浅析工程档案管理处理措施
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摘要：随着经济建设的迅猛发展和社会事业的繁荣进步，高速公路、乡村公路建设正进入快速发展的新时期。重视加强路桥工程档案管理对于服务和保障交通事业的发展具有十分重要的意义。档案工作是一项细致、复杂的书面“工程”，它牵涉面广，政策性强，精确度高，依据数准。特别是从事工程建设中的档案管理工作更是繁琐和清苦，整日与枯燥的数字和图纸打交道，来不得半点马虎和疏忽。
关键词：工程档案；特性；管理
Abstract: With the rapid development of economic construction and social enterprises. The construction of highway and country road is entering a new period of rapid development. Strengthening road and bridge project archives management has very important significance for serving and ensuring the development of the cause of traffic. The archives work is a detailed, complex written "Engineering". It involves a wide range of contents, strong policies, high accuracy, and concrete dates.
Keywords: engineering archives; characteristics; management
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：
引言：路桥工程档案是指公路、铁路、桥梁在规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。它是传承人类文明的载体，是建设项目全过程的原始、真实记录，是宝贵的信息资源和丰富的知识宝库，是现代化建设的一种潜在生产力。通过对它的管理、编研、开发和利用，必将转化为直接生产力，推动现代化建设发展，为社会创造更多的财富。
1、工程档案的特性
1.1 阶段性。一项工程一般都要经过设计准备（即前期）阶段、初步设计阶段、施工图设计阶段和配合现场施工安装阶段，每个设计阶段工作任务、工作程序和工作环节，应具备有工作条件，以及必须形成的设计文件的内容及其深度、章节的组成，格式及审批权限等，也都在设计程序中有明确具体的规定。前一阶段设计工作没有完成，或设计文件没有经过有关部门审核批准，不得开展下一阶段的设计工作（但可做准备）。前一阶段设计文件经过批准成为后一阶段设计依据，后一阶段设计文件又是前一阶段的设计文件的深化和发展。前后不同阶段的设计文件之间，既有密不可分的有机联系，又有明显的严格的阶段区分，因此，每个设计阶段各个专业的设计文件分别组成各自相互联系有机整体，并决定文件材料形成的阶段性。
1.2 专业性。一项工程的设计文件材料其形成过程是多学科、多专业联合集体创作的过程。各专业之间必须密切协调，以相互提供的设计文件作为依据而开展工作，其形成的设计文件之间也必然有着非常紧密的联系。因此，工程档案在分类、编号、编制检索工作时，都要考虑设计文件材料专业性，以及专业间的联系。不同专业的技术文件材料一般不能混淆在一起，在确定分类、标号、结构层次时，要考虑图纸文件所属专业与工程项目、与工程之间的隶属关系。此外档案人员学习本单位各专业的基础知识，了解各专业的业务范围，能识别和看懂各专业的图纸文件，不断提高管理业务水平。比如我们排水处主要有给排水、道路桥梁、工业与民用建筑三大专业工程，我们档案人员就要熟悉各个专业的特点，掌握必要的专业知识，才能更好地管理本单位工程档案。
1.3 多变性。在施工安装过程中经常出现设计变更，需要对设计文件进行必要修改和补充。比如设计本身可能存在某些缺陷、疏漏或差错；地质等自然条件可能出现了新的情况；物资供应的变化可能改变设备材料使用；施工方法的改变需要变更设计等等，这些不可遇见的意外情况都要求设计变更以适应施工。有时有的图纸需要多次修改、补充，有的部分图纸甚至成套作废，要重新设计。设计图纸文件的这种频繁的变更修改是不可避免的、必要的和允许的，但又应是很严格的，这是工程档案有别于其它科技档案的重要特点。
1.4 通用性。设计是一项继承性和创造性的工程，一般都是在继承和借鉴前人设计成果的基础上进行创造，而不可能是全新的设计，一是设计工作性质所决定的客观要求，也是设计再生产的前提条件。二是工程对象即工程建设产品虽然具有千差万别的单件性，但其中一些建筑配件、设备装置及其零部件或建筑单元等，往往是量大、面广、共性多、通用性强，使用有关这些内容图纸文件具有广为复用的条件，这也就决定了工程档案通用性的特点。
1.5 时效性。工程档案用于工程项目第一次实现使用价值以后，还会二次、三次、若干次的利用并发挥作用，工程档案在近期内的查阅复用率就比一般档案高，时间越往后其查阅复用率就越低。这说明工程档案的使用价值不是无限期地保持不变，而是具有一定的时效性，这是它在利用方面的一个特点。此外，还要根据保管、利用和库房、设备的状况，不断“吐故纳新”，经常定期进行档案资料的清理鉴定，如部分失去使用价值的档案剔除销毁，将使用价值不大，不常查用的档案置于“冷库”或适当减少保管份数，对本单位已经失去利用价值的底图移交给生产使用单位。
2、档案管理工作中出现的问题
2.1 对档案管理工作机制缺乏研究。近年来我国对不适应深化改革、扩大开放新形势的部分档案管理的规章和规范性文件进行了系统的清理、修订，使项目档案内容、形式、规定、制度以及各种档案载体都发生相应变化，但与之相对应的各种档案管理制度、法规未及时做相应调整和修改，路桥工程档案还没有纳入新的管理机制，如何与国际惯例接轨，如何尽快建立完善项目档案法规制度，目前缺乏研究和应对措施。从档案管理水平来看普遍较差，缺少标准化、制度化和规范化管理；不少施工单位档案管理体制不健全，档案规章制度形同虚设，在制度执行上存在“软”的现象。
2.2 档案管理没有形成有效组织管理网络。路桥工程建设项目大都是点多线长，且施工队伍流动性强，其档案组织还没有形成有效管理网络。一是档案工作人员网络不健全，档案人员职责不清，不少单位的档案管理工作不仅没有专门的职能部门，甚至不设专人负责，对档案管理工作不到检查不整理，不到竣工不归档。二是档案资料流向网络不健全，工程建设中技术、施工人员调动、更换频繁，导致人走档案走，人走档案没人做的现象，最终结果是资料缺乏真实性和完整性，增加了施工成本，影响了档案工作的质量。
2.3 档案专业人才缺乏，知识结构老化，知识层次低。在路桥工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对路桥工程档案管理工作比较陌生，档案专业毕业或者具有中高级职称的人很少，熟悉档案法规和制度、熟练掌握网络技术、软件制作、用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。