医院如何利用信息化手段提高物资管理水平

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【中图分类号】R197.32 【文献标识码】B 【文章编号】1672－3783(2011)10－0297－01

【摘要】医院实现了物资管理系统的计算机化后，简化了流程，提高了医院工作效率、增加了物资的利用率，减少了资金占用。

【关键词】信息化；医院；物资管理

医院物资管理（本文所述物资管理不含固定资产）是一项复杂而又至关重要的工作，利用现代化的信息手段建立良好的物资管理方法和健全的制度，形成一套比较行之有效的物资管理系统对提高医院工作效率和物资的利用率，减少不必要的消耗和浪费有着重要意义。我院将原独立的物资管理、财务管理、成本核算几个系统整合，实施了“财务成本物资管理一体化”（以下简称“一体化”）系统，利用信息化手段在物资管理方面取得了一定成效。

1 医院实施“一体化”前物资管理存在的问题

1.1 采购制度不健全：物资无计划采购现象严重，物资库存额普遍过高。

1.2 入库制度不健全：对物资入库仍采用付款入库方式核算购进物品，货到票未到和货到票到但尚未付款的物资得不到反映，账面数反映不出实际库存量，帐实不符现象较为突出。

1.3 流程不优化。领用物资只能由各科室派人亲自到库房去填写领用单，费时又费力，尤其占用了临床人员的时间。

1.4 各科室物资管理不规范。各科室的人员谁都可以到库房领用物资，存在公用物资私用现象。且由于信息化程度不高，各个科室未安装物资管理系统，因而各科室负责人不清楚本科室物资领用及自有小库房的库存情况，导致各科室小库房库存普遍较高，存在“大库房”转“小库房”现象。

2 医院物资管理现有成效

针对上述问题，我院利用 “一体化”信息系统，在每个科室安装了物资管理系统，并建立和完善了物资管理相关制度，在人员分工、计划、采购、验收、保管、账务处理、期末盘存等几个方面的问题加强了管理，取得了一定的成效。

2.1 明确职责：实行两级库房管理制度。在医院设置总务科、设备科、信息科、供应室四个一级库房，由医院统一协调划分各个库房的物资管理范围（解决“归口”问题）：原则上同一类物资只能在一个库房入库。在医院各个科室设置二级库房，由各科室指定一名库管员，负责各科室的物资的申领及本级库房的物资出库工作。系统只授予二级库房管理员进行网上填写物资申领单的权限，其他任何人无权填写申领单；只授予各科室负责人本科室物资领用及本级库房库存情况的查询权，却无权申领。

2.2 采购管理流程：建立计划采购制度和物资申购制度，各一级库房在不突破年度预算总量控制下按日常耗用情况核定出各种一般物资的最佳库存量（安全库存警戒点）。当各项物资达到再订购点时，系统自动报警，由保管人员及时提出申购计划报管理部门负责人批准后交采购人员购置。采购人员根据批准后的申购单，确定最佳供货来源，按照质量好、价格低、供货及时、运输方便、就地就近的原则采购物资。特殊物资的采购：特殊物资的采购由申购科室填制采购申请计划单，报相关人员审核批准后，再交采购人员采购。

具体流程为：各科室填制采购申请计划单 采购计划单与库存量进行对比后报批（一级库房管理员） 相关人员审核批准――生成物品采购单 按采购单询价、采购（采购人员） 采购物品入库（保管、物资会计须审核该物品的采购计划、采购发票） 物品采购单审核（相关人员根据权限对物资会计审核后的入库单、采购发票等再次审核签字） 付款（财务科出纳根据已走完签字流程后的发票、入库单付款）

2.3 物资库存管理：各科室（二级库房）物资管理员在线填制物品领用单，一级库房的库管员在工作站上看到该单据，首先查看该科室的二级库房该物资的库存，如在医院允许范围内，即通过审核后便可将该物资发给申领科室；如科室申领的物资库存过多或一级库房库存不够，一级库房的库管员可修改其数量再发放物资；如科室申领的物资是特批物资，未履行相关手续，一级库房的库管员就可将该申领单退回，不予批准。

具体流程为：二级库房管理员在线填制物品领用单 一级库房管理员核实准备 由配送中心人员送货到各科室 各科室收货人签字后的出库单返回物资会计处审核 月底系统自动生成领用凭证、各科室领用明细表、各种支出报表（系统自动传到成本核算系统核算到部门，扣科室成本）。

2.4 健全物资保管制度：所有物资一律实行条码管理，张贴标签，分类摆放。库房管理员定期查看物资的有效期限及物资储存情况，避免过失和变质现象的发生。物资会计定期和不定期地抽查物资帐实是否相符。

2.5 严格往来账管理：货到验收后，系统提供对未付款的入库单分别按票到、票未到建立好往来账，并提供按发票号付款功能，避免重复付帐。

3 总结

这套物资管理系统在我院投入使用以来，该系统在指导经营方面的作用日趋明显。主要表现在：系统在计划、采购、库存、盘存等方面的功能帮助了物资管理部门提高了管理水平及分析能力，在保证了生产需求的情况下，尽最大限度地减少资金占用；自动生成相关凭证并采集成本原始数据，按照直接成本发生的科室自动归集到成本核算系统中，简化了成本核算人员的工作量，减少了数据的差错性；数据库的共享性，让各部门负责人能随时查询本部门各种物资的领用情况及对比、趋势分析表，及时反映科室成本支出情况，做到科室成本事中控制，帮助各科室进行成本控制，规范科室管理。

参考文献

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［2］ 郑贤娴. 通过计算机实现医院病区物资三级库房管理.数字技术与应用. 2010,3.

［3］ 张亮.浅谈医院后勤物资管理的信息化建设.财经界.2010.2

［4］ 姚智. 医院物资管理与计算机网络相结合.实用医技杂志.2008,28.

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作者单位：408000 重庆市涪陵中心医院