基于企业物资采购内部控制问题的思考与探讨
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摘要：控制物资采购成本对一个企业的经营业绩至关重要，物资采购成本下降体现了企业现金流出的减少以及利润的增加。本文就此首先分析了物资采购存在的主要问题及其原因，然后深入分析研究了物资采购内部控制的各主要环节。本文在此提出了自己的一些观点和看法，可供同行参考借鉴。
关键词：物资采购； 内部控制； 企业管理；
前言
加强物资采购业务中的内部控制，真正做到规范采购行为，规避采购风险，降低成本，提升资金使用率，提高企业盈利能力和市场竞争力。为了规范采购管理，由相对独立的内部审计部门根据企业年度计划或企业领导要求，定期或不定期地对企业采购管理的内部控制情况进行全过程、全方位的监督审计。
一、物资采购存在的主要问题分析
作为企业经营管理的重要组成部分，物资采购一向是严格控制的业务，并已经形成了一套有效的操作程序。物资采购处于企业生产上游地位，制约着企业的其他经济活动。会计电算化中有一句格言：“如果录入计算机的是垃圾，那么计算机输出的也是垃圾。”同样，如果进入生产环节时就是次品，不可能期望企业生产出合格的产品。因此，降低采购成本、提高采购质量是企业采购管理的基本原则。当前采购管理主要在以下几个环节存在着问题：
1、采购审批。物资采购部门的职能就是采购，采购订单越多，越有利可图；而且由于使用新仪器、新设备进行施工作业时，风险小、成功率高、劳动强度低，而新旧设备每月摊销的成本相差无几，因此，无论物资供应部门还是生产部门都乐于多进行采购活动。正确程序应为：由一般生产单位根据生产的实际需要提出申请，主管部门在认真核对的基础上严格审批决定通过或驳回，通过审批的再交由采购部门办理。但实际操作中主管部门并未对形形的物资消耗一一进行核对，而只是凭经验和感觉进行控制，导致这些年来发生了大量因采购决策失误而导致企业巨额亏损的案例。
2、采购质量。商品质量是目前消费者投诉最多的问题，而企业采购中的商品质量问题造成的损失更为巨大。企业所需物资千差万别。为降低采购成本，企业管理层一般倾向于购买价位低的厂家的产品；而生产厂家为节约成本，在关键部件上以劣代优，处于购买合同技术标准要求的下限。最后结果是厂家没有违反合同；而生产单位却需对其所购买的质量低劣的产品不断进行维修，既增加成本又耽误生产。因此，相对其他环节，采购质量是较难控制的。
3、采购价格。市场经济条件下商品随行就市。同一种商品在不同地区、不同时段，价格高低有别，这就增加了对采购价格进行内部控制的难度。管理层难以确定采购人员是否是在保证产品质量相同的情况下，购买了相对低价的商品；即使出现从企业物资部门领购的物资比市场价高的情况，也很难认定采购部门是否有失职行为。这种管理模式使生产单位控制采购成本的努力化为乌有，是不合理的。
4、付款条件。付款程序本应该是采购过程中最容易控制的环节，因为主动权掌握在企业手中，然而实际情况并非如此。货款回收及资金周转困难是时下企业普遍存在的问题。由于企业采购资金流量极大，每年需占用大量货币资金，很容易加剧企业资金不足的矛盾，因此一般企业在签订合同时，都会延长付款期限，减少资金支出，使付款期限与企业财务收支预算相符。
二、物资采购的内部控制措施分析
有必要对企业的物资采购活动制定相应的、行之有效的内控制度，以避免暗箱操作、以次充好、舍贱求贵、等各种损害企业利益的现象发生。
1、请购作业的控制。请购作业是整个采购流程的第一步，必须经过请购和审批两个环节，这两个环节的岗位职责必须分离。财政部《内部会计控制规范――采购与付款》（下称《采购与付款》）规定，单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等作业，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。一般来说，请购的基本流程是使用部门申请！部门主管审核！审批委员会审批。具体做法就是使用部门或者归口保管部门，依据预算或生产经营的实际需要，通过书面形式（如开出请购单）提出请购，请购单是使用部门通知采购部门采购物资的一种业务凭证，经部门主管审核、审批委员会审批，并在书面申请材料（如请购单）上签署审批意见后，再交采购部门实施采购作业。通过这一环节的控制，可防止采购过程中出现由于采购不符合企业需要，或过多采购物资，造成企业物资积压、资金浪费的现象。
2、采购价格的控制。这是采购作业中一项最重要的控制环节。这个环节也最容易滋生腐败和违纪违规、损害企业利益的行为，所以，必须加大价格控制的力度。一是建立相应的组织，包括价格审批委员会、价格管理部门或小组及价格责任部门三级。价格审批委员会由单位分管负责人牵头，由采购、财会、物价等部门负责人组成，负责采购价格的审定，并授权有关部门进行价格调查、询价、核实和考核等；价格管理部门受有关部门的授权，批准相应的采购价格；价格责任部门负责执行相应的采购价格。二是确定企业采购价格。常用的方法，由相应的部门和人员结合，使用询价、比价、议价等几种手段，在实际工作中可以采用招标采购的方法来确定采购价格。招标中着重对招标、投标、议标、评标等相应的环节进行控制，招标和评标要实行利益相关者的回避制度，投标要防止串通投标，并采取集体议标制度。根据底价资料、市场行情、供应商生产状况、采购量大小、用料时间和付款期长短等因素，与供应商议定一个双方都能接受的价格，以杜绝。
3、验收过程的控制。验收作业是采购流程内部控制的门户，不但控制采购作业的经营活动，也控制企业的存货管理工作。只有对验收作业严格把关，才能对整个采购流程实行有效的内部控制。《采购与付款》规定，单位应当根据规定的验收制度和经批准的订单合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。企业应制定严格的验收标准和依据，并严格按规定的标准执行。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告，有关部门应查明原因及时处理。采购部门要根据验收结果及时对于采购物资进行处理，对符合规定标准的，要及时安排入库。如果采购物资存在质量或数量问题，属于供应单位责任的，要及时与供应商取得联系，分别情况对症处理；如出现供应商所提供的物资非本单位所定购，或者供应商发运物资的品种、规格或型号不符合订单要求，应安排退货。加强企业物资采购过程中的内容控制，不仅是一项不需花多少成本就可以提高经济效益的好办法，而且通过环环相扣的内部控制，也可起到对采购人员的监督和保护作用。
三、结语
企业物资采购业务主要是指为了生产最终产品或转售而从企业外部获取原材料、半成品、产成品或服务的过程。对于生产企业来说，物资采购是生产的准备阶段，为了生产适销对路的盈利产品，必须采购生产适用、价格公道、质量合格的原材料、半成品或产成品。对于流通企业来说，要使企业获得尽可能多的销售收入，必须采购适销对路的商品。因此，要保证企业获得良好的经济效益，必须加强物资采购业务的内部控制制度。
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