高校学生类档案的分类与组卷
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教育部第27号令《高等学校档案管理办法》（下称“《办法》”）第15条所列文件材料归档范围中，增列了学生类档案。实践中，高校陆续开始调整档案分类，将原先分散存放于其他类别中的学生档案整合归入“学生类”。关于学生类档案组卷，学者大多主张采用“一人一卷”的方式。这是否科学？学生类档案应如何分类、组卷与管理？本文试图对此作一番探讨。
1 学生类档案不适合一人一卷
1.1 档案数量急剧增加。以一个学生规模为15000人的普通高校来说，库房档案量净增15000卷，且每年保持4000卷左右的净增数量。案卷数量增加，意味着档案员的工作压力加大。
1.2 动态管理难度加大。以人为单位组卷需动态管理，即学生在校期间陆续产生的档案，要逐一补充到各自相应的案卷中。动态管理使档案管理难度增加。
1.3 重复归档很难避免。一份涉及N名学生信息的文件，归档时为满足不同案卷需要，该份文件须重复归档N次。
1.4 保管期限难以确定。学生类档案的归档范围很广，这些材料价值不同，本应确定不同的保管期限，但因为是一人一卷，只能就高确定保管期限。这样势必增加库房压力和管理成本。
1.5 档案分类层级太多。为甄别同名同姓学生，须增加分类层级，有人建议把学生所在学院、系别、专业、班级等信息，甚至学生姓名作为二级以下类目号处理。类目层级太多，不利于管理。
2 学生类档案分类组卷需考虑的问题
2.1 利用原有管理基础。学生类档案由原分散存放于高校其他档案门类中的学生档案整合而成，因此，学生类档案的建立并不是“从无到有”的过程，而是“变零为整”的过程。正因为如此，学生类档案不可避免带有原先所在档案类别的管理痕迹。档案是不可再生的资源，从档案保护和管理工作延续性角度考虑，笔者认为，在制订分类组卷方案时，应充分利用原有管理基础。
2.2 延续部门立卷习惯。部门立卷制度在高校实行多年，既提高了立卷质量又减轻了专职档案员工作量，现已达成共识并形成习惯。为延续下去，就要尽量避免多个部门材料组合立卷。学生类档案来源于学校多个部门，确定组卷方案时尤其要注意这一点。
2.3 方便档案管理与利用。任何增加档案管理难度，
使档案管理人为复杂化的分类与组卷方式都不可取。学生类档案数量庞大，涉及学生人数众多，利用价值大，这些特点决定了学生类档案无论管理还是利用，都要耗费档案员很多时间与精力。因此，在不影响利用的情况下，学生类档案更有必要实行简单化管理。
3 学生类档案的分类、组卷与管理
3.1 按档案形成领域分类。根据《高等学校档案实体分类法》，高等学校档案采用档案形成领域分类标准。学生档案因当时未单独成类，依其形成领域被分散保管在10大类档案中，从而形成10大类的既成事实。《办法》颁布后，从利用学生档案原有管理基础和延续部门立卷习惯角度出发，笔者认为，在设置学生类档案二级类目时，应继续沿用档案形成领域这一分类标准。具体做法见下表。
各校可根据本校学生档案组成的实际情况，调整二级类目设置，比如基建、产品、设备、出版等类别，如确系无学生档案形成，可不予设置。
3.2 按文件问题特征组卷。从组卷方式统一性来看，高校10大类档案大都采用了问题特征组卷，学生类档案也应该采用问题特征组卷；从问题特征组卷的灵活性来看，问题的概括可大可小，方便档案管理者根据学生档案数量的多少酌情组卷；从学生类档案的特点来看，学生类档案因数量大，组成复杂，来源渠道多，不适合按照文件时间、文件名称、文件作者等特征来组卷。为保证学生类档案组卷质量，不排除必要时灵活使用多个文件特征进行组卷。
3.3 学生类档案的数字管理。虽然学生类档案实体不适合一人一卷，但这并不妨碍它在虚拟环境下一人一卷。首先，选择一款数字档案管理系统，该系统需同时具备数据管理、检索浏览、借阅管理、专题管理等基本功能；其次，建立并细化学生类档案机读文件条目，只要文件目录与全文上有学生姓名出现，机读条目上就要有学生姓名体现；再次，做好学生类档案的全文数字化工作，将“永久”、“长期”或“30年”保管期限的学生类档案进行全文扫描，挂接到数字档案管理系统相应目录下。当系统、条目、全文三者准备完毕，且条目与全文建立了“一一对应”关系后，在档案管理系统中以学生姓名为关键词进行文件检索，与该学生相关的所有文件就被“一网打尽”，并以列表方式在系统中呈现出来，这就好比在我们眼前打开了该学生的个人案卷。如遇到同名同姓学生，可辅之以在校时间、专业、班级等信息进行二次检索，直到准确检索到需要的信息为止。当然，如果时间精力许可，还可用创建专题数据库的方式，将检索成果固定下来，用学生姓名等信息命名该专题，该专题就是学生个人档案的虚拟卷。
（作者单位：台州学院档案室 来稿日期：2013-02-18）