企业办公室工作绩效评价探索

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【摘要】 在阐述企业办公室性质特点和绩效评价基本方法的基础上,采用综合评价的方法,对企业办公室工作绩效评价进行了探索,并以贵州电力调度通信局办公室工作绩效为例,进行了实证分析。

【关键词】 企业;办公室工作;绩效评价

一、相关理论

1.企业办公室

作为一种工作机构,企业办公室是指企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构;是沟通上下、联系左右的桥梁和枢纽;是领导工作的辅机构。无论哪一级的办公室,除了具有服务、辅助、执行、管理等特征外,还有其鲜明的政治性和综合性。办公室工作的性质、任务决定了在企业工作中它将发挥较大作用。

2.绩效评价的相关理论

(1)绩效评价的定义。绩效评价是企业管理中技术性最强的环节之一,其评价活动包括以下四个环节:确立评价的目的,选择评价对象;建立评价的参照体系,确定评价的方法、评价指标、评价标准和评价方法;收集相关信息;形成价值判断。

(2)绩效评价的原则。绩效评价的原则是客观性、一致性、全面性和可行性。在对企业办公室工作进行评价时,必须采取客观的实事求是的态度,不能主观臆断或掺杂个人感情。对办公室工作进行评价,评价标准不宜过分地突出某一个项目,要充分收集有关信息后进行判断。对办公室工作绩效宁评价时,既要体现原则,又要切合实际;既要符合统一要求,又要符合被评价对象的总体状况。

3.企业办公室绩效评价的内容

对企业办公室工作的评价可结合人事部门的年度部门整体工作考核进行,按照便于操作,同时又不失一般性的原则。从企业办公室各项工作内容出发,综合运用企业办公室工作绩效测定方法中方法,完成对企业办公室工作绩效的评价。从现实实际情况来看,一般可以将企业办公室工作的主要内容概况为以下几项:公文制发工作;文件收发工作;公务接待工作;会议会务工作;印信管理工作;信息工作;档案工作;工作;保密工作;统计工作;督查督办工作;调查研究工作;内部人员工作状态;临时性、突击性工作等。

4.企业办公室工作绩效

(1)衡量企业办公室工作绩效的保准。从质上看,主要是把办公室管理活动置于整个行政管理系统中,考察办公室管理是否正确而充分地履行了职能。

第一,考察办公室管理目标和决策本身的方向。

第二,考察各部门是否发挥了自己应有的功能。是否及时地解决或有成效地排除困难;是否就许多可行的办法、途径和方案作出最佳选择而全面完成任务。

第三,考察办公室整体和各部门在处理长远利益与眼前利益、国家利益与部门利益、群体利益与个人利益诸多关系上。

第四,考察各办公室是否尊心了办公室管理的规律和原则。

从量的角度看,主要考察办公室管理中人财物资源和时间在数量上的耗用程度。各办公室的职责权限、业务性能、组织形式,工作方式不同,评定效率的方法亦有区别。

(2)测定企业办公室工作绩效的方法。对于企业办公室工作绩效的优劣,可以通过行政费用、管理职能、管理要素、标准比较测量和统计数据判断测量法。

二、实证分析

1.贵州电力调度通信局基本情况介绍

贵州电力调度通信局是隶属于中国南方电网贵州电网公司的大一型企业,是贵州电力生产运行的组织、指挥和协调机构,负责对全省25个发电厂、4座500kV变电站、53座220kV变电站、24条500kV线路、170条220kV线路进行调度运行管理,负责指导全省9个地区电网的安全生产运行,同时也是整个南方电网生产运行的重要调度管理部门之一。

目前,全局设有电力调度、运行方式、水调、继电保护、调度自动化和电力通信等6个专业科室,办公室、企业管理和安监3个综合管理部门。其中,办公室主要负责公文起草、报告总结等文字工作,会议安排、收发信件等事务工作,档案处理、公文流转等信息工作以及水电运行、车辆调度等后勤工作。

2.贵州电力调度通信局办公室工作绩效综合评价实例

(1)评价指标体系与权重。

表1贵州电力调度通信局办公室年度工作指标体系及评价等级标准(部分)(见文章结尾)

(2)实施评价。根据绩效评价的指标,确定绩效评价的主体,成立相应的绩效评价小组,绩效评价小组由绩效考核的主体的直接上级、人力资源管理部门的相关人、专家组成。首先对绩效评价的方案在被考核对象中进行广泛的宣传,对绩效评价小组的成员进行专业的培训后,按照绩效评价的主体、方法实施考核,考核后对结果进行统计汇总,最后将结果反馈给被考核者,进行绩效的反馈。

三、总结

组织绩效评价有明确的目的,不是为评价而评价,绩效评价的目的鲜明。绩效评价是一种监督手段,也是一种激励手段,它本身是对计划、任务执行情况的检查监督,也会与各种利益挂钩。绩效评价具有很大的导向性和行为的预期性,它实际评价的是结果,就是代表了单位或者领导对某个部门的期望和要求,它将直接影响到下一轮的工作行为甚至行为的价值取向。从这个意义上讲,绩效评价实际上也是在行使管理的控制职能。

企业办公室管理的目标就是用最少的成本和最少的时间高效地完成各项任务,从而取得良好的绩效。在企业办公室实施有效的目标管理,使办公室人员有了清晰的目标,整个办公室工作可以清楚、统筹、合理的安排,办公室人员就可以力争在被动服务中增强主动性、积极性和创造性,有利于发挥办公室统一而有力的整体功能。

参考文献

[1]方振邦.《战略性绩效管理》.中国人民大学出版社,2008