电子文件交换平台规范化设计研究

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摘要：在公务活动中形成的具有保存价值的电子文件是记忆的历史，是信息时代的重要档案。各单位信息化建设各自为政，OA系统与数据存储格式不尽相同，档案行政主管部门难以通过规範化的档案管理平台接收处于异构系统环境下的大量电子文件，为实现国家电子文件全程管理的要求带来了困难。本文旨在探索基于Web Service技术，利用SOAP进行安全通信，通过XML实现跨平台数据交互的规範化系统接口设计模式，满足OA系统与档案管理平台的对接需求，实现电子文件的规範化在线移交。

关键词：电子文件 全程管理 系统接换平台 档案

1.研究背景

随着信息技术的快速发展，随着政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规範标准、便于利用、安全保密的基本原则。鉴于此，各单位在办公自动化系统建设中、各级档案行政主管部门在研究数字档案馆建设模式中都充分考虑了电子文件从形成到移交进馆的全过程管理需求。但是，由于缺乏统一的OA（Office Automation）系统建设规範和数据存储格式标准，各单位在建设过程中采用了不同的技术架构，形成了庞大的异构系统环境，不可避免的产生了系统间的接口问题，为各单位的OA系统与本级档案馆的档案管理平台对接带来了困难，导致电子文件无法脱离人工干预，难以实现标准化的电子文件接收业务流程，使得电子文件的全程管理在移交进馆这个重要环节形成了断链。本文探讨的是，在某一行政区划内的档案行政主管部门仅建设一套统一的数字档案馆档案管理系统，如何将一个接口平台作为档案管理系统与各单位不同的OA系统间的桥梁，实现电子文件的跨平台移交。

实现电子文件的在线移交进馆，首先要清楚异构系统环境。目前主要存在以下三方面的系统异构：①系统异构，指数据所依赖的应用系统、数据库管理系统和操作系统等软件系统的不同，以及承载数据和软件系统的大型机、小型机、工作站、PC和嵌入式系统等硬件平台的不同；②模式异构，指数据在存储模式上的不同，如存储档案目录数据的数据库系统，可能包括关系模式、面向对象模式、网状模式等等，虽然目前以关系模式为主流，但同一类存储模式，数据结构也存在差异，Oracle与SQLserver所采用的数据类型就不完全一致：③语义异构，指对公文进行描述时，数据在表达方式或内容上的不同，这也是最麻烦的一种异构情况，可能包括数值型的数据具有不同的单位和度量，日期型数据具有不同的格式，或者对同一类公文的题名表述存在结构差异等等。复杂的系统异构环境给电子文件的在线移交、共享带来了极大的不便，因此通过设计一个电子文件交换平台，将处于异构环境中的各类数据以XML（eXtensible Markup Language）技术为中介，转换为符合档案工作要求的版式格式，传递到档案馆的档案管理系统中，实现电子文件的在线移交和电子档案的存储规範化，数据的传递基于WebService技术，通过SOAP（Simple Object Access Protocol）协议设计安全传输信道。

2.电子文件交换平台设计概想

电子文件交换的核心是将处于异构系统环境下的异构数据转换为标准的XML，再将XML转换为符合长期保存要求的版式格式（目录按数据库交换格式转换）并移交进数字档案馆的过程。根据档案工作的实际需要，为实现电子文件的跨平台移交，整套电子文件交换平台由6部分组成：OA交换子系统、OA接口、接口系统、交换系统、CA认证系统、电子档案凭证管理系统。电子文件交换平台结构如下图所示（因本图主要描述电子文件交换平台结构，故省略数字档案馆其他系统结构）：

电子文件交换平台的数据单向传递，当各单位的OA系统需要向档案馆移交电子文件时，通过自己的电子文件XML交换子系统（OA交换子系统）将不同格式的电子文件和目录数据生成XML交换文件，通过WebService向OA接口提交应移交的数据：OA接口收到XML后，通过WebService向接口系统申请提交XML数据；接口系统根据网络负载负责安排各单位的数据传输队列，按照传输队列分批接收数据并将其存储在独立的存储空间，接口系统同时需要向交换系统（数据交换核心服务器）发送数据接收指令；交换系统根据接口系统发出的数据接收指令，进行系统负载平衡，将存储设备中的大量数据分批进行“XML数据——版式格式（或数据库交换格式）”的转换服务，最终将符合档案工作要求的版式格式数据传递到数字档案馆的电子档案接收平台中，实现电子文件的在线和规範化移交工作。

（1）OA交换子系统：指各单位OA系统中部署的电子文件XML交换系统，属于OA系统的子系统。该系统原始功能为OA系统在电子公文交换中提供的收发文等相关服务，其在本文的设计中需要完成异构数据格式向XML转换的任务，并向OA接口传输需移交的电子文件XML数据，鉴于各单位信息化发展和OA系统建设水平的不同，可能需要对OA系统进行二次开发来满足本文的设计需要。OA交换子系统通过WebService与OA接口互联，因此该系统并不属于数字档案馆电子文件交换平台的建设内容，而是各单位OA系统应提供的功能组件。此外，OA交换子系统承担为数据进行数字签名和加密的任务。

（2）OA接口：指为各单位OA系统与电子文件交换平台之间提供数据通讯服务的接口系统。该系统的主要功能是连接OA系统与电子文件交换平台，将OA系统中需要移交到数字档案馆的电子文件XML数据传递到接口系统，其一端通过Web Service与OA交换子系统连接，另一端则通过Web Service与接口系统连接，属于电子文件交换平台的前端边缘模块。

（3）接口系统：指交换系统的前端接口系统。该系统的主要功能是根据网络负载情况，安排OA接口的数据传输队列，对接收到的电子文件执行CA验证和解密任务，将解密后的数据存储，并向交换系统提交数据接收指令。其一端通过WebService与OA接口相连，另一端则通过数字档案馆专用网络与交换系统相连，并直接连接数据存储设备，且仅具有向存储设备写入数据的权限。接口系统的存在不仅可以保护交换系统不被暴露，同时也可以减轻交换系统的网络压力，属于电子文件交换平台的重要系统节点。

（4）交换系统：指整个交换平台的核心数据交换系统。主要承担XML数据向版式文件格式转换（目录按数据库交换格式转换）并将转换后的数据传递至电子档案接收平台的任务；具有系统负载平衡能力，可以根据接口系统发出的数据接收指令，安排存储设备中各单位移交数据的分批转换任务：具有版式文件格式打包并集成电子档案凭证校验编码等功能。其一端与接口系统和存储设备相连，另一端通过数字档案馆专用网络与电子档案接收平台相连，属于电子文件交换平台的最核心系统。交换系统对数据存储设备仅具有提取的权限，相当于接口系统与交换系统对存储设备一存一取，数据不可逆的单向流转。

（5）CA认证系统：该系统为OA交换子系统提供数字签名和加密服务，为接口系统提供CA验证和解密服务。该系统仅与交换系统相连，所有与CA认证有关的通讯都经由网络送达。

（6）电子档案凭证管理系统：该系统为交换系统提供版式格式的电子档案封装时的凭证编码集成服务。该系统可以与数字档案馆电子档案接收平台相连，所有与电子档案凭证生成或校验有关的通讯经由网络送达。

（7）WebService：是一种面向服务的体系结构技术，通过标准的Web协议提供服务，目的是保证不同平台的应用服务可以互操作。根据万维网联盟（WorldWideWebConsortium，W3C）的定义，Web Service应当是一个软件系统，用以支持网络间不同系统的互动操作，其通常是由许多应用程序接口（API）所组成，通过网络执行客户所提交服务的请求。

3.电子文件交换平台的规範化设计思路

电子文件交换平台是实现异构系统数据转换为符合档案工作要求的版式文档格式和数据库交换格式的平台和数据传输管道，是数字档案馆电子档案接收平台的核心边界系统。各单位所使用的OA系统具有异构性，向档案馆移交的电子文件原处于大量不同的系统和存储结构，为了实现电子文件的跨平台在线移交，以至达到对电子文件的全程管理目标，电子文件交换平台必须具有规範化的标准设计，具有良好的兼容性和可扩展性。显然，XML可以满足这样的功能需求，它被设计出来的目的就是用于存储数据的，重在数据本身而不对数据进行任何有关表现形式的定义，因此可以利用这样的特性对数据进行整合、传输和文件格式的再重构，XML的接口定义与业务流程是分离的，通过XML作为中介可以使电子文件交换平台适应更多的系统变化。同时，基于XML的WebServices也有利于数字档案馆电子档案接收平台与各单位OA系统的数据通信，标准规範性与开放性优秀，研发难度较低，可以说是电子文件交换平台的最佳选择。

4.结语

实现各单位电子文件可控的、规範化的在线向数字档案馆移交，维护其真实、完整、可用和安全，是实现电子文件全程管理的重要一环。本文根据《电子文件管理暂行办法》的要求，结合国内数字档案馆的建设趋势，探索了基于XML并运用WebServices等相关技术，提供各单位与数字档案馆间进行无缝衔接、数据传递的具体做法，思考了系统接口模型的设计方案。在第二部分着重描述了数字档案馆电子文件交换平台的设计概想，并阐述了如何实现异构数据向标准数据的传递方法，简要分析了组成电子文件交换平台不可缺少的6个重要部分。本文认为，各级档案行政主管部门若要通过实现电子文件的规範化接收，以至实现对电子文件的全程管理，最好的方法就是通过标准化的中间介质（接口）在数字档案馆的电子档案接收平台与各单位OA系统间架设一道多来源（各单位）、单去向（数字档案馆）桥梁。作者单位：北京市档案局