现代秘书的知识结构浅析

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[摘 要] 现代社会的发展对秘书职业提出了新的要求，作为领导重要的参谋和助手，秘书必须重构和优化原有的知识结构，完善自身，以适应时代的要求。因此，文章从秘书知识结构的重要性、现代秘书应具备的知识结构、现代秘书知识结构的优化途径等方面，多角度进行论述，希望能为现代秘书工作提供一个科学、合理的优化模式。

[关键词] 现代社会；秘书；知识结构；优化

【中图分类号】 C931.46 【文献标识码】 A 【文章编号】 1007-4244（2013）07-162-2

在许多人看来，秘书工作没什么难度，无非是收发、整理文件，接待来访，跟领导开会、做记录，无需创造性工作，所以秘书只要掌握基本的秘书知识就可以了。但当社会的发展经济趋于一体化、对外贸易往来频繁，各种社会关系多样化、复杂化，秘书也将面临着更多的机遇与挑战。因此，研究现代秘书的知识结构，是很有必要和价值的。

一、秘书知识结构的重要性

合理的知识结构是从事任何职业的人员所必需的。秘书也不例外，它是现代秘书工作综合性的必然要求，也是形成和发展秘书能力的基础。

（一）合理的知识结构是现代秘书工作综合性的必然要求

秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。因此，现代秘书应该努力培养自己成为具有广博知识、拥有合理知识结构的复合型通才，以适应其职业特性。从纵向层次说，现代秘书要具备从事本职业工作足够的知识深度；从横向层次说，现代秘书又要具备从事某行业实务工作的知识广度。

（二）合理的知识结构是形成和发展秘书能力的基础

“知识就是力量”（培根语），“掌握无论哪种知识对智力都是有用的”（达・芬奇语）。现代社会知识密集，事事都联系着知识，没有知识寸步难行。秘书拥有合理的知识结构，才可以提高自身能力。秘书知识结构是形成和发展秘书能力的基础。只有拥有合理的知识结构，才能更好地发挥办文、办事、办会的能力，才能为领导更好的服务，做好领导的“左右手”，更好的服务领导和单位。

二、现代秘书应具备的知识结构

（一）何谓知识结构

知识结构，就是既有精深的专门知识，又有广博的知识面，具有事业发展实际需要的最合理、最优化的知识体系，是指一个人所掌握的知识类别，各类知识相互影响而形成的知识框架以及各类知识的比重。

（二）现代秘书应具备的知识结构

一个完整的合理的知识结构对于一个秘书工作者而言，应有三个方面：基础知识、专业知识、相关的辅助知识。

1.基础知识

基础知识是指作为一个秘书所必须具备的最起码的知识理论。基础知识越扎实丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

自然科学基础知识指数学、生物、天文和地理知识等等，这些常识秘书都应掌握。比如秘书在为领导安排国际旅程时，若无必要的地理知识，忽略或错误地计算了时差变化，就会造成很大的麻烦，甚至耽误要事。

社会科学知识包括历史、政治、社会发展史、哲学理论、法律常识等等，秘书人员都要对此有基本了解。熟悉历史，有利于我们借鉴历史经验，避免重蹈前人覆辙，能使我们肩负的各项事业都立足于科学决策的基础之上。哲学理论对秘书来说也是必须具备的。它直接影响着一个人的世界观、价值观和人生观。只有对哲学理论有基础的认识，对正确的哲学思想有肯定的认识，秘书才能树立正确的三观。当然，法律知识也是必不可少的，秘书必须做到知法、懂法、守法、护法，这样才能真正做好秘书工作。

2.专业知识

秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。

秘书专业的基础知识应包括秘书学、写作学、信息学、文书学、档案学、逻辑学、速记以及秘书礼仪等等。秘书学是研究秘书工作的特性、一般规律和基本原则的一门学科。对于秘书来说，秘书学是专业中的根本，是从事秘书职业的入门学科、基础之基础。因此，现代秘书必须掌握秘书学。写作学对秘书人员来说非常重要，是关键学科。秘书工作者不但要从中掌握写作的基本理论，还要通过学习写作学掌握相当高水平的写作技巧，懂得不同文种的写作方法，以适应秘书的工作需要。信息学就是能把信息意识和信息技术授予现代秘书人员的学科。与此同时，现代秘书人员还要在不断地在学习信息学的过程中掌握新兴的信息技术，熟练电脑操作和办公自动化设备的使用，快捷地获取各种信息。随着办公自动化的发展，秘书人员在掌握信息等方面更加便捷，大大提高了办公效率和管理水平。此外，文书学、档案学、逻辑学、速记等专业学科也是秘书人员的知识结构中不可缺少的。

行业知识。秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外，对秘书职业早有按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。

3.相关辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。同样，学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服心理障碍、提高心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理活动和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。此外，秘书人员学习人际关系学也显得尤为重要，有利于发挥对内协调、对外公关的作用。

此外，秘书人员还应掌握一些诸如经济学、决策学、咨询学、预测学、文学、人才学、创造学、情报学、编辑学、新闻学、传播学、社会学等方面的知识，扩大知识面，以便使自己在工作中更加得心应手、挥洒自如。

三、现代秘书知识结构的优化途径

优化知识结构是伴随现代秘书的职业生涯甚至终其一生的过程。怎样去实现，如何来着手，我们应有明确的认识，应该尽快提出优化秘书知识结构的途径，以应对现代社会给秘书带来的机遇与挑战。具体途径如下：

（一）认清形势，强化意识；转变观念，找准定位

思想是行动的源泉，秘书应该清醒认识当今社会日新月异，强化学习意识。必须学会电脑、普通话、外语等系列知识，补充传统的知识结构，变被动为主动，才能适应知识经济时代。知识经济时代“信息爆炸”与“知识老化”并存，不思进取，拒绝学习，必将落后于时代，就不能胜任现代秘书工作。我们必须确立终生学习的观念。在此基础上，应结合自己秘书工作的实际需要，分析自己在具体工作上的长处和不足，并对自己的知识存量作一次盘点清查，确定今后的职业能力方向。按照科学合理、实际可行的原则，确定基本知识结构框架，明确需要补充、拓展的知识内容，这是优化知识结构过程必须要做的基础工作。

（二）勤奋刻苦，不断调整；结合实际，融会贯通

秘书不断地对自己的知识结构进行调节，要善于把过去所学的各种知识有机地组合成新的知识体系，并对新的知识不断地予以充实和扩大，并且能够随着客观条件地变化不断增强其适应性。因此，秘书人员在建立自己的知识结构过程中，应注意把握知识之间的纵横联系，按照循序渐进、系统完整、主辅结合、理论联系实际、不断更新的原则，逐渐充实和完善，以更好地发挥知识的整体功能。

（三）与时俱进，因地制宜；多种途径，实现优化

在优化发展知识结构的过程中，应立足现代秘书工作的实际需要，与时俱进，因地制宜，利用各种有效途径，灵活运用各种方法来实现知识结构的优化。首先是自学。充分发挥主观能动性，从工作中发现自身知识的盲点，主动学习相关知识，填补知识结构的缺乏；其次是函授学习。通过长期系统的业余学习，可有效的解决知识结构、专业特色方面的问题；再次是向身边的同志学习。“三人行，必有我师”、“十步之内，必有芳草”，同事中不乏身怀职业特长或经验丰富的智能之士。善于向他们学习，一定能获益匪浅；第四是短期培训。积极参加高校和社会上关于某方面知识的集中培训，可在较短时间内集中解决某项专业知识不足的问题；第五是进修学习。这是优化更新知识结构的最佳形式。但现代秘书工作任务较为繁重，可以利用假期进修；最后是考取“秘书职业资格证书”。以学代训、以考促学，给自身增加压力，可以在不长的时间内，获取资格证书，这是有效的促进知识结构优化发展的一种较好形式。

现代社会的发展对秘书知识结构的要求将会加大、加深，为了能更好地适应秘书工作，秘书人员除了掌握以前的知识结构外，还应该熟练掌握英语，熟悉电脑操作和办公自动化设备的使用，熟悉对外交往中的文化与礼仪知识，熟练掌握涉外法律知识和驾驶技能。在基础和专业知识上还应加深加固，把握好“三化”（即规范化、制度化、科学化）和“四个转变”（即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策、从收发传递信息转变为综合处理信息、从单凭老经验办事转变为实行科学化管理、从被动服务转变为力争主动服务）。秘书人员应该认清形势，强化意识；并用发展的观点丰富自己的知识，提高能力，挖掘潜力；善于把握和运用知识间的相互联系，结合秘书工作的实际来优化知识结构，紧跟时代潮流，充分发挥自身能力，更好的服务社会。

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作者简介：王雷（1984-），男，汉族，陕西宝鸡人，中铝兰州分公司秘书，研究方向：企业行政管理。