浙江中烟烟叶价值链管理应用深度探析
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摘要：烟叶采购和就地委托加工过程中，流程复杂。由于缺少对远程业务操作过程的实时响应，给卷烟企业的物流和资金流精细化管理带来很大难度。根据行业特征和公司管理现状，本文设计了基于ERP系统的烟叶价值链管理，通过借助企业ERP系统并结合程序开发、VPN等信息技术，顺利实施。最终实现了烟叶采购计划与执行一体化、财务业务一体化和业务供应链运作提升，为烟草企业的原烟采购过程信息化建设探索了一条新路。
The application depth of managing tobacco leaf value chain in China Tobacco Zhejiang Industrial Co., Ltd
Abstract: The flow is complex in the process of tobacco leaf procurement and outward processing. Due to lack of business operation on the remote real-time response to cigarette manufacturers, it has great difficulty in meticulous managing physical flaw and cash flow. According to the tobacco industry’s characteristics and the present condition of corporation management, this paper designs a kind of tobacco leaf’s value chain management which based on the ERP system, and the system implement by combining program development, VPN and other information technology with ERP system. After implementation, we mainly achieve the integration of tobacco leaf planning and procurement implementation, the integration of financial operations, and improve the business supply chain. Therefore, we explore a new way to information construction for cigarette manufacturers’ raw tobacco leaf procurement process.
Keywords: China Tobacco Zhejiang Industrial Co., Ltd; managing tobacco leaf value chain; procurement of raw tobacco; ERP system
一、引言
烟叶对于烟草企业而言属于战略性物资，其采购受到很多客观因素制约，在国家局的大力推行下，原烟交接、就地委托加工逐渐成为烟叶购销工作中的主流模式[1]。在外协加工过程中，流程复杂，烟叶的品种、数量、等级和质量都会发生变化，给物流和资金流管理带来很大难度。特别是外协加工地发生在采购地，信息无法及时反馈，沟通不畅，造成管理上的盲区；另外原烟交货周期长，大部分合同都是采购执行完成后才开始结算，缺乏信息系统支撑使得出现账物不一致时调整难度大。
目前，国内烟草企业对原烟采购过程管理的信息化建设尚处于起步阶段，不少企业在烟叶管理信息化建设方面进行了不懈的探索和实践[2-6]。本文主要介绍浙江中烟ERP系统实施过程中烟叶价值链管理的应用，希望能够给兄弟企业提供些许启发。
二、烟叶价值链管理的目的与意义
价值链是指企业在业务活动中每一个环节形成的成本和利润所构成的价值的传递，而价值链管理则是指在价传递过程中对各业务运作环节进行梳理与控制，使之价值最大化，基于业务运作特点的成本管理是价值链管理的核心[7,8]。具体到烟草行业，烟叶价值链是指从烟叶采购计划制定开始到片烟入库过程中每一个业务环节形成的成本和利润所构成的价值的传递，而烟叶价值链管理则是指从烟叶采购计划制定到片烟入库过程中对各业务运作环节进行梳理与控制，使之价值最大化。
烟叶价值链管理，就是通过优化原烟采购的核心业务流程，实现财务业务一体化运作，降低企业生产成本，为企业生产提供优质片烟，从而提升卷烟产品的市场竞争力。它意在帮助企业建立一套与烟草行业特色相适应的、数字化的管理模式，弥补企业长期以来在烟叶采购业务流程和信息化管理方面存在的不足，从而加强企业战略成本管控，提升核心竞争力。
三、实施烟叶价值链管理的主要设计思路
ERP系统作为财务业务一体化系统，要实现烟叶价值链管理，一方面需要满足原烟采购的实物管理需要，另一方面要满足财务结算的需要，支持“原烟交接、原烟结算”和“原烟交接、片烟结算”两种结算类型。因此，在价值链管理体系中，要体现出物流、价值流与信息流的统一。
3.1计划与执行一体化
由国家局分配的年度采购额度和供应商后，在网上与各供应商签署烟叶年度采购协议，并按照采购协议执行原烟采购。同时，在采购完成后，通过对原烟采购计划与实际采购执行情况进行匹配对照，跟踪年度采购计划与采购执行情况的关系，并为来年采购计划申报做准备。
3.2财务业务一体化
财务业务一体化是公司原烟采购集中管控的基础。依据烟叶实时调拨后的商务谈判结果作为ERP系统起点；结算时，通过货款发票、采购订单、收货信息三单合一，保证三单匹配，明晰过程信息；同时需满足财务对于途耗处理、等级调整、原烟实际成本、片烟成本核算等管理要求。
3.3业务供应链
通过细分原烟物料编码和设置虚拟库位实现对库存的细化管理。在原烟收货、挑选和复烤加工等环节中，展示烟叶过程管理信息，完善信息查询机制，改善传统信息收集方式，提升工作效率；
四、基于ERP系统烟叶价值链管理的主要内容
4.1总体设计架构
根据烟叶价值链管理的设计思路，结合浙江中烟实际，总体设计架构分三层：计划层、执行层和核算层。其中，计划层是指从制定烟叶采购需求计划到签订烟叶采购协议的过程；业务执行层是指从烟叶实时调拨合同开始到原烟收货、挑选和打叶复烤等过程；财务核算层则是指业务执行过程中对应的财务核算处理过程。具体如下图1所示：
图1：烟叶价值链管理总体架构示意图
4.2主要内容
在烟叶价值链管理中，主要包含原烟计划、收货、挑选、打叶复烤和财务结算等环节。其中，“原烟交接、原烟结算”和“原烟交接、片烟结算”，通过业务类型加以区分。为满足采购管理需要，“原烟交接、片烟结算”在ERP系统中参照“原烟交接、原烟结算”进行实物管理，并将原烟物料不表示价值属性，在原烟收货、原烟挑选阶段，不进行价值管理。具体内容如下：
4.2.1 原烟计划
根据国家局分配的年度采购额度，在网上与各供应商签署烟叶年度采购协议，并按照采购协议执行原烟采购。在系统中，根据年度采购协议来创建采购计划，包括各原烟物料的等级和数量等；如果有计划增补，则在系统中创建增补采购计划；
4.2.2 原烟收货
根据采购协议，在采购执行时和供应商签署实时合同。由供应商送货完成后，技术中心在2天内出具质检信息（不含霉烂烟信息），然后根据收货质检信息和供应商进行商务谈判。在系统中，以商务谈判结果为起点，同时录入谈判后降级物料的原等级物料号和重量。依据沟通后实际接收数量创建采购订单，并修改采购订单来录入需承担的途耗数量和霉烂烟数量；然后基于审核的采购订单进行收货，原烟物料进入对应复烤厂的挑选前库。结算时，以采购订单作为依据，其中发票重量=调入重量-霉烂+途耗，从而保证系统中财务业务口径一致。在系统中收货完成后将发生等级变更的物料合还原为原等级，即合并为原等级，同时报废途耗等，并自动生成对应的会计凭证，从而保证系统中库存与实物库存一致。
4.2.3 原烟挑选
在原烟挑选阶段，为满足管理需要，需记录挑选前后物料等级、重量等因素的变化，并由此计算挑选前后价值变化。在系统中，创建挑选单，包括：挑选前物料号、投入件数、投入重量和实际过磅重量等挑选前投料的关键数据；以及挑选后物料号、重量、件数和选后废弃、损耗等选后关键数据，并处理霉烂烟数量。挑选单创建完成后，自动生成对应的会计凭证，并计算如下指标：各物料的投入比率、挑选前后金额比、损耗量、上选率等，当上选率低于某一指定数值时系统为异常业务，需要领导审批后方可进入下一个环节。
4.2.4打叶复烤
原烟挑选后，根据浙江中烟与复烤厂签订的委外加工协议，由技术中心提供配打方案进行打叶复烤。在系统中，首先依据配打方案创建打叶复烤加工单，然后将投料转入分包库存，待片烟完工后进行片烟和副产品委外收货，并消耗分包的原烟，同时自动生成对应的会计凭证。其中，打叶复烤加工单内容包括：加工单位、重量、有配方的成品片烟、回收长梗和短梗、废弃物等，以及投料信息：投入原烟物料号、实际过磅重量、库存重量等。在打叶复烤加工单创建完成后，自动计算出片率，并创建采购订单。“原烟交接、原烟结算”类型中，根据复烤加工单生成委外加工采购订单，作为委外加工费结算依据；“原烟交接、片烟结算”类型中，根据复烤加工单生成片烟采购订单，作为片烟和委外加工费结算依据。
4.2.5财务结算
烟叶结算有两种类型：“原烟交接、原烟结算”和“原烟交接、片烟结算”。“原烟交接、原烟结算”方式中，根据原烟采购订单和收货进行结算，其中原烟采购订单在创建时采用原烟标准价格，在结算时根据原烟实际定价进行统一调整，打叶复烤委外加工费，则根据委外加工采购订单和收货结算；“原烟交接、片烟结算”方式中，根据片烟采购订单和收货进行结算，订单中包含片烟价格和委外加工费等；在原烟收货、挑选和打叶复烤过程中产生的财务差异，在月底按照一定的规则进行分摊，从而满足财务业务一体化。
在ERP系统中，为便于核算采购成本，主要有三种结算处理方式：
（1）货款：在系统中采用基于采购订单收货的发票校验，通过货款发票、采购订单、收货信息三单合一，保证三单匹配；
（2）片烟委外加工费用：利用ERP委外加工采购订单，进行发票校验；
（3）其它费用：采用采购发票校验的后续借记方式，将费用记录到差异科目，进而归结到物料成本；
通过以上三种方式，将原烟采购发生的每一笔费用都纳入到采购成本中；发票校验后自动生成会计凭证，这样使财务能监控到每一笔采购业务，并能进行正反向追溯。
五、实施过程中关键要素和效果分析
5.1关键要素
烟叶价值链管理作为烟草行业的特色业务，在设计和实施时需充分利用ERP系统中先进管理思想和先进技术手段，以适应浙江中烟原烟采购的实际情况，满足精细化管理的需要。在实施过程中主要采用如下关键要素：
5.1.1 基于对业务的深刻理解
在ERP系统实施之前，浙江中烟顺利完成了信息化总体规划项目，其间对原烟采购流程进行了全面梳理和诊断；在ERP系统实施期间，通过和业务、财务部门就供应链运作、财务业务一体化等进行了广泛而深入的沟通研讨，并现场走访了打叶复烤场，结合公司发展战略、原烟业务运作特点以及业务与管理需求，并在对原烟采购各相关业务的理解的基础上，经过多版本修改后最终确定了原烟价值链管理方案。
5.1.2关键技术
（1）主数据管理技术
主数据编码遵循标准化规范化原则，在满足国家局要求和公司标准的基础上确定了ERP系统中主数据分类和原烟、片烟的编码规则。其中，原烟物料编码长度为15位，片烟物料编码长度为9位。片烟物料主数据，在主数据平台上一次性维护完成后下发到各相关业务系统，从源头保证了各相关系统中物料主数据的一致性。
（2）ERP功能配置与开发
ERP代表着先进的管理思想、优秀的软件设计。SAP R/3是一种按需配置的企业软件解决方案，通过按需配置来提供SAP 的最佳优势。同时，将操作界面中专业术语名称进行行业特色适应性修改、将操作不相关字段进行隐藏，同时对异常的业务操作提供预警提示，这样通过配置优化来规范用户操作流程，提高管理效率。
对于标准的ERP系统功能无法满足的烟草行业特色需求，使SAP R/3标准解决方案能适应烟草行业的特殊要求。
5.1.3 有效的实施方法保障
为保证项目顺利进行，在实施过程中采用了有效的实施方法保障，主要做好项目管理、严格测试、培训到位、文档规范等项工作，推动项目进行。
5.2 效果分析
通过采用上述关键因素，在ERP系统中实现了烟叶价值链管理。浙江中烟ERP系统顺利上线后，与实施前相比，主要达成效果如下：
5.2.1采购计划与执行一体化
实现了采购计划的信息系统管理，通过对原烟采购计划与实际采购执行情况进行匹配对照，可随时查看年度计划的采购执行进度，跟踪年度采购计划与实际采购业务关系，并为来年采购计划申报提供有效数据支撑；计划与执行的一体化为烟叶采购管理提升、业务变革、评估等，做到有据可查，有据可依。
5.2.2财务业务一体化
以订单为核心管控整个物流、结算过程。“原烟交接、原烟结算”和“原烟交接、片烟结算”两种结算类型中，通过货款发票、采购订单、收货信息三单合一，保证三单匹配，清晰过程信息；同时满足了财务对等级变化、途耗处理、原烟实际成本，差异处理，片烟成本核算等管理要求，使得财务能监控到每一笔采购业务，并能进行正反向追溯。
5.2.3实现业务供应链运作提升
（1）提升采购管理，障各地烟叶采购流程统一、数据统一，提高了管理效率。
（2）实时反映原烟收货阶段、挑选阶段、打叶复烤阶段实时可控的可视化烟叶库存查询，满足了业务操作对库存信息的管理要求。
（3）完善打叶复烤消耗管理，支持了打叶复烤过程管理要求。
六、结论
浙江中烟烟叶价值链管理，基于“财务业务一体化”的原则，在功能上强调原烟采购过程管理的需要，紧紧围绕企业“管理精细化”的宗旨，为提升企业生产战略物资的采购管理服务；在具体实现上，通过借助企业ERP系统先进思想并结合程序开发、VPN等信息技术，进行了有机的协调设计，并通过与财务模块的集成重点解决了原烟收货、挑选和打叶复烤中业务口径与财务口径的统一，进一步细化了原烟采购成本的核算，为烟草企业原烟采购的信息化建设探索了一条新路。
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