论述闸站档案的资料管理与开发利用

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摘要：水利档案文件材料内容的完整性，是真实的反映出工程全貌的重要依据。本文从简述闸站档案资料管理的缺陷入手，主要论述了加强闸站档案资料管理的有效措施，并简述了对闸站档案的开发利用的有关要求和相关注意事项。

关键词：档案 资料 收集 归档

一.闸站档案资料管理

1.1闸站档案的特点及管理缺陷

闸站档案资料管理在其日常的管理工作中涉及到包括工程设备技术管理和行政管理在内的各项工作内容。就目前而言，闸站档案资料管理中的工作内容都是由人工去收集、整理并归档的，也因此存在着许多缺陷，由于管理方法的落后，执行起来不仅费工费时，同时也为日后的查询工作带来不便，经常性的，由于没有及时对有关记录进行收集和整理，导致很多原始记录遗失，给闸站档案的资料管理工作造成不必要的损失。

1.2加强闸站档案资料管理的措施

1.2.1加强对原始资料的控制

只有加强了对原始资料的控制，才能有效地保证工程档案的完整性。档案的原始文件是解决工程质量纠纷及经济纠纷的重要凭证和依据，因此，加强对工程建设档案原始文件的收集和保存工作是非常重要的。想要做到工程档案的完整性，就必须加强对工程前期工作阶段有关文件资料的收集和对工程的初开工阶段有关文件资料的收集，改变工程档案原始的管理工作模式，将档案原始文件的收集和整理工作成为项目开工的前提条件，另外的，也应将闸站档案资料管理工作纳入程序管理，并使该工作始终贯穿于项目的全过程。

1.2.2利用经济制约手段确保工程档案系统的完整性

随着社会主义市场经济的逐步完善，合同的重要性越来越显现出来，合同作为参加各方的纽带对他们起着约束的作用，同时也是约束他们的强有力的法律依据。合同制管理的重要性在新的建设管理体制中也表现得很明显，相关的法律法规别规定：勘察设计合同的内容包括提交有关基础资料和文件的期限、质量要求、费用以及其他协作条件等条款。在合同中应该明确规定要预留出一些资金，当施工单位或部门移交的档案缺乏完整性、系统性和准确性时，或没有严格按照流程的规定让档案部门在验收表上签证，并由财务部门实施决算的话，那么就将这预留出来的资金用于对文档材料的收集和归档，以此来制约承建单位，使其重视对档案的收集和归档，确保档案的完整性、准确性和系统性。

1.2.3加强隐蔽工程、关键部位质保资料的质量控制

水利工程质保资料是工程质量和监督过程的实际记录，为工程使用过程出现的质量问题，提供技术查考数据和补救措施。因此，特别要重视对工程质量和隐蔽工程产生的质量保证资料的真实性、准确性审核，重视对容易被素质不高的施工单位偷工减料和钻空子的地方。加强隐蔽工程、关键部位的平时督查，严格隐蔽工程验收记录的签章，防止工程腐败行为，保证工程质量，保证建设者的利益。

1.2.4重视水利工程建设核心阶段的资料收集和归档

水利工程建设核心阶段包括工程的设计阶段、施工阶段和竣工阶段，这些阶段所收集、归档出的档案作为水利工程的核心档案，由于设计阶段、施工阶段和竣工阶段的复杂、多样性，其档案资料也具有多样化、周期长和科技含量高等特性。应及时掌握工程的施工进度，抓住重点环节不失时机，采取主动出击的方式，收集并归档相关的文件材料，同时也要加强对该项工作的监督，以确保档案的质量。在水利工程竣工验收之前，工程的承建单位的有关人员应连同参建单位的负责人，与工程技术人员和有关的档案人员一起，根据竣工检查程序图和检查要求，彻底检查竣工图的编制质量和资料收集、整理情况，及时修改不准确的地方和补充不完善的地方。在对工程进行验收时，通过对图文、实物与检验图纸、文件进行对比，检查其准确性，通过利用资金流向分析法和检查会计总账，并对固定资产卡片等进行分析，检查关键环节的档案是否具有完整性和系统性；通过以上两种方式加强在工程验收期间的工程档案的审计验收，保证成档文件的真实有效性和完整性。

二.闸站档案的开发利用

2.1开发利用的制度

对于闸站档案的开发与利用，应围绕以下几条开发利用制度来进行：第一，相关的档案人员要主动了解各部门对利用档案的要求，做好提供利用的工作；第二，按照达标规定及利用工作的需要，编制包括人名卡片、索引卡片和著录卡片在内的专题卡片，需要注意的是著录工作应严格按照国家的有关规定进行；第三，根据已收藏的相类似的工程档案，开发资料发源，开展编辑工作和研究工作；第四，结合实现工作和应急工作任务，准确提供档案利用和服务。

2.2闸站档案利用需要注意的问题

在利用闸站档案时需遵守以下条规：

①档案室资料主要供本处及相关部门利用，利用密级档案须经主管领导批准；

②利用本室档案、资料必须填写《查阅档案登记表》；

③档案原件一般不借出档案室，因特殊情况需要借出时，须经主管领导或办公室负责人批准，特殊重要的档案借出档案室时，须经处领导文字批准，借出时间不得超过一星期；

④爱护档案资料，不准在档案上打点、划线、折角、做记号、更不准涂改和撕、拆档案；借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查；

⑤利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细填写利用效果登记；

⑥利用者必须遵守《中华人民共和国档案法》，未经分管或主管档案工作领导批准，不得擅自公布档案；

⑦档案室应编制各类检索工具，有效提高档案的检索效率；

⑧档案室应积极编研各类专业汇编材料，提高可靠数据和有价值的资料，做好档案的开发利用工作。

参考文献：

[1]董敏.胶东供水工程档案的收集与管理[J].山东档案.2009

[2]钱福军，钱江，赵林章.离港闸站管理无纸化系统[J].江苏水利.2011(13)

[3]单文彬，吴峰.ACCESS数据库在南水北调工程档案管理中的应用[J].江苏水利，2010(11)