如何做好高校贫困生档案管理工作

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【摘 要】家庭经济困难学生在高等院校中是一个需要给予特别关注的群体，学生资助是国家“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的重要政策之一。自全国开展资助工作以来，通过各级政府和社会各界的资助，各学校的努力配合，学生因贫困退学、辍学的情况基本消失。在开展学生资助管理工作的过程中，形成了大量档案材料，为更好地掌握贫困生的情况以及补助资金的发放情况，高校建立了贫困生档案库，这些档案材料是国家开展学生资助工作最直接的记录与凭证，是国家改善民生、加强社会建设的有力见证，管理好学生资助档案，意义十分重大。

【关键词】学生资助 高校贫困生 档案管理

【中图分类号】G647 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2013）04-0057-02

贫困生档案是一种新型的工作档案，在高校的学生资助工作中，高校贫困生档案是做好贫困生相关工作的先决条件。建立完善的贫困生档案，可以全面地了解在校贫困生的学习和生活情况，客观分析高校贫困生的性格特点，及时解决贫困生学习和生活问题，对做好高校的济困助学工作具有重要的作用。

一 贫困生档案的建立程序

1.学生本人提供申请材料

学生在申请家庭经济困难认定时，必须提交个人申请书（说明自己的家庭经济情况），以及家庭所在地的乡（镇）或街道民政部门加盖公章予以确认的《高等学校学生及家庭情况调查表》（证明自己的家庭经济状况）。向班级贫困生认定评议小组提交申请材料。

2.成立班级民主评议小组

以班级为单位成立10～15人民主评议小组，负责认定本班贫困生的民主评议工作。评议小组收集好学生个人申请书、《高等学校学生及家庭情况调查表》《高校国家助学金申请表》、组织学生填写《贫困生档案申请表》等。评议小组根据学校文件制定的贫困生认定标准及学生提交的材料，结合学生日常实际消费水平，以及影响其家庭经济状况的有关情况，进行民主评议。评议时应重点考虑孤残学生、烈士子女，以及家庭成员长期患重病，家庭遭遇自然灾害或突发事件等特殊情况的学生，最后确定本班家庭经济困难生初步名单及资助等级，在班级公示三天无异议后报院系认定工作组进行审核。

3.院系审定

院系认定工作组要认真审核各班级评议小组申报的初步评议结果。系部将各班名单汇总后在本院系范围内公示三天，无异议后上报学校。如有异议，应在征得认定评议小组意见后予以更正。学生可向院系审定工作组提出质疑，审定工作组应在接到异议材料的3个工作日内予以答复。

4.学校审核

学校学生资助工作领导小组对评审结果进行审定，如对院系审定工作组的答复仍有异议，可向高校学生资助管理中心提请复议。学生资助管理中心应在接到复议提请的3个工作日内予以答复。如情况属实，应及时做出调整。审定结果在全校公示7天，无异议后，学校将审定结果报省学生资助管理中心备案。

5.建立贫困生档案

学生资助管理中心负责汇总、审批各院系审核通过的《贫困生档案申请表》，以此为依据建立贫困生档案，并在条件允许的情况下建立贫困生电子档案。

二 贫困生档案管理要求

1.档案材料的真实化

建立贫困生档案主要目的在于摸清底子，掌握现状，为今后的资助工作提供依据，要求档案材料必须是真实准确的。档案材料要能够实事求是地反映贫困生的家庭经济情况以及学生在思想、学习、品德、心理等方面的内容。尤其是在采集贫困生家庭经济状况证明材料时，不能只收集由学生本人提供的贫困材料，务必要有学生所在的乡镇政府、街道办事处、民政部门和村委会的佐证材料；同时学生本人在校的生活情况，不能仅看表面，需要调查和听取相关人员的反映，对于采集来的信息资料要进行认真细致的核实，多方论证、去伪存真，保证贫困生档案材料来源具有可靠性和真实性。

2.档案信息完整化

包括贫困生个人信息、家庭信息、家庭经济困难相关证明等原始材料等。个人申请书、《高等学校学生及家庭情况调查表》《高校国家助学金申请表》《贫困生档案申请表》等家庭经济困难相关证明材料是作为贫困生档案的基础材料。这些文件和材料是贫困生认定最为有效的证据，也是贫困生档案最原始的内容。《高校国家助学金名单备案表》和《高校助学金评定依据表》这两项表格是贫困生认定工作产生的重要材料。基本审查通过后，提出贫困生申请的学生，需要通过班级民主评议，拟评定的人员名单需进行公示，班级民主评议的结果和公示期间学生的反映材料也是贫困生档案的重要组成部分。

3.档案制度的统一化

由于学生资助涉及每个资助人的切身利益，关系到国家和社会出资人资助经费公平、公正的发放。所以，资助工作本身应该就有一整套严格的申请、审批和发放程序，形成的档案环环相扣，关联度非常强。加上，学生资助档案来源广泛，具有分散性强的特点，因此要特别强调档案集中统一管理，每个学校都要建立严格的学生资助档案管理制度，明确管理部门、归档时间、部门职责并落实到人，将学生资助档案的归档管理纳入考核范畴，加强监督。

4.档案管理的规范化

所有资助等各类资助材料，要落实到责任人。从评议小组成员—辅导员—学生科长—系主任—学工处长—分管校长，必须各级责任人签字，以保证归档材料的完整性和法律凭证价值。在资助过程中形成的电子文件材料，仍然应当还原成纸质文件进行归档，并在归档时加盖部门公章。以班级为单位整理装订成册，系部统一收集，交由学工处进行专人档案管理。

贫困生档案是对贫困大学生认定实施有效援助的基础，是整个资助体系的重中之重。

贫困生档案信息的建立，使贫困生享受社会及学校的资助得到切实的机制保障，也为贫困生的动态管理和有效资助打下了良好的基础。

参考文献

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[2]沈东华.高校贫困家庭学生资助体系的完善[J].教育评论，2007（3）

[3]徐二荣、李娜.论高校贫困生档案工作的构建与维护[J].兰台世界，2008（4）