对档案馆应急机制建设的分析
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[摘 要]作为长期集中保存档案的机构，档案馆的防灾应急和抢救善后工作非常重要。本文针对档案馆可能遇到的突发性事件及当前档案馆的安全管理现状，从增强防灾意识、实行安全现状评估和建立防灾应急和抢救机制等诸方面对如何建立健全档案馆应急机制进行探讨。
[关键词]档案馆；应急机制; 建设
一、背景综述
突发事件大多是人命关天或对人们生活和经济建设工作造成重大影响的事件。不少发达国家都有《紧急状态法》，对如何应对突发事件作出明确的规定。
2003年SARS爆发，给国人带来了对突发事件的切身体会，SARS事件的出现，凸现了我国在突发事件应急机制方面的制度缺失，也给我们一个启示:档案馆作为一个为公众提供文献信息服务的机构，应提高公共服务和社会管理水平，要加强行业安全管理工作，为此，也应建立突发事件应急机制，以保证读者和国家财产的安全。
档案馆作为一个为保管档案载体，提供信息服务的公共机构，建立突发事件应急机制，就是把加强行业安全管理，提高公众服务水平，应对突发事件纳入法治的轨道，以建章立制的形式，将档案馆有可能遇到或出现的突发事件告知工作人员。对工作人员进行有关处理突发事件的教育，增强群体防范意识、明确工作责任。消除档案馆里人员在突发事件发生的恐慌心理，提高科学、理智、迅速地处理各种突发事件和复杂局面的能力。并在突发事件的处理与善后过程中，依据突发事件应急机制的有关规定检查、评价有关工作和总结经验。
二、档案馆应急机制建设现状及其意义
2007年某市市政园林局档案室发生墙内自来水管爆裂，导致档案室受淹的突发事件。事件发生后，档案工作人员由于缺乏科学的应急预案指导，未能及时采取得当的抢救措施，致使该市自20世纪50年代至今保存的各类档案遭受不同程度的损毁。从这个个案可见，我国档案机构应急机制建设存在不足，档案应急机制普及面窄，人员实战经验不足，难以应付突发事件，建立健全档案应急机制具有重要意义。
（一）档案馆应急机制建设存在的不足
1.档案防灾意识不强，预防范围狭窄。近些年，新建的档案馆，抗自然灾害的能力比较强，这难免使一些人滋长麻痹大意思想，也淡化了档案部门对应对重大突发事件的研究，在一些突发事件面前，不是措手不及，就是束手无策，给档案造成不应有的损失。随着电子文件的广泛应用，档案信息化建设的快速推进，档案应急管理的范围不断扩大。但是，目前档案防灾主要内容还一直停留在“八防”上。对于新载体的安全保管、档案数据库的维护，研究得不深入；档案信息网站建设防范措施并不十分严谨，从这一个个侧面就不难看出档案部门对重大突发事件估计不足。
2.档案部门间横向联系不紧。档案部门应对重大突发事件不能仅限于自身的力量，必须与相关部门联手进行。但是，多年来档案部门缺乏同专业部门的沟通和配合。假如档案馆发生火灾，消防部门不清楚档案馆的建筑构造和档案分布情况，在灭火过程中可能对档案造成不必要的损毁。档案部门加强与消防部门联系，让消防官兵了解档案馆房的结构、档案的门类、档案的分布，共同制定消防措施，必将达到事半功倍的效果。
3.档案馆防灾应急技术设备落后，档案管理人员缺乏防灾实战演练的经验。当前，档案部门普遍存在投入少、资金缺、技术落后、设备陈旧的问题。且不说在重大突发事件来临时难以迅速转移档案， 就是必要的日常管理设施也难以完备，更不能奢望及时采用先进技术。这具体表现为不能按时足量更换和配备消防器材，防盗、防火自动监控系统的安装覆盖率更是低下。近些年，常见档案部门组织开展诸如防火等演习，但是实际效果并不理想。紧急关头不会使用消防器材，打不开库房、卷柜门，找不到电源开关和联系电话的现象时有发生。这说明很多演习只注重了形式和过程，没有注重实践和对档案人员心理素质的磨炼，也说明档案部门还没有完备的行之有效的应急措施。
（二）建立档案馆防灾应急机制的意义
突发事件的发生除其具有突发性外，往往还具有不确定性、不可预料性以及不可抗拒性，由此产生的灾害将直接危及档案的安全，还将直接关系到国家安全和经济社会发展的大局，更关系到人民群众的生活和生命财产的安全。因此，档案馆要结合自身实际情况，建立健全档案馆安全应急处置预案，形成“横向到边，纵向到底”的预案体系，完善安全监督和管理的工作机制，增强档案工作者的防灾意识，提高应急反映、协调配合和有效处置突发事件的能力，做到常备不懈，随时准备应对可能发生的各类突发事件，有效避免、防止和减少危害档案安全事件的发生，确保馆藏档案的安全。
三、如何建立档案馆安全应急机制
（一）档案馆安全现状评估体系
档案馆安全现状评价，就是通过对档案馆服务系统运行现状及安全管理情况的调查分析，进行危险、有害的因素识别，并做出危险、有害因素危害程度的评价。通过该评价，可以找出档案馆日常管理存在的危险、有害因素并确定危险程度，提出合理可行的安全对策措施及建议。
档案馆安全现状评价涉及馆藏资源、管道系统、安全防护、建筑物结构和相关配套辅助设施及管理制度等方面内容，评价其是否符合安全规范要求。安全现状评价的内容包括：（1）危险、有害因素辨识；（2）采用科学合理的安全评价方法对危险、有害的因素进行评估；（3）对发现的事故隐患，根据量化的安全状态参数值，进行整改优先度排序；（4）提出安全对策和建议。
档案馆安全现状评价的工作程序应该包括：（1）确定安全现状评价范围。（2）通过对档案馆管理流程进行详细分析，辨析可能存在的危险、有害因素及其分布，并根据评价对象的特点，选择合适的安全评价方法。（3）科学、合理地分析安全评价。通过查阅相关资料、现场检测及与档案馆工作人员座谈，对每一安全评价对象进行分析，对其可能存在的危险、有害因素进行分析评价。（４）确定评价结论，并完成安全现状评价报告。
档案馆安全现状评价要有重点、有步骤进行。重点对安全管理制度、安全管理组织、档案馆主体、安全防护设施等内容，运用选定的分析方法对存在的危险、有害因素和事故隐患逐一分析，确定事故隐患部位、预测发生事故的严重后果，同时进行风险排序，结合现场调查结果以及同类事故案例分析其发生的原因和概率，模拟发生灾害性事故时的破坏程度和严重后果，为制定相应的事故隐患整改计划、安全管理制度和事故应急救援预案提供数据。