河南省计划生育数字档案信息安全现状调查报告

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为进一步推进全省人口和计划生育部门数字档案信息安全建设，更好地实现全省计生数字档案信息资源的共享，拓展数字档案信息安全的研究新领域，本文就河南省人口计划生育系统各级部门数字档案信息安全现状进行随机调查，取得第一手材料。

1 调研项目的设计与调研范围及方法

1.1 项目设计。“十一五”期间，省人口计生委全面推进人口信息化管理，启动建设国家中部人口信息中心和河南全员人口统筹管理信息系统（“金人”工程）。以省级集中方式实现全员户籍人口和流动人口信息管理，个案信息纳入省库管理，人口计生信息化网络已经覆盖省、市、县、乡和30%以上的行政村。信息工作全面推开，数字档案信息安全管理出现了许多亟待解决的问题。项目目的是为摸清数字档案信息安全现状，发现信息安全管理工作中存在的问题及困难，提出合理化建议，以便采取有针对性的措施。

1.2 调研范围与方式。此次调研从2011年3月起至2013年3月30日止，在全省随机选取4个省级计生部门（省计生科研院、省药具管理站和省计生协会、省计生干部学院）、26个市级计生部门（包括市计生委、市药具站、市协会、市技术指导站）、63个县区级计生部门（包括县计生委、县计生指导站、县药具站）单位和个人，发放调查表200份，收回问卷196份，有效率98%。

主要运用问卷调查、电话采访与实地调研相结合的方法，把影响数字档案信息安全的管理、硬件设施和人员素质三个方面作为问卷设计和访谈内容。根据国家有关的电子文件归档管理文件和计生系统的实际，针对单位和个人设计了两张问卷，单位问卷设置了21道题目，个人问卷设置了2大类题，16道小题。

2 数字档案信息安全现状与调查分析

2.1 数字档案业务概况。在省级机构，2个单位有综合档案室，其他单位档案按照业务划分科室管理，都有专兼职固定的档案员，单位档案管理状况较好，数字档案占全部档案资料的7%；受编制限制和工作业务限制，市县区级计生档案部门纸质档案文件来源少，最少的内部发文只有10件，数字档案数量更少，没有实现集中管理；全系统的档案管理工作大多停留在传统的保管纸质档案文件的工作模式上，电子文件不能有效归档，从而无法实现妥善保管。

2.2 管理体制情况。参与调研的单位中，数字档案信息安全工作均实行统一领导、分级管理的模式，包括业务督导和组织培训。省市级单位按要求全部参加全省人口计生系统网络安全培训班，对网络基础知识、交换原理、路由技术与路由器、信息安全有一定了解。对本单位档案部门或下属单位档案工作主要通过组织人员参加基本业务或专题培训班（如安装统一的管理软件）以及个别指导的方式进行。市县级计生部门的数字档案信息安全工作以接受上级监督指导为主，95%单位把数字档案信息安全工作纳入了年度工作计划或“十二五”档案数字加工与信息安全发展规划；用于数字档案信息安全工作所需经费全部来自财政拨款，投入比例信息大都不愿透露，无法了解到；参与调研单位全部配备信息员和专、兼职人员管理数字档案信息工作。

2.3 制度建设情况。在省人口计生委突发公共事件应急处理工作领导小组领导下，出台了《河南省人口计生委突发公共事件应急预案》，其中包含了数字档案信息安全内容。70%以上的单位有信息安全紧急预案，但是数字档案信息安全专项制度缺失。

2.4 硬件配备情况。安全基础设施是数字档案信息安全管理的保障。对安全基础设施包括设备配置、网站建设、是否安装防病毒设施等方面进行了调研。在被调研的单位中，98.89%市县人口计生委单机配备数量和机关公务员编制人数（不含机房设备和笔记本计算机）持平，市县药具站单机配备数量达到每个业务科室至少1台标准，95.37%以上单位计算机安装有防火墙，但在入侵检测、信息加密方面设施不足；大多应用office办公软件对档案进行目录级管理，数字化管理档案水平普遍偏低；省级、市级计生部门全部建有网站和局域网，26个市级调研单位中安装数字化档案采集转化系统的有6个，占23.08%；安装在线档案存储管理与安全系统的有4个，占15.38%，县区级计生部门安全设施建设在经费紧张的情况下，投入较少。

2.5 人员数字档案信息安全素质情况。从参加调研的196名工作人员中了解到，工作上大量使用计算机，每天使用电脑工作2小时～5小时的有83人，占总数的42.34%，使用5小时～8小时的有54人，占总数的27.55%。使用电脑的主要目的，选工作的有164人，占总数的83.67%；查阅资料的有129人，占总数的65.82%。人员学历水平，中专学历的有31人，占总数的15.81%；大专以上学历的有94人，占总数的47.95%；本科以上学历的有67人，占总数的34.18%；硕士学位的有1人，占总数的0.05%。

平常工作中，使用杀毒软件的有193人，占总数的98.47%；能够自行处理病毒（求助他人或者找专业人士）的有161人，占总数的82.14%。在“您了解哪类信息安全技术和产品”问题的备选答案“防火墙、反病毒软件、反垃圾邮件、动态密码令牌”中，选择最多的是防火墙，占总数的83.81%。认为当前数字档案信息安全障碍主要有：选择信息安全人才不够的有66人，占总数的33.67%；选择技术不过关的有60人，占总数的30.61%；选择普遍缺乏信息安全意识的有44人，占总数的22.45%。参加了计算机安全知识培训的有158人，占总数的80.61%，其中，参加本单位档案信息安全培训的有77人，占总数的39.29%，参加计生委培训的有85人，占总数的43.37%，86.53%的人员只接受过一次培训。

3 关于我省计生系统数字档案安全的建议

通过定量和定性的分析，得出当前计生系统的数字档案信息安全存在以下问题：档案的数字化水平偏低，多数人员对数字档案信息安全管理的重要性、紧迫性认识不足，认为保障信息安全就是保障数字档案信息安全；对数字档案信息安全知识了解甚少，认为保障数字档案信息安全就是安装杀毒软件、设置防火墙；接受档案业务培训和数字档案信息安全教育频次偏低；行业性的数字档案信息安全制度缺失；缺乏专业数字档案安全管理人才和硬件设备等问题，与当前数字档案信息安全工作发展有相当大差距，与大量应用计算机工作实际情况极不协调。针对以上问题，提出如下建议：

一是加强数字档案信息安全意识教育和宣传。建议在已有的人口数据信息平台的基础上，利用全员、流动人口、利导、人事、财务等人口信息系统服务基层，同时宣传档案和数字档案信息安全知识，以期达到良好效果。在实际工作中，加强宣传和管理力度，将数字档案信息安全工作实行工作考核制，纳入年度考核和目标考评。

二是培养复合型人才。专业信息安全管理人才是保障信息安全的最有效措施。对计生部门全体人员根据对象的业务需求分层级、有重点、有周期地组织数字档案信息安全知识培训，提高数字档案安全意识水平，并保证各层级档案人员接受培训的频次。如通过上级对下级的业务监督指导或参加相关的数字档案信息安全培训、组建QQ业务群、制作数字档案整理流程教学光盘、电子版制度汇编及业务手册等手段，实行多渠道、多层次、多类型的方法培养人才，提高队伍的整体数字档案信息安全业务素质。

三是建立健全数字档案信息安全规章制度。针对调研中发现的缺乏人口计生数字档案信息安全标准规范体系问题，今后，应着重建立管理制度：首先是实行数字档案信息安全管理岗位责任制，做到分工明确、层层负责，确保网络、系统和数据的安全，让参与数字档案信息安全保障的所有人员都能够按照确定的要求去行动。其次是建立符合实际的数字档案信息安全管理制度。根据数字档案业务实际，对数字档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复建立相关制度，制定应急处置预案。定期开展应急演练，提高整体数字档案信息安全防范水平。最后是业务工作制度化，对新发现的问题，如人口科技档案、免费计生项目电子档案的归档范围及整理方式等制定相应的管理规范，及时统一归档，为科技业务工作提供高质量的数据支持。

四是项目带动，加快数字档案信息硬件设施的建设。数字档案信息安全工作包括人财物投入、软硬件的集成，需要资金、技术、政策等各方面的支持，通过计划生育科技服务项目带动数字档案信息安全工作是很好的一个途径，争取把数字档案信息安全建设纳入信息化建设总体规划中，从项目获取数字档案信息安全建设的专项资金支持。例如，我院的孕前优生项目数据库的建设，不仅为项目提供了所需的软硬件设施，也推动了单位的数字档案信息安全网络建设。

计划生育系统形成的档案，含有大量民生信息，与改善民生、维护广大人民群众的合法权益息息相关，数字档案信息安全显得尤为重要。由于此次调研样本量有限，难免使所得结论存在一定的局限性。期望此次调研对计生系统不同层级的部门数字档案信息安全工作所作的客观描述，能为推进和改善计生数字档案安全工作提供参考。

注：本文为2011年度河南省档案局科技项目《河南计划生育系统数字档案信息安全现状调查》的阶段性成果，项目批准号为：2011-R-03）

（作者单位：河南省人口和计划生育科学技术研究院 来稿日期：2013-06-16）