优化采购环节提高采购质量

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【摘 要】:本文阐述了设备采购工作中影响采购质量的三个环节，针对每个环节提出改进措施，优化采购流程，从而达到提高设备采购质量的目的。

【关键词】：采购环节；供货商管理；优化

Optimizing purchasing chain to improve Purchasing Quality

ZHENG Yunlong ZHENG Dan

( China ENFI Engineering Corporation Beijing China 100038 )

Abstract: The issues expound three chains which effect the purchasing quality during the equipment procurement, and propose the improvements to optimize purchasing process and to improve the purchasing quality according to every chain.

Keywords: purchasing chain; Supplier management; Optimization

中图分类号：F253.2 文献标识码：A 文章编号：

前言

一个优秀的工程项目除了先进的工艺技术外，还取决于工程设备质量，因此优化采购工作，提高设备采购质量具有重大意义。本文将对采购工作各环节进行全面分析，重点阐述设备采购质量最容易产生问题的环节，并加以优化。

采购环节分析及优化

采购是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动[1]。简单的说就是根据5适（适时，适地，适价，适量，适质）原则展开工作，力求做到设备的性能准确、供给及时，质优价廉。工程公司的设备采购的一般流程见图1。

图1工程公司的设备采购流程

设备采购质量最容易在以下几个环节中产生问题：

采购部与公司其它各部门之间协调环节；

采购部选择供货商环节；

采购部内部（采买、催交、检验、运输）衔接环节；

下面就针对这三个环节逐一进行分析。

采购部与公司内部各部门之间的协调关系

采购部与公司各部门关系密切，涉及设计部、财务部、质量安全管理部、施工开车部等多个部门。要想保证采购设备满足工程项目需要，就必须要求采购人员有良好的协调能力。

加强与设计部门沟通

采购部门应根据市场变化随时提供有关设备规格、性能、价格等最新资讯，供设计人员在设计设备参数时参考。采购部门应与设计部门经常交换资讯，尽早掌握设计部门有关设备的采购计划，使采购部门有充裕的时间寻求供货商来源及议价。若采购计划的数量或规格有任何的改变，彼此均应迅速通知对方，及时调整。

设备进入采购阶段，采购人员要组织供货商、设计人员进行技术交流，准确的确认采购设备的规格、型号、性能、数量等关键参数。

签订合同后采购人员要及时把供货商提供的设备图纸提交给设计人员进行审查、确认，审查合格后返回给设备制造商，开始生产设备，保证采购设备性能参数准确性。

积极与财务部门协调

每一笔订单，从订购到请款、付款、交货，采购部和财务部之间都有紧密的衔接[2]。设备采购风险评估，供货商财务状况核查需要财务部门的紧密配合，同时采购部门也担任部分财务付款工作，通过两部门之间协调与合作，按时给供货商付款，通常能增进采购部和供货商之间的买卖关系，促使双方成为长期的战略合作伙伴。

采购部门要与财务部门沟通，做好采购预算计划，采购预算是公司资金支出的主要部分。采购人员在议定价格时，要考虑付款方式以避免风险，采购部门应与财务部门在资金调度与运用、汇率与利率的价差、付款条件与额度等方面进行积极沟通协调，确保采购计划顺利进行。

主动与质量安全管理部门沟通

采购人员应主动与质量安全管理部门进行沟通，了解质量安全程序规范，熟悉设备制造标准和质量要求，协助质量安全管理部门建立一套供货商可执行的质量安全标准，使供货商能够提交相应的质量安全文件和检验试验计划。

紧密与施工开车部门配合

采购部门采购设备，施工开车部门安装设备，两部门关系密切却有各自不同的立场。施工开车部门希望设备能够按照施工安装进度到达现场，但设备采购、制造、运输周期存在不统一性，很难确保设备进场完全符合现场施工进度，甚至设备会在现场造成积压，这就要求采购部门与施工开车部门之间做好协调工作，安排好设备到场时间。采购部门应在采购完成时，将有关交货时间与数量等资料通知施工开车部，以便事先准备设备所需的存放空间；而施工开车部门定期将施工进度通知采购部门，有利于采购部门安排发货时间。

采购部选择供货商环节

采购部与供货商的关系是相互信任、共担风险、共享利益的合作伙伴关系[3]。选择优秀的供货商结成战略伙伴关系对采购方而言能够保证设备供货周期，保证设备和零部件质量。通过与供货商的技术沟通，可优化技术设计方案，提高设备需求准确率，可共享供货商的技术新成果，从而保证设备质量性能的先进性。

选择怎样的供货商结为合作伙伴关系

首先双方必须都有强烈的合作愿望，同时供方还须做到质量上乘、交付如期、服务到位、价格合理、风险共担、技术先进等条件，并且双方必须恪守诚实守信，建立加强信息交流与共享机制。

如何选取优秀的供货商

首先要搭建供货商网络平台，建立数据库；对每类设备，由采购部经市场调研考察后，各提出5~10家候选供货商名单；公司成立一个由采购、质管、技术部门组成的供货商评选小组；评选小组初审候选厂家后，由采购部实地调查厂家，双方协填调查表；经对各候选厂家按照以下内容逐条对照打分，并计算出总分排序后决定取舍，详见如下：

质量水平：质量认证体系；

交货能力：交货的及时性；

价格水平：优惠程度、消化涨价的能力；

技术能力：工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力；

后援服务：零星订货保证、配套售后服务能力；

人力资源：员工素质；

现有合作状况包括：合同履约率、合作年限、合作融洽关系。

核准为优秀供货商的，方可采购，没有通过的，请其继续改进，保留其未来候选资格；每年对优秀供货商予以重新评估，不合要求的予以淘汰，从候选队伍中再行补充。

如何管理优秀供货商

为了保证优秀供货商的利益和长期合作关系，可通过建立供货商激励机制和供货商评价制度进行管理。对选定的供货商，公司与之签订长期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件；对供货商评定信用等级，根据等级实施不同的管理和优惠政策。对最高信用的供货商，可提供设备出厂免检、优先支付货款、减免保证金等优惠待遇；定期或不定期地对供货商进行评价，不合格的解除长期供应合作协议；对零部件供应企业颁发生产配套许可证。同时对重要的供货商要派遣专职检验人员经常对供货商进行质量检查，减少对个别供货商大户的过分依赖，分散采购风险。

为了避免供货商突然中止合同，导致设备供应链中断，要从以下控制：

掌握供货商财务动态：要求供货商提供财务报告、资产负债表等文件。

定期了解供货商的生产状况。

实时监控运送环节。

优化采购部内部环节

采购部门内部有一套完整的采购流程，各环节紧密配合才能保证采购流程顺畅进行，详见图2。

图2 采购部内部采购程序

结论

采购管理工作各环节的优化将使采购部与各部门间的关系更加流畅，与供货商的关系更加紧密，部门内部工作衔接更加有序，为工程项目顺利完成提供保障。

参考文献

[1]梁军.采购管理.电子工业出版社.2006

[2]魏国辰，肖为群等.采购实际操作技巧. 中国物资出版社.2007

[3]谢勤龙.采购管理与战略采购.中国科学文化音像出版社.1998;

作者简介：

张云龙，男，北京石油化工学院 化工机械专业学士，中国恩菲工程技术有限公司 采购部采购经理.

郑丹，女，清华大学 土木工程专业硕士，中国恩菲工程技术有限公司 市政建筑事业部 工程师。