新时期企业档案管理面临的现实困境与优化路径探究
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摘要：企业档案管理作为企业的重要组成部分，对企业的发展起着不容忽视的促进作用。文章从当前企业档案管理面临的困境入手，找到问题所在，进而提出相应的策略。
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-2374（2013）21-0139-02
企业档案管理作为企业的重要组成部分，尤其是进入21世纪以来，企业档案管理的重要性日益凸显。随着社会的进步和科技的发展，管理人员价值理念的变化、企业员工的思想多元化，企业档案管理如不能跟上变化，不断寻求创新，就会落后于企业的发展，就不能很好地为企业服务。
1 企业档案管理面临的现实困境
1.1 管理意识缺失，管理思维狭隘
长期以来，部分企业的工作人员对档案管理工作不重视，认为档案室不能创造经济效益，可有可无；认为档案管理工作就是对有关资料的收集、整理和汇总，能够应付别人查阅、借用就可以。由于这种思维的长期存在，企业档案的管理方法、管理方式、管理思路都存在很大的欠缺，普遍存在着重收集、重制度、重数量和轻应用、轻创新、轻质量等现象。特别是企业的领导者对现代化档案管理制度不重视，有可能会造成某些重要资料和资源归档不及时和流失。对企业的基础性数据分析不准确、不全面，会造成企业的经济决策不科学、不到位，从而为企业带来不可估量的损失。
1.2 管理体制落后，管理机制欠缺
新时期，市场经济体制日趋完善和发展，要求现代企业各个部门都要进行相应的变革，适应不断发展变化的形势，企业档案管理部门也不例外。现代的企业档案管理制度，能够为企业的发展和创新提供动力之源和指引前进方向。而现实中，部分企业档案管理部门对于市场经济体制并没有形成有效地迎合机制，致使档案的利用周期、利用形式、利用效率都存在着不同程度的欠缺和不足，直接表现为创新能力不强、服务质量不高。
1.3 管理力量薄弱，管理水平不高
由于档案管理工作长期得不到重视，致使从事档案管理的人员存在可有可无的现象，档案管理的形式和方法单一和粗糙。一方面，部分档案管理人员都是身兼数职，档案管理工作只是其工作的一小部分，对档案管理投入的精力相对不足，仅仅做的就是把相关材料放入档案盒中，保证其不丢就算完成任务。另一方面，大部分档案管理人员并不是档案管理专业毕业，不具备专门的档案管理知识，对档案的收集、整理、归档和装订等业务并不了解。人员的欠缺和能力的不足，大大削弱了档案管理力量，严重影响了档案管理水平。
1.4 管理设施落后，管理效率低下
档案室的硬件环境设施对于档案管理也是十分重要的。当前，有些企业的档案室的硬件环境设施较差；有些企业档案较多，档案室空间有限；有些企业“六防”设备不健全，造成档案材料出现虫咬、霉变等现象，致使出现档案材料的美观程度欠佳和重要材料损坏等现象。
2 新时期企业档案管理优化的路径选择
2.1 优化工作人员激励机制，调动档案管理人员工作积
极性
一方面，要树立全新的档案管理意识。档案管理的重要性要通过档案文件中蕴含的信息知识、情报性价值、现实利用价值深刻领会。要重视运用先进的档案管理方法，创造性地开展档案的收集、整理、归档、保管等工作，彰显档案管理的实际价值和重要地位。另一方面，要创新档案管理人员的考评机制。档案管理人员提供的主要是服务，考核他们的标准应是服务质量，在一个企业内部应与研发人员、管理人员有所区别。如果用同一标准去考核档案管理人员、研发人员、管理人员等不同类型工作的职员，会使档案管理人员在考评时处于劣势，不利于提高他们的工作积极性。因此，企业要重视档案管理的重要性，要不断创新对档案管理人员的考评机制，要既能对档案管理人员开展行之有效地考核，又能激发他们的工作积极性。
2.2 优化档案管理工作方式，强化档案管理工作重要性
一要优化档案服务的内容和范围。档案工作是通过提供服务才发挥其作用，因此要重视档案服务理念的创新，要明晰服务的内容和服务的范围。二要优化档案服务方式。要创新性、开拓性地开展档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定、销毁、保管和提供利用等工作，促进档案管理工作不断得到重视。三要不断加强对档案管理人员综合素质的培训。
2.3 优化档案管理规章制度，保障档案管理工作规范性
一要安排专门的档案收集工作人员。档案的产生，不要单纯地依赖档案室的几名工作人员，要在企业内部形成档案重要性意识，在企业各个部门、各个基层单位都设立档案收集员，由他们负责收集、整理本部门的档案材料，然后根据模板式档案收集记录方式进行记录整理，确保最大限度地收集本单位档案。二要不断完善档案管理规章制度。档案管理工作一切按照既定的规章制度进行。档案的收集、整理、立卷、归档、保管等各个环节都应严格地按照规定程序办理。三要尝试对档案收集人员采取奖励制度。对于能够主动发现档案，能够创新档案管理办法的工作人员，要进行适当的奖励，从而激发企业内部档案管理的积极性，进而促进档案更好地位企业提供服务。
2.4 优化档案保管环境，确保档案管理模式先进性
一方面，要确保档案管理具有专门的档案室，确保档案室室内温、湿度随时可调节，保证纸质档案不会发霉、虫蛀等。另一方面，要促进档案保管逐渐实现信息化。随着信息化时代的到来，各种音频、视频等数据形式保存的档案逐步成为档案保管的重要组成部分。这些档案资料存入电脑中，特别是一些涉及企业发展的机密档案，容易被网络上的不法分子所窃取。“为了避免此类事情出现，一是要加大档案信息网络监控力度，不断提高对电子计算机及相关信息存储设备进行杀毒。二是企业要积极开发或者引进可以具备建立档案数据库对档案进行加工，并且对加工后的电子档案方便快捷地转换到档案管理系统中进行模块化管理，实现全文检索和权限的控制。”
总之，当前我国社会和经济生活正处于快速发展时期，信息化时代的新科技新领域都对档案管理工作提出了新的挑战和要求。档案管理是一个企业经营和发展的基础，涉及到企业人事、科技、管理、销售等诸多方面的内容，意义重大，做好档案管理工作时保证企业可持续发展的基础，企业发展同样离不开档案管理的创新。只有通过分析企业档案管理中存在的问题和面临的挑战，针对性地提出创新性的解决方案，形成科学的企业档案管理模式，才能促进企业的健康快速发展。
参考文献
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[4] 刘敏.企业档案管理面临的困惑及对策[J].河北企业，2012，（6）.
作者简介：宗冠男（1981-），女，辽宁营口人，供职于辽宁省电力有限公司高级培训中心，研究方向：档案管理。