认知视角下演示文档中文本及视觉语言的运用
开篇：润墨网以专业的文秘视角，为您筛选了一篇认知视角下演示文档中文本及视觉语言的运用范文，如需获取更多写作素材，在线客服老师一对一协助。欢迎您的阅读与分享！
[摘 要] 制作演示文档是现代职场的一项重要技能，了解人的认知习惯有助于提高文档的“易获取性、易理解性和有用性”。综合国内外相关文献的研究以及对演示文档实例的比较和分析，发现演示文档的文本和视觉语言在篇幅、字体、字号、颜色、图示、动画等各方面对信息的有效认知会产生明显的影响。加强受众意识、建立受众视角、采取受众分析是优化演示文档信息传播中不可忽略的环节。
[中图分类号] H0—05 [文献标识码] A [文章编号] 1671—6639（2012）01—0050—07
引言
演示文档广泛地用于会议、展示、教学等领域，是现代职场中很常见的沟通形式之一。它的独特优势在于其可以高度地融合文字、图表、符号、声音、视频、动画等信息为一体对目标主题进行直观描述。西方人把演示文档称为职场语言，认为能够有效地使用演示文档的员工往往能够在同行中胜人一筹[1]。由此可见，在演示中清晰有效地传递信息和说服观众是个非常重要的技能。
西方对于演示文档的研究和演示技巧的重视从他们的相关图书和文献的丰富程度可见一斑。西方知名的图书商Amazon网站上与演示相关的英文版图书有2万多种，相比之下，其网站下中文版的图书仅有300多种，而国内最大的中文图书商当当网上搜索出来的还要更少，不及100种。同样，与演示相关的英文文献在许多学术期刊中都可以查阅到，而中文文献就很少见，国内对该课题的研究大大滞后，除了电脑专业杂志上探讨演示文档制作的技术性文章以外，公开发表的研究论文寥寥无几[2]。中国知网上（）搜索出来的结果也证实了这样的事实。
在中国目前的教学体系中，演示类技能课程不属于主流课程，大多数学生未经过相关课程的教学指导，他们制作演示文档的技能或是在课后摸索出来的，或是在毕业后到工作岗位上才学会的。从认知的角度出发来学习如何运用文字语言和视觉语言来提高演示文档的质量是非常有必要，也是大有用处的。
一、 认知习惯与演示文档
人习惯通过感知来思考所获得的信息，脑科学家研究表明人类99%的知识是通过感知而习得，且绝大多数人属于视觉类学习群体，这类人群需要经过“看见”所要学习的信息之后，才会建立信息间意义的联系[3]。注意是信息得以输入的前提条件，只有被注意到的信息才有可能被进一步加工，进而储存在记忆里，但人的注意是受限制的，即注意能力具有有限性，这就决定了注意是有选择性的，即人类有限的注意能力必须有选择性地分配给相关信息，注意在一定程度上受人的主观能动性的控制，注意决定意识的可及与否，注意是行为控制以及学习的基础等[4]。演示文档通常是提供经过筛选或提炼后的精华信息或关键信息，所呈现的内容目的性很强，或是通告，或是汇报，或是媒介，或是宣传，如果内容不够精炼，堆积过量信息，超过观众有限的注意能力，其便无法有效地选择和分配注意力，当观众的注意点无法聚焦，演示内容也就不容易受到注意，导致信息传递的失败。
根据Paivio的双码理论（dual coding theory），人类具备同时驾驭和处理文字和视觉两种信息的能力。Mackiewicz指出观众在听演示者发言的同时，可以不费劲地接收和对演示文档中的图片类视觉信息释义。而相反地，观众难以同时处理两种类别的文字形式的信息输入，当他们专注于听演示者发言时，就不能同时有效地阅读幻灯片上过长的文字信息，因为两种信息都是以文字为载体，虽然一个是书面文字，另一个是口头文字[5]。这说明，文本和视觉两种手段在信息传递中有其独特的互补的作用，在演示文档中综合地运用这两种手段，比单独运用其中一种更容易达到理想的感知效果。
哈佛大学已故语言学家Zipf所发现的“省力原则”（Principle of Least Effort）可以用来很好地解释人类认知行为的倾向。不管是处理文本语言还是视觉符号，观众往往会下意识地用省力的方式去获取所需要的信息，他们自然期望信息的呈现方式是“简单、易懂、易用”。如果视觉信息就能满足观众的需要，文字信息就很可能会被忽略。所以，演示专家Doumont 提倡应尽可能地在演示文档中融入视觉语言[6]。学者Blokzijl and Naeff的研究发现，演示文档中最受观众喜欢的元素有：好的文档布局、易读性、使用图表、图片等，相反的，观众最不喜欢的元素是：低劣的文档布局、不当的色彩组合等[7]。这些元素正是视觉语言中的重要组成部分。
演示文档究竟是应遵循“演示人省力原则”还是“观众省力原则”呢？回答是不言而喻的，好的演示文档不仅要具有“易获取性（accessibility），即让观众愉悦舒适地获取信息”，同时还应保持信息对于观众的“易理解性（comprehensibility）和有用性（usability）”。基于这样的认识，演示文档制作人就不能“省力”而应“努力”地充分地考虑到观众的期望、观众认知的能力等因素，既要避免信息过多，也要避免信息不足，如学者燕梅、任翔所说：“如果演示文档信息超载或信息不足都会破坏人体信息平衡，给机体带来严重的不良影响， 信息超载会使人产生冷漠的态度， 相反信息不足也使人产生不安和痛苦。”[8]了解人的认知特征有助于加强问题防御意识，在演示文档的制作或是其他信息沟通中避免出现不利因素。
二、 演示文档中的文本语言运用
演示文档的主要用途通常是：展示（向观众通报某方面的资讯）、说服（为赢得某种期望的结果）、汇报（使观众获取信息后可以确定某种行动）。它一般是在较大空间下以屏幕放映的方式呈现信息，它的用途和使用环境特点决定了其对于文本语言的要求，具体体现在篇幅、段落（句长）和文字等几个方面。
演示文档的文本应该有明确的指向性和非歧义化的特征，尤其是在没有演示人的大型宣传展示活动中，演示文档是观众获取信息的唯一途径，他们没有机会与演示人互动从而获取信息、补充或修正自己对文档的理解。不同于word文档的使用环境，演示文档针对的对象多是群体观众，为了保证不同的阅读角度和视觉距离的观众都能获取足够清晰的信息，文档中幻灯片上的文字字号要远远大于word文档，所以，幻灯片的篇幅里能容纳的文字量也就非常有限。为了避免文字拥堵的幻灯片，西方的学者提出了“6X6”原则[9]，意指幻灯片里每行不超过6个字，每张幻灯片不超过6行文字，下图1就是遵循6X6原则制作的幻灯片。后来也有学者提出“7X7”原则。