高校教师业务档案的信息化建设与管理
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摘 要：当今社会，人类正在迈进一个全新的信息时代。随着计算机技术的普及和网络技术的发展，管理工作日趋现代化、科学化，对教师业务档案的管理提出了更高的要求。
一、教师业务档案信息化建设的重要性和必然性
当今社会，人类正在迈进一个全新的信息时代。信息资源与自然资源、人力资源共同构成支撑现代经济社会发展的资源体系。信息资源是知识经济时代重要的国家战略资源，是实现经济与社会的全面和可持续发展的基础条件。对信息资源的管理、开发和利用水平，是衡量一个国家综合国力和国际竞争力的重要标志之一。世界各发达国家无不把占有、开发和利用信息资源作为一项基本国策。高校作为培养人才的基地，对日益增长信息资源的规划、管理与利用，是落实科学发展观、推动学校全面发展的重要途径，也是开发人力资源、合理使用人才、培养人才的需要。
随着计算机技术的普及和网络技术的发展，管理工作日趋现代化、科学化，对教师业务档案的管理提出了更高的要求。我校由于各种原因，至今没有建立起完整的教师业务档案，更不用说是比较完善的教师业务档案信息管理系统。因此，建立健全我校教师业务档案是非常必要的。
高校教师的业务档案主要包含教师的教学过程记录、科研过程记录、进修过程记录等方面的信息，它们动态性强，信息量大。它既丰富了人事档案的内容，弥补了人事档案程式化描述较多、记录单一的不足，又全面记录个人业务全面发展的轨迹，展示个人特点。从现在档案管理情况看，手工管理方式和简单的计算机管理方式已难以满足要求，急需建立起与之相适应的网络信息管理机制和方法。因此，充分运用计算机和网络等现代信息技术手段发挥计算机存储量大，查询速度快的特点，建立起符合高校教师业务档案信息管理系统，对全校师资及教师个人实行全方位、多角度的综合管理，已成为我校教师业务档案信息管理工作发展的必然趋势。
二、教师业务档案信息的基础构成
1.教师的基本情况。包括教师姓名、性别、出生年月、政治面貌、职称、职务、任职年限、参加工作时间、来校时间、专业、学历、学位、修业年限、毕业学校、主要工作简历、社会兼职等材料。这部分材料是教师的“外包装”，也是其它材料的基础。
2.专业技术职务材料。包括校内职称管理、评审、聘任条例；通过人员名单公布和聘任文件；初级、中级、副高、正高各级专业技术职务呈报表及聘任职时间、专业技术资格证等材料。
3.教学材料。包括课堂教学、实践教学、试卷等材料，如：教师历年的任课情况、授课名称、完成教学工作量、教学计划进度表、教学事故记载、班主任工作等材料。
4.科研教研教改材料。包括教师公开发表或在各类学术会议上交流(宣读)的学术论文、论著和自编或合编的教材登记表，以及科研、教研成果鉴定书等材料。
5.奖惩材料。包括教师获表扬、奖励或处罚的文字记录，如：获奖的时间、地点、颁奖单位级别以及背景性材料；教师本人获得的各类荣誉证书，以及指导学生参加各类竞赛和社会实践活动获奖的奖牌、奖杯、照片、声像资料等。
6.考核评价材料。教师任职期间的考核情况。如：教师的学期和学年教学计划、教学小结、教学效果、同行评价、组织考评、学生评教结果等材料。
7.进修培训材料。包括外出考察报告、脱产或在职进修计划与进修报告、进修成绩等材料。
8.廉政自律考核材料。包括婚姻状况、经济收入状况、个人财产状况、住房等材料。
三、教师业务档案的网络信息化管理的内容和过程
1.档案信息数字化。档案信息数字化主要涉及纸质档案的数字化、声像档案的数字化、实物档案的数字化等。纸质档案的数字化，一般通过扫描得到纸质档案的图片文件，然后进行转换和校正，将图片文件中的文字部分转换为文档文件，而将插图仍转化为图片文件，并插入转换后的文档文件中，最终形成纸质档案的数字化。而声像档案则通常通过各种转录设备与计算机相连接，利用各种转录软件如realplay系列软件进行转录，最后形成相应格式的音、视频文件。对于实物档案，一般通过照相、摄影等手段形成影像、视频文件，然后按照片或声像档案的处理方案来处理。
2.档案信息编目。档案信息编目的过程一般来说，应在完成了档案数字化的基础上进行，但这不一定是最好的选择。即便档案实体并未完成数字化，但为了达到尽快利用计算机管理从而提高管理效率、取得管理实效，首先进行档案目录的数字化。即在传统编目基础上，首先进行计算机编目管理，档案实体的数字化暂时搁置。这种方法工作量小，操作性强，容易达到实效，对于像我校没有形成系统的档案数字化理论和技术构架的单位，尤其适合。档案信息编目所采用的技术构架，一般是利用关系数据库对档案实体的编目信息进行管理。关系数据库具有强大的排序、索引、检索能力，因此对于档案编目信息的管理非常有效。
3.档案信息检索。档案信息编目的是为了提高档案检索能力。档案信息检索是档案信息化工作非常重要的组成部分，也是表征档案信息化水平的关键因素。检索的要求体现在检全率和检准率。由于档案分类的局限性，互相关联的档案常常分散在不同的信息门类中，因此，要提高检全率常常需要跨门类、跨全宗查询。在技术上则表现为跨表、跨库甚至跨网络的分布式查询。检准率的要求更加复杂。满足检准率的要求，需要考虑两个方面的问题，一是如何将档案信息组织成具有完美结构的“档案知识”体系；二是如何提供最适合检索目标的检索词及词序或者检索语句。
4.档案信息编研。档案信息编研就是对档案信息进行知识挖掘。它是信息时代档案管理最为重要的内容，对于决策支持具有重要的现实意义。具体来说就是需要运用多媒体制作技术对文字型、图形图像型、声音型的档案信息进行综合处理，形成图文并茂的电子版档案信息编研成品。
5.档案信息传输。档案信息的传输有很多种途径，网络服务模式是计算机网络发展与档案编研工作相结合的最新途径，也是现代社会研究的热点。具体来说就是将档案信息编研成品通过网络以电子文献的形式提供给决策者，为决策者提供服务。
四、教师业务档案信息化管理的深远意义
1.可以极大地提高档案信息资源的开发效益。计算机网络提供了一条超级通道， 凡是能上网的职能部门和教师均可查阅自己权限内的个人档案信息， 他们可以在较短的时间内查询大量档案信息，提高档案信息的集中利用程度和利用效益。
2.可以显著提高教师的工作效率。借助网络查询档案信息，既可节省时间，也可节约经费，从而可以明显提高工作效率。
3.可以减轻档案馆工作人员的工作压力。利用网络技术传播档案信息，可以相应减少实际到档案馆利用档案的人次，从而相对减轻档案馆在阅览条件、接待人员安排、检索工具建设等方面的压力，便于档案馆工作人员利用更多的精力从事档案信息资源开发工作，为学校决策提供更强有力的信息支持。
4.可以扩大档案信息的综合利用。借助于网络技术使丰富的档案信息资源能及时出现在教师面前，有助于更多的教师了解档案，认识档案，进而实际利用档案，如此将有助于提高全校教职工的档案意识， 扩大档案信息的综合利用。
参考文献：
[1].王 健：《关于档案数字化优化模式的探讨》，《档案学通讯》，2007.1。
[2].薛四新、彭荣、陈永生：《档案信息化应用系统建设》，机械工业出版社，2006。
[3].岳 泉：《SO收录信息管理学科领域论文的主题研究》，《情报科学》，2004.4。
董建莉、徐世峰、李 娜：青岛理工大学。