高校公务卡运用的实践与思考

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【摘 要】 “如实记载经济业务，明确经济责任”是会计工作的核心，高校运用公务卡在实务中有利有弊，文章围绕会计工作核心，分析了公务卡使用的利弊之处，并提出了相应对策。

【关键词】 公务卡； 高校； 会计凭证

“如实记载经济业务，明确经济责任”是会计工作的核心，长期以来，高校日常报销存在大量提取和使用现金现象，给高校单位财务管理和工作人员使用带来极大不便，并且现金支付透明度较低，难于监督管理，容易诱发现金使用不规范甚至腐败问题。国库集中支付改革后，财政资金支付使用日益规范，但现金结算使用仍然缺乏有效监控。为了从源头上堵住现金支付的漏洞，实现透明消费，切实把公务支出置于阳光之下，推行公务卡制度是目前较有效的方法。

一、对高校公务卡使用的理解

（一）公务卡的相关知识

所谓公务卡，是指财政预算单位工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡，并可用于持卡人个人消费。其用法与普通信用卡相同，它既具有一般银行卡所具有的授信消费等共同属性，又具有财政财务管理的独特属性。是消费支出具有“雁过留声”特点的银行卡及其与此相关的电子转账支付管理系统。根据暂行办法，公务卡实行“银行授信额度，个人持卡支付，单位报销还款，财政实时监控”的操作方式，对于差旅费、会议费、招待费和零星购买支出等费用，使用公务卡支付结算。

（二）公务卡使用的程序

公务卡制度的操作运行采取“银行授信额度，个人先行支付，单位审核报销，财政实时监控”的公务卡操作管理机制。“银行授信额度”意味着银行向公务员个人进行授信，并要求预算单位统一组织本单位工作人员向发卡行申办公务卡。“个人先行支付”明确了个人垫付在整个报销流程中所起到的作用，并且明确了公务支出发生后，持卡人需及时向所在单位财务部门申请办理报销手续。“单位审核报销”则明确了单位在这一流程中有责任通过交易查询来验证公务消费的真实性，同时需在报销环节中补录必要的监控信息。

为了保证经济业务的真实性、更加明确经济责任，在高校推行公务卡的过程当中，要围绕着会计凭证展开工作、设计报销流程。

（三）引入公务卡报销的手续问题

在引入公务卡作为报销手段之后，报销流程就需要进行变革：公务卡的报销流程与过去现金报销大不相同，使用公务卡进行公务支出后，报销人不仅要提供发票等报销原始凭证，还要同时上交银行卡POS付款凭条，按照原财务报销程序审批，与销售商、银行信息核对无误后办理报销手续，财会人员必须将发票和POS付款凭条一并作为原始凭证制作记账凭证，并将报销金额划入相应的公务卡内。如果持卡人在从事公务活动中，将POS付款凭条丢失，将视同现金报销履行相关审批报销程序。

二、做好公务卡支付管理的重要性

实际报销实践中使用公务卡的几大优势：

（一）降低风险

高校推行公务卡，无需在报销过程中提取和使用大量的现金，避免了出纳领取、支付现金差错风险，比较安全、方便；简化了报销过程，原来报销人报销后拿到的是现金，采用公务卡无现金后，经办人按规定使用公务卡刷卡支付后，取得相应的报销原始凭证和POS消费交易凭条，到财务处报销，财务处将金额直接打到公务卡上，也减少了报销人携带和管理现金的风险。

（二）及时性原则的体现

刷卡消费后，促使报销人员及时办理报销手续，跟银行清算，否则超过透支免息还款期将对持卡个人产生利息成本，从而杜绝了以往实拨资金使用后拖延报销的问题，同时这也执行了会计准则中及时性原则。

（三）支付程序的透明化

高校推行公务卡后减少预先借现金的业务，经办人可直接刷卡消费，凭POS消费交易凭条报销，使所有的支付行为都透明公开，都有据可查、有迹可寻，且所开具的发票金额必须与POS凭条一致，可以实现全过程的监督。减少了传统为报销出现的凑票、多开、虚开发票的现象。

（四）高校社会形象的体现

公务卡的使用，减少了经办人等候排队报销的现象，为经办人提供了快捷的报销、转账结算服务，提高了高校的财务工作效率，也促使财务会计人员要不断学习新会计理论和新的会计准则制度，熟悉并掌握新的操作规程，要不断提高学习能力，创造性地开拓会计工作新局面，这同时也提高了财务作为服务窗口的形象，提升了高校在社会中的形象。

（五）高校财务成本的降低

高校推行公务卡，高校日常部分开支在公务卡信用期限内使用的信用额度资金，实际资金使用过程中占了一部分银行信用额度资金，也大大节省了学校日常开支。

三、高校公务卡管理存在的主要问题

公务卡作为现代支付手段，作为新生事物，在报销推行中还存在一些问题有待以后解决：

（一）公务卡的可接受度不高

受传统报销领取现金观念的影响，一部分教职工，特别是年纪大的人很难接受持公务卡消费的习惯，消费时是“一手交钱一手交货”的陈旧落后的观念模式，不愿意刷卡；报销完毕是拿到现金觉得比较踏实、实在，影响了对公务卡的认可程度。

（二）高校公务卡使用的不便捷性

工作人员现有的各种银行卡太多，每年要缴纳银行卡的年费，不愿意再为公务卡而增加拥有银行卡的数量。且在实际购买付款过程中不能使用公务卡的情况下，提取现金需要手续费。在平时保管卡的过程中，银行卡容易消磁，容易带来一系列的使用公务卡的困难，到银行加磁，或者重新补办一张银行卡，需要经过繁琐的手续和一段漫长的时间。银行对公务卡的注销、查询、新办等业务没有专门的受理办法，出现的问题也不能及时有效的处理。

受用卡环境的影响，一些中小城市及小单位，特别是偏远地区刷卡网点比较少，经办人员在办事过程中不是所有的场所都可以刷卡消费，使消费受到限制。

由于单位所使用的刷卡机不能联网通用，所发行的公务卡种也非银行标准卡，给单位和持卡人带来诸多不便。

经办人不留POS凭条，持卡人在进行刷卡消费后，没有留下POS付款凭条的习惯，在报销时就不能提供相关刷卡记录凭证，导致报销不规范，且也容易使教职工产生抵触情绪。

（三）公务卡消费与现金消费的差异性

目前，刷卡消费与现金消费仍存在一定的价格差异，一是由于银行要向商户按照刷卡金额的一定比例，收取一定的POS机使用费用，致使商户想方设法转嫁费用，这就增加了购买者的采购成本。二是由于购置办公用品、公务接待等个体商户、私营企业价格要相对便宜，便于商讨折让折扣，但一般不具备刷卡条件；而大型商场、酒店等虽具备刷卡条件，但价格较高，从而形成价格差异，增加业务支出成本。三是由于出差公务各地经济发展条件不同，出差住宿报销标准不一致，使得有些住宿标准比较低省份的出差人员无法入住具备刷卡条件的宾馆，而寻找符合住宿费报销标准的宾馆，采用现金结算，从而导致刷卡消费价格与现金消费的价格差异。

四、加强公务卡使用合理性的建议

从实现会计核心任务来看，通过银行记录及凭条等原始凭证，通过各种相互牵制来保障经济业务的真实性、合法性、完整性，进一步明确经济责任，公务卡的使用利大于弊，财务部门应当采取进一步措施来推广使用公务卡，并加强内部制度设计以保证其顺利实施：

（一）科学限制现金的使用范围

应从制度上明确公务卡结算的范围和目录，使公务卡制度针对性更强，更易于单位操作执行。根据单位内部财务制度，进一步合理规范使用现金的范围，实行公务卡结算后，一般不再使用现金方式结算。除特殊情况，经单位领导与财务审核同意后，可以继续使用现金方式。比如，需要使用现金发放的慰问金、个人劳务费、讲课金、职工出差补贴等有关支出，以及在不具备刷卡条件的商业零售点发生的1 000元以下零星支出，等等。

（二）宣传使用公务卡的优点

在平时报销过程中主动向教职工宣传公务卡的优点，介绍使用公务卡的安全、便利、实惠等优点，提高教职工对公务卡认可度，改变实施公务卡报销在教职工心目中的形象，使他们能够对公务卡有新的正确的认识。

（三）与银行修订公务卡协议，方便使用公务卡

为方便教职工使用公务卡，单位可以和银行协商制订有利于教职工方便使用公务卡的有关协议。如单位可以为职工统一办理公务卡，省去有关繁琐的手续；取消年费、免手续费；对于消费金额大的可以适当延长免息还款期；公务卡使用人可以适当在提款机上提取少量现金且不收手续费等。目的是为广大公务卡使用人员提供一个沟通、交流的平台，促进公务卡业务不断完善；切实改善公务卡的用卡环境，为公务卡推广使用营造更有利的条件，同时加强公务卡的后续服务，使教职工能放心用卡、大胆用卡。比如为持卡人提供各种增值和特色服务，开展多种多样的用卡优惠活动，调动持卡人的用卡积极性。

（四）进一步完善内部财务管理制度

强化单位财务管理，促进公务卡的使用，结合本单位的实际和业务特点，建立健全内部公务卡报销财务管理制度，明确报销操作程序，完善关于转账结算、公务卡结算和公务卡结算后现金使用规定等管理办法。严格限定单位现金支取范围及额度，超限的必须使用公务卡结算，增加公务卡使用的刚性，以确保公务卡结算内容的统一规范。其中必须加强财务人员公务卡结算知识的相关业务培训，增设公务卡信息维护岗位，合理配备财会人员。

【参考文献】

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