基于Web的文书档案信息管理系统的研究与设计
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摘要：该文通过对文书档案管理现状的需求分析，结合计算机网络通信技术和数据库相关技术，设计了基于web的文书档案信息管理系统，从而使办公文书档案管理的实现规范化、高效化、流程化和信息化。
关键词：管理系统 ；SQL；WEB
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）31-7466-02
随着Internet的全球化普及与应用，以信息化带动办公自动化，建立更加有效的文书档案信息办公管理系统，实现信息管理网络化、人性化、动态化、高效化已经成为一种发展趋势。
1 文书档案信息管理现状
目前，很多企业单位文书档案信息的管理工作还是手工操作，各种档案信息都以纸质文件保存，而纸质文件资料不易整理，修改和查询，管理工作特别繁重，工作效率低[1]。有一些单位开发了文书档案信息办公自动化管理系统，但大多基于单机版或局限于企业单位局域网内部，管理人员必须在单位局域网络内完成相关工作，而且，大部分系统是基于C/S开发的，兼容性较差，移植和升级都比较困难，导致系统难于联入因特网正常工作，因此，系统不能满足跨地区、跨企业、跨部门等档案信息的查询、修改、提交、存档等管理工作。针对以上问题，本文重点研究和设计基于Web的文书档案信息办公自动化管理系统，有效减轻档案信息管理人员的劳动强度，简化工作程序，提高工作效率和工作质量，实现档案信息管理动态化、程序化、高效化和科学化。管理人员可以随时随地通过Internet登录管理系统进行资料查询、修改、更新等各种管理工作。其他人员也可以通过申请的系统帐户登录系统查询、浏览相关资料，在线与管理人员交流相关信息等。
2 文书档案信息管理系统的设计思路
研究系统的功能、性能与技术需求，结合目前文书档案管理的实际需求和改革思路，借鉴国内其它相关企业部门研究的成功经验，采用B/S结构模式，计算机网络通信技术和SQL数据库技术，以SOA设计服务功能架构，突破地域空间的限制，设计基于Web的文书档案信息管理系统，以实现文书档案信息管理的规范化、流程化、高效化和安全化管理。
系统的性能与技术需求：系统将实现其功能的完善性、简易性、安全性、易扩展升级性和易维护性。具体讲，系统功能模块的划分必须合理，具体的业务和操作流程方便符合权限的各层管理人员和客户实现相应的操作任务；系统使用的开发技术可方便日后系统的改进、扩展、维护与升级，同时，系统应具有有效的安全机制来保障数据的安全，确保数据的准确可靠。
Web服务是指可以从Internet上获取的服务的总称，它通过标准的XML数据格式和通用的Web 协议为其他应用程序提供信息；其他应用程序可以使用Web服务提供的接口实现信息交换，实现特定的任务 [2]。而B/S 结构由浏览器、Web 服务器、应用服务器和数据库服务器组成[2]。它以HTTP 为传输协议，在TCP/IP 的支持下，客户端可以在任何地方通过浏览器访问Web服务器及其与之相连的应用服务器和数据库服务器[3]，从而实现用户对系统的移动访问。
3 系统的设计
3.1 系统的总体结构模块设计
基于Web的文书档案信息管理系统系统，如图1所示，主要面向四类用户：高层管理人员、一般管理人员、技术管理人员和客户。高层管理人员主要负责关键档案信息的审核与确认事务；一般管理人员主要负责其部门范围内的档案信息更新、甄别与确认，技术管理人员主要负责系统维护、升级与安全管理等，客户主要申请帐户、查询、提交相应档案信息等。
3.2数据库设计
SQL具有很好的Internet 集成性，可伸缩性、拓展性和严格的安全控制性，能很好地实现Internet数据业务互联[4]。数据库表的设计其实是将系统的业务模型转化为数据库的具体结构，因此数据库结构设计首先要了解和规划数据表和数据表之间的关系，特别是表与表之间的关联，每个表需要有一个唯一的行标识符和存储单一类型实体数据，同一个表中不要有完全相同的两条记录。本系统数据库中主要数据表有：用户数据表、高层管理人员信息表、一般管理人员信息表、技术管理人员信息表、客户等。
3.3系统的结构设计
为了架设系统，我们需先把部分相似的职能岗位进行融合归一，然后对各职能岗位管理人员和业务上进行融合，最后是通过档案信息管理系统形成业务模块，进行功能融合，真正把档案作为一种信息资源共享利用。系统的结构基于SOA（面向服务体系结构）来设计，采用Web Services技术来实现。首先把系统中各功能模块都分别定义为独立的服务，为表示层提供可调用的Web Services接口，业务逻辑层通过这其中的单个服务或多个服务构成的服务组来形成业务流程，当用户对其需要的服务进行检索访问时，首先到UDDI注册中心访问Web Service服务的注册信息，通过注册信息访问相应的Web Service的接口描述WSDL文档，并在本地生成对象[5]。
如图2所示，系统的界面模块主要有高层管理人员功能模块、一般管理人员功能模块、技术管理人员功能模块、客户功能模块。根据SOA的架构模式本系统模型分为四个基本层次：应用表达层、业务流程层、服务层和数据层。应用表达层是系统的用户与业务逻辑层交互信息的接口，业务逻辑层主要负责系统业务的处理过程和业务的规则，它将应用表达层和数据访问层联系在一起。
4 系统的安全设计
系统授予各类帐户相应的访问权限，访问权限与角色相关联，角色再与用户相关联，对于用户的登录权限应有相关的验证和数据保护。系统使用的数据库SQL的安全策略包括了操作系统用户验证、SQL用户验证、数据库访问权限、数据库对象许可等四个层面上的防护措施[6]。系统除操作系统及数据库自身安全外，还采用PKI技术来进一步加强数据加密保护，数据库安全的基础上把好用户身份认证这一关口。PKI技术是采用证书管理公钥，通过第三方的可信任的认证机构CA，把用户的公钥和用户的相关重要标识信息绑定在一起，在Internet网上进行用户的身份验证，以保证系统数据信息在传输过程中的机密性、真实性、完整性和不可否认性，保证信息的安全传输。
5 结束语
本文设计的基于WEB的文书档案信息管理系统，方便系统管理人员和客户通过Internet随时随地登录系统，实现其方便快捷档案信息各类环节管理工作。能有效提高跨地区、跨企业、跨部门的档案信息管理效率，为客户查询、更改、提交档案信息资料提供了更宽松自由的条件，实现文书档案信息管理的规范化、流程化、高效化和安全化管理。但是，系统只针对目前部分档案管理环节开发和设计，系统的使用、数据的直观性还需逐步的完善，待稳定运行后将应用到各部门。而且，随着档案信息管理方案改革与创新，系统还需不断优化和升级，使基于Web的文书档案信息管理系统发挥出其更大的优势。