如何完善会计电算化内部控制的具体措施分析

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摘要：会计系统的高效运行需要一个完善、健全的内部控制体系。会计电算化的内部控制对于保证会计信息质量、提高资产的安全性以及完整性具有重大意义。目前我国会计行业的内部控制依旧存在一些问题，因此，我们要采取适当的措施加强安全管理。

关键词：会计电算化；内部控制；控制力度

中图分类号：F23 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）08-0-01

在各行各业中，内部的控制制度是各个单位提高经营管理效率、保护资产安全完整、保证信息质量可靠、经营发展战略得以实现的重要保证，是一种管理层与员工共同实施、相互监督、权责明确的控制方法和程序。在电算化形式下，只有完善的内部控制制度，才能有效提高会计的分析决策能力，防止浪费和舞弊的行为，建立科学的岗位责任制，增强各种会计信息的可靠程度，保证会计电算化信息的安全与保密，从而促使经济活动能够顺利、有效地进行。目前，我国建立在手工操作条件下的会计基础工作的管理还存在很多不足，实施会计电算化，就需要建立与之相配套的一系列内部控制制度加以约束，才能充分发挥电算化的优势。

一、我国会计行业的内部控制存在的主要问题

目前许多企业采用电算化系统处理相关事宜，将原来的纸质信息记录形式转化为计算机无纸操作。两者都有自己的优缺点，以前的存档方式一旦信息有所修改，痕迹就会非常容易辨别，但是在计算机网络系统中，如果将信息直接记录到光盘或者磁盘上，就很容易被毫无痕迹地篡改，如果没有严格的内部控制制度很容易造成数据的丢失，造成极大的损失。

1.缺乏行之有效的控制管理制度

按照我国财政部的相关规定，企业要想采用计算机网络系统管理必须要达到一定的条件，同时还需要经过同级业务主管部门或者财政部门的许可。但是在实际经营中，很多企业并没有按照制度执行，依旧存在很多内部管理上的缺陷，更有甚者一部分企业的发展并没有达到规定标准，没有进行计算机与纸质记录并存的过渡时期，而是直接将国外的会计软件投入使用，这些软件和我国财政部制定的《会计核算软件基本功能规范》存在很大差异。很多单位都制定一些相关制度，但是由于各种原因得到充分落实的并不多，再加上制度的疏漏，造成我国目前计算机网络管理体系仍旧缺乏一套行之有效的控制管理制度。

2.系统的安全性得不到保障

由于会计电算化发展的时间有限、经验短缺，通常情况下都是注重使用功能，而忽视了会计软件的安全性。利用高科技进行诈骗、舞弊、贪污的犯罪行为屡见不鲜，并且犯罪人员一般都是部门内成员，他们对系统的运行比较清楚，与周围的同事都相互了解，没有严格的保密措施。此外，另一大威胁系统安全性的因素就是计算机病毒，严重的时候有可能造成整个计算机系统的崩溃。

3.组织管理控制松懈

各企业单位要对工作人员的职责进行合理分配以及严格监督，例如：一个系统程序员不能接触或者操作使用电算化系统，不能随意对数据库内的相关数据进行更改；又如：凭证的输入及复核工作不可以由同一人执行；但是很多单位为了节约人力资源，完全忽视相应的组织管理制度。

二、完善会计电算化内部控制的相关措施

1.健全系统控制制度

第一，规范日常的操作管理控制，系统的操作管理控制包括操作规程的控制以及操作权限的控制两大方面。操作规程控制就是指在系统操作过程中必须要按照一定的标准和规章程序；操作权限控制简单来说就是指将在岗的每一位工作人员都按照所授予的权利开展系统作业；形成一套集职责明确、操作规范为一体的电算化系统文件。

第二，健全系统的应用控制，实现信息系统应用控制主要是为了将会计信息系统与会计工作中的特殊要求相结合，形成一种能够防止、检测以及改正错误、处理舞弊的控制措施和制度，根据其特征可以分为三种不同的类型分别是输入控制、数据处理控制以及输出控制。输入控制就是对数据的输入进行必要的授权，再经过内部控制部门的审查，采取多种技术手段实现输入数据的准确性，校验重复输入、数据类型、、总数控制等内容。数据的处理过程关键是确保计算机会计系统在数据处理方面的可靠性及有效性，它可以分为有效性控制以及文件控制。输出控制主要职责是检查输出数据和输入数据是否一致，是否完整、是否能够满足需要，根据规定数据的发送对象以及份数都有着相关标准，逐步实现报告编号和收发保管工作的标准化。

第三，严格控制档案管理，加强电算化形势下的会计档案管理，能够保证会计工作的连续性，与此同时要做好磁盘数据、系统开发文档的相关资料、会计报表、会计账簿以及会计凭证的收集与整理。将硬盘数据进行有效备份，由档案管理员妥善保管，实行定期转储。

2.加强会计电算化下的会计基础工作

会计基础工作主要涉及其自身的核算规程规范与否、会计制度的完善及相关基础数据是否完整等等，作为会计工作的基础而言，这些都是保障做好电算化工作的根本。作为经济管理计算工作的重要内容，会计工作的重要性不容忽视，所以做好会计基础工作就显得尤为重要。在实际工作中，会计的行为规范和会计资料质量完全取决于会计基础工作，所以要将会计基础工作做满，就不单单指单位内部的会计事务，它还影响到会计资料使用者了解、知悉和有效利用会计资料的权益程度。会计资料在改善防范经营管理有着重要的宏观调控效果，而会计电算化在实际工作中是否顺利也关系着单位的发展等。会计基础工作不仅是会计质量的基本保障，也是会计电算化工作得以顺利运用的前提保障。因此，只有完善落实会计基础工作，才能使会计电算化在企业发展中发挥最大限度的作用，创造出更高的效益。会计基础工作的削弱，会使会计工作秩序混乱无章，令会计电算化的真实性受到影响，从而造成信息无用、数据不准、财产不清等影响，不仅对企业内部管理带来消极的影响，也容易让领导因信息失真而在决策中造成失误。因此，会计核算是实现会计电算化工作的重要保证。在对会计基础规范建设的同时，需对会计人员提供的会计资料进行落实，务必做到会计资料的真实性和完整性，规范会计行为，重视会计基础工作的细致性与明确性。再通过收集、提供、处理、利用会计信息，对经济活动进行认真的监督和核算，从而建立良好的会计工作制度，使算账、记账、报账等会计工作能够科学化、制度化、规范化。

3.加强系统安全控制力度

会计信息系统内部安全控制就是要采取必要的措施以及控制制度确保系统的安全、可靠运行。信息系统的内部安全控制主要由环境安全控制以及系统接触控制两大方面构成。环境安全主要是为了减少由于外界因素而导致的系统故障，妨碍计算机的正常工作，主要有安全供电系统、保护性设备以及机房环境等方面的完善。而接触控制目的是为了防止没有被授权的人员私自动用系统中保存的相关资源，能够保证重要资源的正确性，其中主要控制措施有：设置接触和操作的日志控制、数据储存及处理相分离、操作人员的身份控制、限制操作权限、订立操作制度等方法。

4.加强组织管理

目前相关单位对会计信息化管理没有形成规范的操作管理，例如数据备份制度和机器使用规范没有得到落实、规定的交接班手续以及登记运行日志不完善、对机房操作人员的身份鉴定不严格等等。所以，要加强权限控制、人员职能，就必须建立完善的组织及管理制度，将工作人员的具体职责落实到每个人，加强组织的内部控制。对于职责的分配来说，首先是把会计部门和用户部门的职责分离开来，用户部门是产生原始数据的人员和部门，在这两者中间合理分配职责的目的就是保持电算化部门人员的职责分离以及不相容的职能分离。

5.健全内部审核制度

任何一种制度都会存在大大小小的疏漏，在落实过程中也难免出现一些问题，这就要求单位内部必须执行定期或者不定期的审计避免错误的发生。

首先要设置内部审计的线索，因为系统数据责任的不明确以及磁性化存储介质，造成数据资料可读性不强，所以确保内部审计有合理、清晰的线索，是会计工作的有效保障。其次是软件运行质量的审计，目的是确保审查程序的规范性以及财务处理流程的合理性，是实现内控制度安全性的前提。最后是系统控制质量的审计，主要是审查目前内控制度的落实情况，对有疏漏的地方提出改进措施，提高会计工作质量。

会计电算化主要是由人为操作，出现失误和舞弊的现象较为频繁，由此造成的损失也不可估量，因此建立严格的内控制度具有重要意义。随着信息时代的快速发展，电子商务行业蓬勃兴起，这对会计电算化提出了新的挑战，我们必须在现有的基础上，建立科学、完善的内部控制制度，使会计电算化更好地服务于各企事业单位。

参考文献：

[1]王建福.浅议会计电算化内部控制[J].中国集体经济，2010（33）.

[2]杨斌.会计电算化条件下内部控制的思考[J].经济研究参考，2010（58）.

[3]刘芳.会计电算化内部控制存在的问题及对策[J].商业经济，2010（05）.