高校院系建立教师业务电子档案探析
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在信息化和数字化快速发展的今天，如何对教师在教学、管理和科研工作中形成的大量业务档案进行科学收集、归档、分类整理，不断探索教师业务电子档案管理规律，创新教师业务电子档案管理方式，充分发挥教师业务电子档案在高校管理中的积极作用，是院系做好教师业务电子档案管理工作的关键所在。
大学是以院系为基本教学单位形成的教育机构，教师以学科和专业团队的方式分布在每个院系。教师从步入教学岗位开始，直至调离或退休，在其持续不断的业务活动中产生的原始材料数量大、种类多，分散在院系集中管理，有利于定期补充更新，方便基层管理人员与教师及时沟通，服务其成长发展。
1.1 为学校科学发展提供重要依据。分布在院系的教师业务电子档案是反映教师教学水平的真实记录，通过教师业务档案可以全面地了解教师的基本情况、发展历程、政治思想水平和业务素质，较为准确地掌握教师队伍建设的基本现状，为校领导制定全校的发展规划、制定师资队伍建设方案提供重要的决策依据；同时也为有关部门制定人才引进计划、招生就业计划以及教学科研的具体安排等提供重要佐证。
1.2 为学科及专业建设提供翔实的材料支撑。随着高等教育事业的迅速发展，高等院校在重点学科申报、精品共享课程和教学团队建设等项目申报中经常以专业教师的科研、教学等成果、社会服务等材料作为支撑材料；同时，教师本人在科研项目申报及各类优秀人才评审时都要提供相应的支撑材料，如何能够准确快速地填写有关项目申报书，并在最短时间内整理好有关材料，在很大程度上取决于教师业务档案日常的建设水平，这就对教师业务档案建设提出了较高的要求。
1.3 是完善高校人才信息资源的重要方式。从主观上看，教师业务档案是教师个人劳动成果和智慧的结晶，反映了教师个人的业务能力、学术水平、思想状况和工作成绩；从客观上看，教师业务档案是学校人才科研信息库，反映了学校师资素质、队伍结构和办学实力。建立健全院系教师业务档案有利于学校全面准确地了解教师队伍的优势和不足，预测师资队伍的未来发展和变化趋势，建设结构合理、业务精湛的师资队伍，有效培养和引进学校发展提升所需优秀人才，实现学科发展与人才资源的最佳匹配。
1.4 是学校充实人事档案、构建育人环境的有效措施。建立和健全院系教师业务档案不仅可以丰富人事档案的内容，弥补人事档案程式化描述较多、记录单一的不足，又可以全程记录教师个人业务发展的轨迹，展现个人特长，为合理使用人才提供信息依据。完整的教师业务档案能够真实全面地反映教师的工作状况和科研成绩，使教师的年度考核及评优评先有据可查，能够促进各项激励机制更加规范化、制度化。同时，可以培养教师的竞争意识，激励教师不断进取，以优异的教学成果教育影响学生，为社会培养和输送更多的高素质人才，而学生又能以教师博学多才为榜样，激发自身追求真理、刻苦学习的积极性，从而有利于营造育人环境，促进教育事业和谐发展。
1.5 为教师职称评审和职务聘任提供可靠依据。高校教师专业技术职务的评聘是对其教学能力的重要肯定。教师申报职称所需要的课时数、教学成绩、科研成果、奖励情况、年度考核结果等材料，相关职能部门都要通过业务档案来提供翔实内容，以确保材料的真实性和准确性。另外，教师业务档案也为职能部门在选人用人上提供真实、全面的参考依据。因此，加强教师业务档案的建设，鼓励教师以精深的业绩充实业务档案，对调动教师工作积极性、促进其发展都具有重要意义。
2 院系建立教师业务电子档案的主要内容
根据高校教师的工作实际，其业务档案一般包括个人基本情况、政治思想素质、专业知识水平、教育教学业绩、科研成果和参加进修培训、考核评估等六个方面的基本内容，具体分为以下四个模块。
2.1 个人基本信息
2.1.1 个人信息主要包括基本资料、学历资料和职业资料。基本资料是记录教师的姓名、性别、年龄、政治面貌、民族、籍贯、健康及婚姻状况等信息；学历资料是记录教师的最高学历、学位、专业特长、毕业学校以及熟悉的语种等；职业资料记录教师所在学校的部门、工作及来校时间、编制类别、技术职称、职称等级及评聘时间、党政职务、任职时间、岗位类别等级等。
2.1.2 工作经历指教师的工作部门、工作时间、行政职务、证明人等。
2.1.3 学习简历记录教师的学习时间、学校、专业及学位。
2.2 个人档案
主要包括所获荣誉和学术兼职。荣誉主要记录教师获奖年月、荣誉称号、评奖单位；学术兼职记录教师参加学术团体的时间、名称、团体级别、兼任职务。
2.3 业绩档案
主要记录教师教学和科研的基本信息，包括论文、科研项目、专利情况、出版专著、教学工作、硕博培养和成果奖励情况。
2.3.1 论文情况记录教师名称、排名、期刊名称、期刊类别、发表时间。
2.3.2 科研项目主要记载项目名称编号、项目性质、来源与类型、本人排名、立项年月。
2.3.3 专利情况主要记录专利名称与专利号、专利类别、授权时间、专利权人、第一设计人、本人排名。
2.3.4 出版专著记录著作名称及类别、书号、出版社、出版时间、第一作者、总人数、本人排名。
2.3.5 教学工作模块记录课程或实践名称、计划课时、班级及人数、课程性质、开设年度。
2.3.6 硕博培养记录研究生类别、导师姓名、专业方向、毕业论文题目等。
2.3.7 成果奖励主要记录成果名称及编号、获奖日期、获奖等级、奖励类别、颁奖单位、本人排名。
2.4 晋升与考核
记录教师的职称、职务、职级的变化，年度考核情况等。
以院系建立教师业务电子档案后，其本人可以用户名和密码进入系统，管理自己的个人信息和业绩档案，添加、删除、浏览自己的相关内容；院系管理人员负责院教师业绩档案和个人档案的审核和对照，学生和其他公众用户可以通过系统浏览教师个人主页，起到学习借鉴和激励作用。
3 院系建立教师业务电子档案的思考
通过建立教师业务电子档案，极大地丰富了教师的档案内容，利用计算机技术对各种资源进行分类、组合，提高了档案管理、使用的质量和速度，简化了手工操作的麻烦和不必要的重复劳动。
3.1 要明确分类标准，制定科学的分类方法。由于教师活动的多样性和教师本人对档案保存可靠性的疑虑，会给档案收集和管理增加难度；教师新学历学位的获得、论文论著的发表出版、科研成果的评选、各种荣誉证书的产生等材料随时都能产生，增加了纸质档案收集的工作量。为确保教师业务电子档案的规范性，应严格按照国家档案管理标准，结合高校教师情况，制定科学详细的分类方法，明确收集范围。根据电子档案要求的基本内容集中归档，集中存放， 集中管理。
3.2 院系先行，学校跟进。构建完备的教师业务电子档案是一项系统的、长期的工程，由于教师业务电子档案涉及面广、初期工作量大等会成为制约其使用和推广的一个瓶颈。因此，要做好以下两点，一是院系可首先在骨干教师和学术带头人中试行，通过探索规范后逐步推广到全体教师；二是学校层面要及时跟进，可在部分院系进行试点，取得经验后在全校范围内推广。
3.3 要服务于教师的发展和成长。一般情况下，档案以纸质、电子两种形式呈现。教师的档案资料的整理不能只局限在复印资料上，而是精心设计新颖别致的档案内容。要以建立的纸质档案为基础，逐步建立教师业务电子档案。院系要结合学科专业发展方向制定教师专业成长发展规划，促使教师依据规划拟定自身的发展目标，达到推进工作、实现双赢的效果。
3.4 要有明确的思路和原则。首先，要做到“双方重视”、“双联互动”。一是系领导要重视，要指定专人负责协调专业教师的电子业务档案材料的收集；二是教师重视，教师是业务档案的产生者，也是重要的受益者。因此，院系与教师要经常保持“双联互动”，特别是全体教师要从实际行动上重视和支持教师业务电子档案的建设，养成定期提交及更新本人相关信息的习惯，对新的科研项目、论文、证书应尽快提供纸质材料，保证电子数据与纸质材料的对等。其次，要做到“三个到位”：一是制度到位，具体落实。树立责任意识和服务意识，统一规划，制定具体工作方案。二是人员到位，即保证有业务熟练的专人负责，在教师少的情况下，可纳入系教学秘书的职责范围。三是设备到位，即保证有专业的系统管理软件和数据存储设备，以保证档案的完整性和延续性。
3.5 实行“双份法”收集，保证档案的完整性。为使教师业务电子档案的动态管理更具有操作性和可行性，在实际工作中建议实行“双份法”收集，即一方面要分时分段适时收集教师在教学、科研及日常管理活动中所形成的纸质材料，将平时收集、年终收集、追踪收集、横向收集有机结合；另一方面要“随生随采”及时收集、拷贝与纸质材料相对应的电子文件，保证教师业务档案的完整性，从而实现同步收集“双份”材料，形成人人遵照执行的制度。
（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2014-06-15）