企业如何组织策划新闻会(下)

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四是请柬发放工作细致，合理布置会场。

日期一确定就及时发送请柬，这便于新闻单位进一步询问和了解详情，最好派专人递送。请柬上应说明举办新闻会的目的，召开的时间、地点、单位名称、联系电话；召开的主题，主要发言人的姓名和职务等。请柬发出后，在会议召开前一两天电话询问落实记者的出席情况。

一般情况下，会场要安静、和谐，有舒适的座椅。不过，对于企业的新闻会，会场布置可根据主题的需要可倾向于活泼多样的风格。比如一项新产品，可根据的内容进行一些特殊设计，如布置舞台等，以增强的效果。话筒、照明设备、录音器材、电话、电传、电源插口插座、电脑网络、打印复印等设备一应俱全。精心安排好宾客的座位，分清主次。安排翻译人员。接待和服务人员、发言人、主持人应佩戴胸牌。主持人胸牌上应标明职务。会议桌上应标明席位。主宾人员名单提前十分钟送给主持人，以便在会议开始时一一介绍。会前安排好会议记录者、摄影者、摄像者，以备将来的宣传和记念之用。会场入口设立“签到处”，派专门的公关人员接待引导记者入席。主持人和工作人员的着装也要讲究。一般情况下着西装；特殊情况下也可以着与现场气氛相吻合的服装。这些特殊着装本身也是产品信息的内容。企业的记者招待会会场可以不拘一格的布置，但会场所需的基本设备一样都不可少。

五是挑选好主持人和发言人，揣摩记者和受众心理，提前预演。

主持人和发言人必须具有相当的口才，思维要敏捷，并有顾全大局，囊括玉宇的胸怀，遇到突况有及时应变、从容对之的泰然和风度，并有较高的文化修养和专业水平。这种要求决定了主持人一般由公共关系部门负责人担任，或者由单位副职担任；发言人一般应由单位正职担任。如果是公布某项新产品或新技术，相关方面的负责人和技术人员也应出席。发言人和主持人某种程度上是组织的“形象代表”，所以要格外讲究，认真挑选。一名优秀的发言人，对本组织的情况应是了如指掌，面对记者的提问时能够应对自如，游刃有余。青岛双星集团总经理汪海一次到美国考察，在记者招待会上，一位记者问“双星”的含义，汪海微笑答到：“一颗星代表东半球，一颗星代表西半球，我们要让‘双星’牌运动鞋潇洒走世界。”当时在场的另一位记者立刻问到：“请问先生您脚上穿的是什么鞋？”这一尖锐的提问极易造成尴尬局面。如果汪海自己穿的不是“双星”怎么办？这时汪海并不慌，自信的答道：“在贵国这种场合脱鞋是不礼貌的，但是这位先生既然问起，我就破例。”于是脱了自己的鞋并高高举起，指着商标处大声说：“Double star! Double star!”这一举动立即赢得场下雷鸣的掌声。记者们争相拍下这一镜头。次日，美国纽约各大报纸在主要版面上纷纷刊登出关于这一幕的照片。这就是汪海作为发言人的智慧。他通过睿智幽默的言行，不仅抓住了记者的心，且对本公司的产品作了一次巧妙宣传。

组织新闻会，最好会前组织“模拟训练”，有备无患。在新闻会举行前一天，从组织者到发言人，从接待人员到服务人员都要接受“模拟训练”。围绕主题，设想记者可能提出的各种问题，尤其是那些刁难的问题。这样有利于发言人有充足的临场准备，有利于更好地树立组织形象。

二、企业新闻会（记者招待会）运作中的注意事项

1.会议主持人的岗位作用。主持人有责任和谐会议气氛，活跃会议空气。言谈庄重、幽默睿智地调控整个会场是主持人应具备的职业素质。要尊重记者的提问，无论是什么样的提问，主持人都要巧妙引话题至“主题”。不要打断记者的提问。

2.发言人诚恳答问，随机应变。记者难免会提尖锐性问题，若回答不了或涉及到组织的机密，切不可表示不满，或含糊其词。最好的方法是婉转的做出解释，告诉记者如何才能获得较为妥当的答案。

3.会议出现突发事件，灵活处之。对于这一点，公关策划人员应有事先的心理准备。偶然总是寓于必然之中的，有些事情的发生是可以预料的。无论发生了什么，要平和面对，灵活处之。

4.不要随便更改会议程序或延长预定的会议时间。仅这一点可以看出组织的时间观念和办事能力，它也大大影响到企业的形象问题。

5.如果是消息，应做到消息的准确无误，一发现错误立即纠正。犯错误有时是在所难免的。知错能改，善莫大焉。若没有亡羊补牢的意识，在不久的将来受到的损失将会不可估量。注重公共关系的一个微妙之处便在于此。

此外，企业举办新闻会要诚信为本，否则得小利失大利。媒体应是企业作为公关的一个对象公众，而不是被利用为炒作的工具。

（作者单位：广西大学新闻系）