工作效率是整理出来的

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这个数字一定吓你一跳。研究显示，一个商务人士一年中有将近19天的工作时间花在翻找各种东西上。换句话说，那些不擅长整理的人经常会加班赶工，浪费生命。整理不是单纯为了视觉清爽或心情舒朗，而是为了提高工作效率，创造更多的自由支配时间。

每月理一次，名片活了人脉才活

名片永远是越积越多，这些小纸片如果只是堆在那里，并不能体现出存在价值。整理是为了更好地“灵活运用”它们。

要点1：每收到一张名片，都要往上面“写日记”。

尽量在名片上标注“与其主人见面的日期、时间、地点、外貌特征”等信息。写下外貌特征是为了以后能顺利回想起“这是个怎样的人”，以便把人名和脸对上号。

要点2：把名片分为两类。

一类是“今后也许会频繁打交道”的人，另一类是“看样子今后也不太会来往”的人。对于后者的名片，最好集中放在一个不常打开的纸箱里，而前者最好用A4大小的文件夹进行保管。如果是工作上或者私下经常联系的“热门人选”，建议你选用OUTLOOK等软件来管理联系方式，更快捷也更便于检索。邮件都爱彩虹色

想要迅速而高效地处理邮件，必须遵守三条规则：

要点1：邮件打开后只读一遍。如果需要回复，必须读完立即回复。如果无法立即回复，就把这些读过一遍的邮件分为以下三类保存：未回复、等待对方进一步回复的，以及先保存下来再说的。

要点2：在五秒钟之内做出判断，减少犹豫和思考的时间。

要点3：邮件要写得简洁明了，分条分项。有些公司内部邮件最好按照“内部提案用”“会议用”或者“日常操作用”等关键词在邮件标题中标注，可以同时节约发件人和收件人的时间。

但是，如果仅仅将已读邮件放在收件箱的话，你会搞不清楚哪封邮件比较重要，你该尽快回复哪一封。所以，现在开始学习用颜色和标签给邮件进行分类吧。例如：未回复的邮件(红色)；当天需用到的邮件(蓝色)；正在等待回复的邮件(黄色)；先保存下来再说的邮件(橙色)；保存资料(绿色)……如果查看了“未处理邮件”和各种详细分类，发现可以将剩下的邮件全部删除的话，就等于你完成了对邮件的整理。

打造“万物伸手可得”的桌面

经过整理的办公桌的最佳状态是“需要的东西和信鼠随时都能找得到”。有些人的桌面干净无一物，但是ta弄不清文件放在哪里，想要的时候也无法随手拿到，这样的整理等于无效。很可能你是另一种人，自称“别看我桌上乱七八糟，但东西放哪儿我都记得，所以我不需要整理”，但别忘了，作为团队中的一员，工作中有很多信息需要跟大家共享。万一你不在场，别人想从你这里找到需要的东西就会很困难。

要点1：常用的东西放在桌上。

除了电话和电脑外，常用的还有签字笔、订书机、N次贴等，最好放在桌上的笔筒里，以免拿进拿出浪费时间。至于那些不需频繁使用的，如修正液、替芯等，可以放在抽屉里。

要点2：东西摆放在固定的位置。

把书写工具、笔筒和记事本集中在桌面右侧(如果你不是左撇子)，以省出更多桌面空间。对于笔、手机、钥匙、各种门禁卡等等，你最好在桌面上为它们辟出固定的几个小区域，定点放置。

要点3：划定不同的抽屉区域。

一些较深的抽屉里可以用来保管文件，右侧最上方的抽屉如果用来放笔类、图章和透明胶带的话，中间的抽屉就可以放正在办理或一个月内要用的文件，最下的抽屉用来放“已办、需保存”或者一年内要用的文件。用完的文件要及时丢弃，清空各个区域。