物资采购管理方法优化研究

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一、背景

大庆石化物资供应中心实施SAP电子平台管理，将财务、生产、采购和其他业务信息资源共享，功能集成、规范运作。对采购流程优化，实施细化管理，实现高效采购，为大庆石化公司生产建设提供强有力的保障。

二、问题的提出

尽管物资采购已采用ERP管理系统，虽然能为管理者提供较多信息，,但诸多原因造成日常生产、装置大修、项目建设、矿区建设的物资常出现上报计划的规格、材质、标准不清晰；供货商资信能力不强；材质复检不认真；加工工艺不合理；不同材质混放；未按照说明书要求安装等问题，影响装置生产，甚至危害员工生命，给企业带来不可估量的经济损失，如何避免该事故的发生，是摆在物资采购管理人员面前的一个课题。在SAP工作流管理工具中，改变人们在采购作业上陈旧的观念和做法，改革管理机制采用精细化管理方法，进行物资采购时取得了明显效果，杜绝了材料采购计划的误报，劣质产品的进入，避免了因运输、保管过程中的损坏，确保了装置的检修和生产。

三、管理现代化成果的理论依据及创新点

物资采购中强化制度管理，发挥SAP管理平台的优势，应用SWOT分析矩阵、麦肯锡矩阵等理论，引入物资采购风险管理意识工作，在物资采购工作中做到以目标为准则，工作有计划；以落实为准则，行动有方案；以实效为准则，步步有确认；以提高为准则，事后有总结，使物资采购工作高效、高质保障供应的同时全过程受控。

四、主要做法和内容

为适应采购管理的需要，经过对工作的探讨与实践，通过采购过程分析，从采购物资的计划、质量、供应商、性价比、服务等方面细化管理，使工作系统化、程序化、科学化。

1.梳理物资采购规章制度，细化工作管理环节

企业管理实质是对人力资源的合理运用，如果在采购工作中没有配套的制度去约束，仅依靠人的自律性，难免会产生失控，出现偏差。依据《供应商管理办法》、《招投标管理办法》、《物资管理实施细则》和《行业管理考核办法》等完善的制度体系,将其要求细化到计划管理、采购管理、招投标管理、合同管理、质量验收、库房管理、安全管理等工作的每个流程中，使物资采购管理步入正规化、专业化轨道，落实在SAP流程管理工具中，使工作规范、行为约束且便于追溯和科学决策。

2.细化供应商评价工作，打造优秀供应链

从SAP系统供应商数据库中梳理出优秀供应商，细化供应商管理工作，从供应商的制造能力，资信情况，质量管理体系，主要生产业绩等方面进行评价，对供应物资的质量、价格及服务情况等进行动态监督、管理，淘汰不合格的供应商，通过内部从源头上把住采购物资质量关，并保证物资供应经济合理，打造一套优秀的、有竞争力的、战略联盟的供应链系统。

3.细化物资供应质量管理，筑起质量屏障

为石化装置安全生产提供物资质量安全保障,从制造、出厂检验、入库检验等方面入手，筑起质量屏障。质量信息反馈系统，保证供方评价工作真实、有效。

4.严把物资计划入口关、统筹关，为采购物资提供保障

计划是物资采购的源头，把好计划入口关、统筹关就为采购的顺利进行，提供有力保证。

4.1严把计划入口关，制定计划上报规范,避免因上报计划规格、材质、标准不清晰引起的问题，上报计划时应按国家相关规范统一标准执行。

4.2物资编码是物资采购网信息管理工作的重点，物资编码是计划录入、查询、询价基础。填写5497物资标准的申请模板，规范物资上报标准。

4.3利用SAP系统编制计划平衡表，使需求物资与来货物资，到货物资与出库物资进行比照，可以平衡库存，方便施工单位领料，减少采购成本。

4.4根据提报的计划，与使用单位研究，提出一系列保证措施，把好产品质量第一关做准备。

4.5对采购物资按金额和数量进行麦肯锡矩阵分析，根据重要程度，安排工作优先顺序，严把物资采购统筹关，以ERP系统中的需求计划分析中的相关数据为经线，对采购计划平衡、计划接收、合同发票收发为控制点，以质量检查、业务往来记录、现场使用效果为纬线，编织圆满完成采购工作的锦绣蓝图。将繁杂的工作梳理清晰，对物资制作、入库、验收、出库、使用情况全方位跟踪，监控。

5.提升物资供应服务，塑造文明窗口

物资采购针对石化公司日常生产、装置大修、项目建设、矿区建设等方面，面向生产厂、生活区提供业务协调及服务，加强与使用单位、项目部门、设计单位、库房、质检、招标办等相关部门的沟通联系，塑造文明服务窗口。

6.细化价格管理，保证物资供应经济合理

价格管理现代采购管理的核心业务，把好厂家圈定、询价方案、合同签订关。根据各单位上报的计划，选择产品性能好，价格合理的，经领导审批后入选，充分做好招标前的准备工作，了解市场行情、同行业的价格、所购物资的概算、历史价格，通过加成成本，需求导向、竞争导向等方面入手，运用 SWOT矩阵原理，对供需双方进行价格分析，风险分析，优势分析，为谈判做好的准备，发挥招标办、专家、审计、纪检的评判监督作用，一同研究谈判策略，综合考虑，采购质优物美的产品, 把价格监督精细化管理推向新境界。

7.细化仓储管理，保障物资顺畅供应

为防止物资在保管中防潮、防火、防盗工作，发放中防止物资错发、漏发从通过人、机、料、法、环五方面入手，全面提高库存管理水平。

8.深入现场，践行物资质量全过程管理

加强与项目部门、公司机动设备处、二级分厂等相关部门充分沟通，强调运输、搬运安装、使用维护过程中的注意事项，进行质量检查确认，践行物资质量全过程管理。

9.深挖SAP管理功能，拓展办公时空

发挥物资供应工作SAP系统管理平台的作用，物资供应流程各环节的工作均依托本体系有序进行，发挥网络管理系统功能，提高查询、统计、平衡、预警、分析等优势功能，为高效、快捷、客观，便捷工作构建平台。

10.流向拓宽流程认知广度，深化风险意识，规避采购风险

资金流、信息流、物资流、业务流、数字流、商务流、风险流，通过业务流程，推进采购信息在供应商网络内的流动，将采购物资转变为数字形式物资代码流通，在网上实现计划、询价、合同、入库、出库、付款体现在经济领域为物流、资金流的实现，通过与使用单位、质量部门等相关部门的交流，实现供应商管理的量化考核，优胜劣汰的动态管理。每种流动的每个环节都有风险，树立风险意识，进行风险识别，采取预防措施，建立评价机制，准备应急方案，落实到采购的各个环节，实现风险由多到少，由有到无，由大到小的转变。

五、取得成果

通过应用精细化管理方法，深挖SAP管理功能，2009年面对金融危机、货源吃紧、价格上扬、运输不畅等不利因素，物资采购工作量实现了平库利库目标， 5598.77万元,加强招标管理，降低采购成本11230万元。合同检验3887份，全年未发生物资质量事故，从源头上避免潜在安全事故的发生，带来良好的社会效益。