做好大中专毕业生档案管理工作的几点思考
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毕业生档案是人才信息的重要载体，是个人经历的全部记录，是学生在校期间学习、生活、政治表现及各种社会实践的真实历史记录，是学生家庭社会关系、经济状况的主要原始材料，更是将来走上社会用人单位审核工龄、审核个人政治思想表现等的重要依据。新单位入职审查，公务员、事业单位招考政审，流动人员计划生育相关事宜，以及婚姻状况证明等也都会用到人事档案。在社会主义市场经济对人才需求加速的今天，规范管理大中专毕业生人事档案，对促进人才交流，发现、推荐、使用好人才尤为重要。
一、目前大中专毕业生档案管理中存在的问题
1.毕业生对人事档案不够重视。随着市场经济的发展，就业方式的多样化，档案的作用相对降低。一些毕业生对档案不了解，也不关心。调查中发现，有60%的学生认为“找工作看重的是能力，档案不怎么重要”；只有15%的学生认为“以后要找工作，档案很重要，不能遗弃”。据调查，大中专毕业生最容易出现三种档案问题:一是毕业时未通过正常渠道办理就业手续，以工人招工手续入职，重新建立职工档案，放弃学生档案，成为“弃档族”。二是很多非公有制用人单位不要求档案，毕业生在完成向人才流动服务机构存档手续后就失去了踪影，长年不见踪影，成为名副其实的“忘档族”。三是贪便宜图方便，将档案带在身上，成为“口袋档案”。这些都是因为缺乏对人事档案重要性的认识，不知道将来政审、调资、出具证明、介绍信、职称晋升均要以档案材料为依据。
2.档案管理不够规范。由于种种原因，一些单位在档案管理上还没有形成符合各自特点的实施细则和制度，在执行过程中也存在不够严格的现象，使档案管理流于形式，仅仅充当了档案“保管员”的角色。每年对接收到毕业生档案，只是按毕业院校、接收时间、所学专业、生源、学历等进行登记、编号、录入，没有严格按照管理档案的程序操作，这些不规范的操作直接导致档案材料的不完整。加上无法与毕业生取得联系，久而久之，档案管理者也说不清那些无头档案的情况，阻碍了人事档案的开发利用，影响了人事档案管理工作的可靠性、严肃性，降低了人事档案工作效率。
3.档案管理手段落后。干部人事档案工作大多沿用手工操作，整档手续繁琐复杂。《干部档案整理工作细则》要求对档案材料进行技术加工和装订，案卷要做到卷面整洁，整齐平坦。对不规则、破损、卷角、折皱的材料，要进行技术加工，既不损坏档案原貌，又不造成档案材料的毁损。信息化时代的人事档案工作除了要求人事档案工作者要具备良好的政治、道德素养，还要求人事档案工作者要掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力，但目前真正能够达到要求的寥寥无几。
二、提高对毕业生档案工作重要性的认识
1.对毕业生做好宣传工作。利用多种渠道向毕业生宣传有关人事档案的重要性，努力做好咨询服务工作，让广大的毕业生充分认识到，在新的形势下，无论从事什么样的工作，毕业生人事档案都不是可有可无的，它对毕业生今后就业、生活方面都有着极其重要的影响。人事档案是反映毕业生综合素质的重要载体，是企事业单位选人用人的重要依据，更是公务员招考和升学考试中政审、考察的重要材料，是对毕业生本人进行定位的重要参考，也是人才交流的重要信息。
2.提高档案管理者自身素质。随着大中专毕业生由人才资源向人力资源转化的这个过程不断深入，毕业生档案管理和企事业单位工人档案管理出现融合趋势，部分单位存在一个弱化现象，这就给我们的毕业生档案管理工作提出了更高的要求。要充分认识到毕业生人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，要牢固树立科学的人才观，重视毕业生资源的开发，打破以往旧的管理模式，学习运用现代化科技手段和先进的管理方法基本技能，不断改进工作方式、方法，创新工作模式，提高工作效率，开发、管理和利用好毕业生人事档案这一信息资源，高标准的做好服务工作。
3.用人单位要高度重视档案信息。人事档案真实地记载着一个人的成长过程，它反映了一个人的真实面目。毕业生的档案材料虽然少，但材料的内容十分重要，它是全面考察、了解和正确使用人才的重要依据，是毕业生综合素质的体现。因此，用人单位在使用人的同时，必须全面掌握一个人的信息，这样才能根据需要正确地选择、使用人才，让其在适合自己的岗位上发挥特长，为社会创造财富。
三、加强对毕业生档案的管理
1.建立专门的毕业生人事档案库。毕业生档案要集中统一管理，特别是大型国有企业，要将毕业生档案和工人档案分开管理；毕业生就业管理部门要对接收到的派遣期内的毕业生档案要重新核对、整理，根据毕业生的基本情况，分门别类，按姓名、专业、学历等统一编号，并建立多种检索方式，便于查找与利用，为用人单位提供人才信息资源，实行科学、规范的管理。对超出派遣期的毕业生档案要及时移交人才交流部门管理，尽可能地联系毕业生到相关部门办理人事业务。
2.加强收集工作，完善档案内容。档案工作者要有高度的责任感，按照《干部人事档案材料收集归档规定》文件精神，结合工作实际，制定相应的制度，全面收集材料，特别要注意收集那些能体现毕业生实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，还有参加学习、科研成果、等情况，准确、客观地反映毕业生的综合素质与现实表现，提高档案的利用价值。为了获取大量有用的档案信息，必须广开信息渠道，拓宽信息来源，进一步提高人事档案的自身价值，使档案内容不仅反映一个人的过去和现状，而且能根据档案信息预测一个人未来的发展趋势，以达到历史、全面、系统、预见性地展示一个人的目的，从而使人才管理部门依据大量的定量分析、实绩考核和综合评价，公正、客观地选拔有用人才。
3.全面清查案卷，重新整理归档。由于毕业生档案数量多，又从未整理过，这就要求档案管理人员发扬乐于奉献的精神，对接收到的毕业生档案重新整理，剔除无用的材料，对所保留的案卷资料重新组卷，按照人事档案整理规定进行分类、排列、编写页码、标题、装订成册，这样要查找的档案一目了然，既能规范管理，又能为社会提供优质服务。
4.增强创新意识，实行档案管理现代化。档案工作者要结合自己岗位工作和实际情况，注重计算机知识、信息文化、网络文化的学习掌握，提高综合素质，为毕业生及用人单位提供优质服务。目前，利用计算机管理人事档案已经基本普及，但多数仅限于运用最基本应用程序，进行各类档案目录的输入与检索，并没有真正发挥计算机的作用。下一步可以考虑利用扫描仪等现代化设备将毕业生档案中的重要材料扫描变为数据材料，更方便地进行归档管理。所以人事档案工作者要掌握丰富的档案专业知识和具有较强的业务能力，积极研究和开发档案信息资源，把档案实体中的原始资料内容转化为“活”信息，使“死”档案成为“活”档案，把毕业生档案库转化为内容丰富、信息浩瀚的人员信息数据库，对档案信息系统提供的丰富、准确的数据与资料进行深层次的分析和预测。只有这样才能适应日新月异的人事档案管理现代化、信息化建设的需要，使毕业生档案工作更具生机和活力。