浅谈通过加强采购管理实现对项目成本的控制
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摘要：建立一套科学的采购体系来有效的降低外购产品的采购成本，是很多企业不断探索和追求的话题，如何才能做好企业的采购管理也成为IT企业管理者共同关注的问题。
1 引言
与项目有关的成本包括：直接材料成本、直接劳动力成本、项目实施费用成本、其它直接成本和间接成本。作为项目经理来说，首先关注的应该是项目的可控成本，而直接材料成本即为可控成本。有统计材料显示：在一个软件项目中，外购的硬件及第三方软件费用占项目总销售额的50%以上，也就是说采购的设备及产品的费用控制对一个项目的成本的控制有着最直接的贡献。因此我认为一个项目经理要对一个项目的成本实行良好的控制，首先应作好如何降低采购成本的工作。
2 企业采购管理重要性的主要表现
企业采购管理的重要性主要表现在:（1）物品采购为项目运行与操作提供保障，降低项目因缺货带来的风险。（2）采购供应物品的质量好坏直接影响项目实施的质量；(3)物品采购的成本构成本项目的主要成本；(4)物品采购是企业与市场的信息接口；
采购是企业经济活动的主要组成部分，所谓经济活动，就是遵循经济规律，追求经济效益。在采购过程中，有两方面成本需要控制：一方面通过采购，以合理成本获得项目所需设备；另一方面，在采购过程中，也会发生各种费用即采购管理成本，这也是我们在采购过程要通过有效方式来降低的。
作为企业一般的采购管理都遵循以下流程：制订采购计划---询价计划---询价---供方选择---合同管理---合同收尾。系统集成企业一般同时或穿行几个项目，根据不同项目的进度，有不同的采购需求。为科学管理提高效率集中资源，企业应设置专门的采购部门进行采购、物流、质检等管理。
在这里，我不想就采购管理流程进行详细的论述，只是根据自身的实践经验，就如何通过加强采购管理来降低项目成本控制提出几点在实际采购管理工作中应重视的一些工作。
3.1 优化外部资源管理与供货商建立战略合作伙伴关系
为降低采购成本，很重要的一点是加强与供应商的合作与联系。项目的采购需求是多样的，但就企业整体而言，一般采购的品种相对还是集中的，就主要的采购对象我们应与供货商建立长期的合作关系，尽量寻求高层次的、集中的、稳定的供货渠道和供货网络。逐步减少供货商的数量，致力于和少数的供货商建立战略合作型伙伴关系。这样可以保证我们一方面获得低成本的产品，另一方面通过与供货商的长期合作，获得良好的商业信用，减化交易流程，避免了不必要的谈判过程，消除了供应过程中的组织障碍，从而降低了供货的时间进度风险。同时在资金运作上也取得灵活性，降低流动资金的风险。即从根本上降低了采购风险和采购的管理成本。
通过与供货方建立战略合作伙伴关系，可以加强供货商对集成商在产品信息和产品集成设计及安装的培训。通过长期稳定的培训体系，集成商可以在项目实施中提高其系统的质量，从而通过降低了项目因技术原因造成的风险，进一步控制了项目成本。
由于这种合作关系，集成商也可以及时地将产品在应用过程中发现的质量问题反馈给供应商，以便其及时改进。同时集成商通过良好的沟通管道，可以将市场的需求以最快的速度反映给供货商，供货商通过此信息及时的进行技术改进，使自已的产品更贴合市场需求，亦能更好的配合集成商去创造更好的经济效益。
3.2 加强采购计划管理
在实际工作中，我们会发现编制一份合理高效的采购计划对于采购管理是一个很重要的环节。一般说来一个系统集成公司不会只运行一个项目，会有诸多不同规模、需求、进度要求的项目在同时操作。企业的采购部门面对各个项目部提出的采购需求，首先要进行科学地分析和计划。我认为项目部在建立之初与业主的方案确认并签订合同之后，项目经理即应将项目总体的采购需求上报企业的采购部，包括采购的产品清单、技术规格品牌要求、进度要求。采购部应将所有的采购要求按品种、品牌、进度要求等进行统计与分类，应将同品牌、同类产品进行归类，尽量集中在一个订单上进行采购，以获取最大经济效益。同时在订单合同中应说明根据不同项目进度要求分批供货，减少库存管理费用。采购还应注意应根据进度（项目进度及不同产品的供货进度）合理按排采购进度计划（包括询价进度、合同谈判进度等），以提高资源利用效益。
同时采购部在进行采购过程中应加强与各项目部的沟通与联系，及时将所了解不同产品的供货时间，反馈给项目经理，项目经理根据项目实施的实际进度结合供货进间，制订实际的供货进度计划交付采购部，以便其及时调整采购计划，避免重复劳动，从而节约采购管理成本。
3.3 加强市场信息收集
采购部应设置专人对企业需采购的常用产品进行经常性的市场信息收集，掌握产品线的变更、换型的情况，产品主要供应商的经营情况，新产品的发展情况等，同时还应了解主要产品原材料的价格情况等，及时了解其生产产品的价格走势，以便在采购的时机上掌握先机，争取最优价格。
3.4 建立高效的采购组织机构
采购管理组织是现代工商企业中的部门化的职能机构，具有先行性、服务性、保障性等特征，其主要任务是在企业战略和经营计划指导下，为订单而采购，确保企业运作的正常进行。在系统集成公司建立一个集权化的采购部门，将获得四项利益，如：（1）从整体观点处理各项工作，大幅降低物品总成本；（2）统筹供需，增强采购能务，提高存量管理绩效；（3）指挥系统单一化，各物料部门之间的沟通与合作获得改善；（4）物料作业系统制度化与合理化，减低了管理费用。作为集成公司，建立以采购为核心的一个完整的物流管理体系，将采购、仓储、运输等作为一个体系统来完成，并配合以计算机信息管理系统对资讯进行处理，从中设法降低成本。
3.5 完善采购物品的质量检验体系统
在日常采购过程中，质量问题是一个不容忽视的环节，产品的质量直接影响到系统的质量，质量的不确定性带来项目的风险，从而影响到成本的控制。
企业的采购管理体系中应设置质量检测职能，采购人员应遵循在同价的情况下，质优者得之。采购合同中应明确质量标准和质量保障条款，到货后应组织专业人员进行质量检测与评定，以减少因产品质量带来的系统质量的问题。
3.6 重视供货商的售后服务质量
在实际采购中，我们还会遵循的一个原则是：在同质同价的情况下，选择拥有良好售后服务体系统的供货商。良好的售后服务是项目运行质量的保障。加快的系统调试的进度，提高的技术人员的能力，减少的系统的不确定因素等等，进一步控制了项目实施成本。
4 结束语
总之，在项目成本控制中，影响的因素有很多，对于在采购中成本的控制是最直接的。通过对采购成本的控制，可以给项目带来直接的利润。对一个系统集成企业的管理者来说，市场竞争越来越来激烈，成本的控制也越来越重要，按照现代物流管理理论建立一套科学的物流及采购组织机构是势在必行。