过程，能够了解和把握运行过程中可能出现的各种技术问题，为网络化进程储备好高素质的人才。