表格缩小打印很简单

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最近，笔者遇到一个棘手的问题，原先编辑好的一张Excel表格，恰好容纳在一张A4纸上，现在需要将纸张型号改为B5，但仍要打印在一张纸上，这可让人犯了难。因为，通过缩小字号、调整列宽、行距等手段将文件实实在在地缩小到B5的纸上，有些麻烦。为此，笔者向一位Office高手求助，得其真传，有了以下简单解决方法。

一、Excel按照纸张的宽度和高度打印

1. 启动Excel2013，打开需要的工作簿文件，将所需工作表切换为当前工作表。

2. 单击“页面布局”选项，在“调整为合适大小”组，单击对话框启动器。

3. 在“页面”选项卡“缩放”标题之下，选中“调整为”复选钮，并确认“页宽”和“页高”前的方框中均为数字“1”，然后在“纸张大小”框中，单击“B5”（如图1）。

4. 单击“确定”按钮。

现在，再打印这张Excel表格，一张B5纸即可容纳下表格内容了。实际上，在进行上述设置后，Excel会按照需要缩小打印图像和文本，具体缩小百分比。我们也可以再次打开“页面设置”对话框，并在“页面”选项卡上的“缩放比例”框中查看。如果文件中有手动分页设置，那么在使用“调整为”选项后，它们将被忽略。

二、Word缩放至纸张大小打印

除以上所述之外，大侠还指教笔者其实Word也能缩小打印文档的。如果你编辑的Word表格也遇到同样的问题，同样可以像处理Excel表格那样，将Word表格缩小打印在较小的纸张上，具体来说，方法如下：

1. 启动Word2013，打开需要缩小打印的文档。

2. 在“文件”选项卡，单击“打印”。

3. 单击“每版打印1页”右侧的三角箭头，然后指向“缩放至纸张大小”，单击所需要的纸型，在“按纸张大小缩放”框中，单击所需的纸型（如图2）。

4. 单击“打印”按钮。

当打印缩放文档时，改动只发生在打印时，Word并未更改文档本身的设置。这一点与Excel不同，因Excel同时改变了对工作表的设置。

另外，如果你要将一张B4幅面的Word表格打印在A4纸上，除了用上述方法将其缩小打印在A4纸上外，还有一个一劳永逸的好方法，设置步骤是：在Word2013窗口，切换到“文件”选项卡，单击“选项”；切换到“高级”选项卡，在“打印”标题下，选中“缩放内容以适应A4或8.5×11"纸张大小”复选框（如图3），单击“确定”按钮。经过以上设置，在打印Word文档时，如果使用的打印机不支持当前文档页面设置中指定的纸张类型，则Word将自动对文档内容进行缩放以使其能够打印在A4纸上。

三、打印机自动按纸张大小调整打印

或许，你编辑表格所用的软件没有提供缩放打印的功能，比如有的财务软件生成的B4纸型的会计报表，该如何缩小打印到A4纸上呢？此时，你可以直接求助所用的打印机，将打印机设置为缩小打印。以下，笔者以HP LaserJet 5200l Series PCL 5打印机、操作系统以Windows 7为例说明将B4页面缩小打印到A4纸上的具体方法：

1. 单击“开始”，再单击“设置和打印机”。

2.右键单击HP LaserJet 5200l Series PCL 5打印机，然后在弹出的快捷菜单中，单击“打印首选项”。

3. 单击“纸张/质量”选项卡，在“纸张选项”标题下的“尺寸”框中，单击“B4”（如图4）。

4. 单击“效果”选项卡，在“调整选项”标题下，选中“文档打印在”复选钮，并在其下的框中单击“A4”纸型，同时选中“缩放以适应”复选框（如图5），单击“确定”按钮。

之后，当进行打印时，系统将自动对打印的内容进行缩放以将其恰好打印在A4纸上。特别要提醒大家的是，如果以后不需要将打印内容缩放到A4纸上，需要按以上所述操作在“调整选项”标题下，选中“实际尺寸”复选钮，否则打印机将一直进行缩放打印。

将表格进行缩小打印省去了调整表格的麻烦，何乐而不为呢？愿笔者以上所述对你能够有所帮助。

-王杰