企业采购成本分类及控制
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提要企业在生产经营过程中必然产生采购行为。采购是企业生产经营活动的一个重要组成部分,它占用企业大部分流动资金,在很大程度上影响企业的生产成本。本文在分析企业采购成本组成的基础上,探讨控制企业采购成本的一系列措施,以期实现企业利润最大化目标。
关键词:采购成本;显性成本;隐性成本
中图分类号:F27文献标识码:A
采购是一个复杂的过程,它可以从狭义和广义两方面来定义。狭义的采购是指企业购买货物和服务的行为;广义的采购是一个企业获得货物和服务的过程,它是物流和资金流结合转换的过程,也是企业之间信息交换的过程。因此,采购成本也就可以划分为狭义的采购成本和广义的采购成本。狭义的采购成本也就是购买货物和服务的费用;广义的采购成本也就可以定义为整个采购过程中发生的各种费用的总和。
如果企业仅仅从自身利益出发,要求降低价格,难免引起供应商的反应,甚至引起供应商的不满,这说明了仅仅控制狭义的采购成本――原材料价格的局限性。为了有效地降低采购成本,必须寻求成本节约的可能节点和环节过程。这时就需要对采购成本进行针对性的项目分析并采取措施降低成本。因此,本文采用采购成本广义的定义,旨在通过对采购成本的分类,说明可以采取的采购成本控制方法。
一、显性成本
根据采购的广义定义可以得出采购的流程:采购计划编制;采购;采购过程监督:对配套生产厂家的生产情况进行跟踪;提货,验货;入库检验;结算;仓储保管;出库配送;供销结算。这些流程所产生的成本属于 “看得见”的成本,即可以直接从财务报表中得出或者比较容易分析得出的成本。按采购的程序,可以将采购成本划分为以下几类:
1、采购计划编制的成本。采购计划的编制需要专门的人员,这就要有一定的费用,同时采购计划的编制又十分的重要。首先,要制定准确的采购计划,则必须能够准确地预测和掌握市场部门的需求、销售和生产计划,从而可以使企业在满足原材料需求的前提下,能够最大限度地减少采购资金占用;其次,对资源市场进行全面分析,调整订单计划,并确认能否按照要求规定的时间和数量交货。正因为这么重要,所以在这个环节提高计划编制人员的素质尤为重要。如果在企业费用不增加的基础上能够更科学地编制采购计划,也就从另外的环节里降低了成本。
2、材料成本。材料成本是指材料的价格成本。造成采购成本高的原因,是商品价格和供求关系、商品质量、物流费用都存在着直接关系,由于现在进货渠道的多元化,商品价格和物流服务价格的透明程度越来越低,采购人员采取低买高开、高买高开吃回扣、与供货者沆瀣一气做手脚等方式,中饱私囊,给采购企业埋下产品成本膨胀的隐患。这样,控制采购价格、降低采购成本,就可以从采购渠道建立的角度考虑。应当实施全方位、开放型的采购订货方式,开辟降低供货成本的新途径,减少人为因素造成的损失。然后,应当选择适当的供应商,建立供应商战略联盟的关系。这时,企业应当把降低企业采购成本作为立足点,在客观分析市场竞争环境和自身规模以及未来发展目标等的基础上,明确企业采购目标,设立严格的供应商绩效评价体系,对供应商进行客观的评价,优胜劣汰。
3、运输成本。应该采用科学、合理、经济的运输方式,减少运输带来的费用。有规模的企业应该视运输为重要环节,实现采购过程的专业化,选择合理的运输线路和运输工具,安排合理的运输路线,从而节约运费,降低采购成本。如果达不到一定规模的企业,那么,可以考虑采取把物流外包出去的策略,节约运输的费用,从而节约采购成本,同时也能更加专注于建立企业的核心竞争力。
4、采购管理成本。组织采购过程中所发生的费用称作采购管理成本。包括招标成本:招标成本是指从发出招标要约前进行调查,编制需求建议书,考察和认同供应商到发出要约进行竞标、开标、评标、定标、谈判、批准等一系列活动所发生的全部费用,可占到合同总额的2%～5%;建设成本:建设成本是投标报价的主要依据,一般包括前期准备、正式建设费用、与其他系统的集成、授权、交付与保险、相关手册、对员工管理者的培训等,以及在采购过程中发生的人力成本、办公费用、招待费用、差旅费用等。这一部分费用的发生是为了企业能够节约其他更多的费用。因此,选好人、选对人,是企业的一个重要发展措施。有道德的采购人员,就可以避免高价采购等不符合经济发展的采购行为;有文化的采购人员,可以避免提前采购、超量采购、舍近求远等不经济的采购方式,从而节约企业的成本。
5、检验成本。采购回来的原材料或者半成品都需要进行入库检验,要加强采购物资的入库检验,防止不合格材料或不符合合同约定的材料入库。如果一旦入库后发现了产品短缺或者破损甚至是产品品种出现错误,那么企业就可能面临不仅仅是由于质量问题,退换货所发生的费用,还有可能受到缺货的损失,产生缺货所造成的成本。
6、存储成本。存储成本是物资在库存过程中发生的费用。科学地进行仓储管理是降低供应成本的重要一环。建立合理化存储,用最经济的办法实现储存的功能。并且要存放得当,注意易破损的产品、易变质的产品存放环境,妥善保管并建立健全的档案,及时对库存商品进行盘查,降低存储成本;另一方面由于超量采购所造成的库存的积压,也会增加存储成本。因此,采用什么样的合理的经济库存是企业应当提高重视度的一个问题。
二、隐性成本
管理人员一般非常重视“看得见”的成本,而对悄然增长的隐性成本视而不见。隐性成本指的是不容易在财务报表中变现出来的,易被人所忽视,但又十分重要的那一部分成本。隐性成本归纳为以下几类:
1、由于长时间才能响应顾客需求所产生的时间成本。随着经济的高速发展,消费者的需求变化速度日益增快,那么提高服务水平就成为降低这类成本的措施。供应链管理环境下的采购是即时化的订单驱动模式,从而得以即时的响应消费者的需求。应用JIT,实现同步化的运作。当采购部门接到一个订单时,供应商即开始着手物品的准备工作。与此同时,采购部门编制详细采购计划,制造部门也进行生产的准备过程,当采购部门把详细的采购单提供给供应商时,供应商就能很快地将物资在较短的时间内交给用户。当用户需求发生改变时,制造订单又驱动采购订单发生改变,这样一种快速改变的过程,从另一个方面缩短了企业响应消费者需求的时间,降低了因为响应时间长而造成的时间成本。
2、缺货成本。缺货成本是指由于存货耗尽或供货中断等原因而不能满足生产经营正常需要所造成的经济损失。这一类成本虽然在财务报表中不能体现出来,但是一旦发生就会产生很大的经济、名誉的损失。一旦产生缺货,企业的生产经营就会有部分或者全面的停滞,会产生违约风险,造成违约产生的经济损失。不但经济上会受到影响,名誉上也会受到损失。违约产生的后果使企业不敢再与之合作。在供应链中,企业拥有良好的信誉是供应链能够良好发展的前提,一个企业的缺货,可能造成整个链条上的停顿,因此会对企业名誉有很不好的影响。但是,太多的库存不但会直接导致库存运输费用的增加,而且还占压了企业的发展资金,产生过时、损坏等风险,因此过多的库存也一样不利于企业的发展。企业要制定科学的、经济的进货批量,既不会产生库存的积压,也不会造成缺货。计算出经济以及符合企业实际生产情况的安全库存,只有保证安全库存,才可能减少缺货的存在,从而减少这一成本。
从以上分析可以看出,无论是企业能够在财务报表上分析得出的显性成本,还是不易直接从报表中分析得出的隐性成本,都应受到企业的重视,采用科学的方法降低采购成本,提高企业经济效益。
(作者单位:河北经贸大学研究生学院)
主要参考文献:
[1]李雅萍.采购物流[M].北京:对外经济贸易大学出版社,2004.2.
[2]冯耕中,李雪燕,汪应洛,汪寿阳.企业物流成本计算与评价[M].北京:机械工业出版社,2007.3.
[3]何海燕.基于供应链的企业采购管理研究.武汉理工大学,2005.2.