基层道路交通档案信息化建设的思考

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摘要：在信息技术高速发展、一日千里的今天，档案管理的信息化显得越来越重要。信息技术在纷繁复杂的道路交通档案管理中的应用，使管理工作变得更加方便，同时降低了成本，大大减少了工作量、提高了效率。作者结合自己的工作实际，提出了用电子文件管理道路交通档案的方法，针对如何建设档案管理信息化进行了探讨。

关键词：道路交通 档案管理 信息化建设

一、当前道路交通档案管理中存在的问题

1.档案室缺乏硬件环境设施。

有的档案室潮湿、狭窄，防护设备不配套，导致档案损坏。还有些单位没有专门的档案室。

2.道路交通专业档案管理水平低下，人力物力投入不够，管理手段陈旧。

缺乏专业的档案管理人员，大多数管理人员没经过专业培训的兼职人员，导致道路交通档案的整理和归档存在严重的问题。

3.少数领导对档案工作重视不够。

个别领导认为档案工作简单且不能为单位创造效益，只要能应付查档、外调等就行了。

二、道路交通档案信息化建设的内涵

计算机管理已经渗透到了道路交通的各个领域，纸质文件逐渐退出历史的舞台，取而代之的是准确、方面、快捷的电子文档。在做好档案信息化建设的前提条件下，档案管理工作才不至于落后于时代潮流，长期困扰档案管理工作的关键问题才能得到根本解决。档案信息化建设的内容主要包括以下几个方面。

（一）道路交通档案信息资源建设

档案信息化的核心任务是档案信息的利用和开发。档案信息是国民经济和社会发展战略的重要资源之一，能否充分利用和开发档案信息资源直接关系着信息化建设的成效。

（二）道路交通档案应用系统建设

只有建设好信息化应用体系，才能从技术上保证档案信息网络的顺利建成，让充分开发和利用和档案信息资源成为可能。信息技术应用的好坏直接关系到能否高速度、高质量的建设档案信息化。档案信息化建设的效益集中体现在辐射面广、工作量大两个方面。

（三）道路交通档案人才队伍建设

信息化人才队伍的建设决定着其他诸多要素的发展的质量和速度，直接关乎档案信息化的成败。信息化的今天，信息技术迅猛发展，人们的思维方式、时间和空间概念正在经历着一场数字化的革命。信息技术的广泛应用和快速发展深远的影响着经济和社会的进步。道路交通档案繁杂，更需要加快档案管理工作的现代化的进程。近年来，我国各级档案管理部门把加强信息技术建设作为工作的重中之重。实践证明，在信息化程度不断提高的历史条件下，只有不断强化档案管理的信息化，才能进一步提高服务质量，才能满足加快档案现代化管理进程的客观要求，档案管理的信息化是社会和时展的必然选择。

（四）道路交通档案规范和标准建设

档案信息化建设，规范、标准建设范建设必须先行。规范和标准建设的内容主要包括：电子档案管理和电子文件的归档，使用、管理、交换、查询、存储、描述档案信息资源，以及在此基础上逐渐形成规范齐、标准高的中国档案信息化体系。

（五）道路交通档案基础设施建设

软硬件基础设施是信息技术应用和开发档案信息资源的基础，是档案信息化建设不可或缺的基本条件。软硬件基础是档案信息资源共享、交流和传输的必要手段，档案信息网络是它的核心所在。

三、如何加强道路交通档案管理信息化建设

（一）强化道路交通档案电子文件管理

1.保存好档案电子文件。电子文件的信息读出方式不存在磨损，使得长期保存在理论上成为可能。磁场、空气中的有害气体、水份及灰尘等不会直接侵害电子文件信息，因为记录这些信息的介质被塑料保护层密封了起来。但电子文件具有形成时间短、缺乏实际贮存的验证缺点，如何电子文件中的原始信息得到长期的保存，有待档案工作者进一步探讨和研究。

2.对道路交通档案电子文件管理必须上升到战略的高度，花大力气做好档案归档电子文件的技术处理工作。对新型文件材料的归档是当务之急，它要求档案工作者对现行文件工作领域进行深入研究，，指导接收、处理以及存储网站电子文件，保障电子文件的原始信息的安全，对文件信息重新组合的线索做全面充分了解。

3.道路交通信息与计算机管理部门、档案部门、电子文件形成部门三部门必须携手起来才能完成道路交通电子文档的归档，归档后的文档质量才有保障，这是因为与纸质文件相比电子文件的归档受制约因素更多，涉及的问题更加广泛，单靠道路交通档案部门无法完成归档工作。

4.计算机信息管理网.建立与发展起来后，被传输上网的道路交通档案重要文件越来越多。这些文件都是事先按要求经过格式转换的，其携带的数据是通用和可靠的。具有保存价值但没有上传到网站的道路交通档案电子文档、电子文件应由档案形成部门进行编目整理，同时传输给档案部门。

（二）搞好道路交通网络档案系统建设

在系统内建立数字化综合应用平台，这是道路交通档案信息建设的前提。建立和完善道路交通档案内部服务网和公众服务网，使网站功能得到充分发挥，让档案网站成为道路交通档案信息服务开展、档案工作宣传的窗口性网站。加快道路交通档案文件信息化的标准建设，采购能满足建设实际需要的的硬件设备。不断开发和升级高档案管理软件，提高应用和技术水平，从而实现道路交通档案信息资源共享档案和信息交换。制定相应的措施以保障道路交通档案资源的可靠性、安全性和原始性。

【结束语】档案管理的信息化建设必将对经济和社会的发展产生积极而深远的作用。要提高道路交通档案管理水平就必须改进档案管理的方法，加快道路交通档案信息化建设的步伐。