基层银行业金融机构档案管理亟待加强

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银行档案工作与银行各项经营管理活动紧密相连，相互作用、相互影响，是银行内部管理的基石，做好银行档案工作不仅是银行自身改革发展的需要,而且是银行业不断适应市场化、国际化的需要。为全面了解基层银行业金融机构档案管理情况,笔者对江苏省镇江市13家银行业金融机构开展了专题调研。

档案管理现状

档案分类情况。辖区13家银行的档案分类均不相同，有的分类比较精细，主要分为文书、会计、人事、信贷、基建、声像、设备、实物等类；有的分类相对简单，主要分为文书、会计、人事三大类。从机构类别上看，国有商业银行的档案分类相对规范，而其他银行档案分类则过于简单。

机构设置、人员配备情况。辖区13家银行中，仅有2家设有独立的档案机构、3家设有独立的档案鉴定机构，其余各家均把档案管理工作挂靠在办公室或人事部门，也未成立独立的档案机构和独立的档案鉴定机构。13家银行共有档案员99名，其中专职档案员11名，兼职88名。

保管方式及评级情况。目前，辖区4家银行档案采取由市分行集中统一保管的方式，其余各家均实行支行分散保管。8家银行的档案工作先后通过市档案局或上级行的档案评级。

电子档案归档及档案数字化情况。目前，仅2家银行的档案全部实现了数字化并对电子文件相关数据和信息进行了归档；6家银行的档案管理使用了档案管理系统软件，档案目录实现了数字化，但仅限于查询使用，并没有对档案实物进行扫描归档。

存在问题

基础设施不达标。绝大部分单位没有对档案库房进行系统规划，现有的库房普遍存在面积偏小,防火、防虫、防潮、防盗设施不全，库房、阅档室和办公室不分等问题,部分单位甚至没有专门的档案库房。

管理机制不健全。目前，只有4家银行真正实现了档案的大集中管理。大部分银行档案管理仍处于各自为政、支行分散管理的状态，没有独立的档案工作机构和独立的档案销毁鉴定机构，缺乏统一标准、统一制度。这样的管理方式既不利于监督管理，也不利于统一规范，更不能充分发挥档案信息资源整体优势，对档案的安全保障也有一定的难度。

制度建设严重滞后。一是档案类别没有统一的分类标准。全市金融机构档案分类各不相同，处于各自为政的状态，部分国有商业银行档案是参照上级行的分类标准进行分类，而其他银行档案的分类大都参照地方档案局文书档案的分类标准进行分类。分类不够准确，也不够精细,难以体现银行档案的特殊性。二是档案保管期限表没有统一标准。针对银行会计、信贷等业务档案的特殊性，缺少统一的保管期限表，给档案保管及销毁工作带来了一定的难度。

档案管理不平衡。特别是地方性银行业金融机构“重文书档案、轻业务档案”的现象比较普遍。为了通过档案局或上级行的档案评级工作，部分银行在文书档案的库房建设、设备配置、电子化管理等方面投入了大量物力、财力，文书档案管理已接近或达到了档案局的相关要求，但对业务档案的管理重视程度不够。在调研中我们发现某农村金融机构的文书档案管理已达到市档案局二级标准，配备了密集架、空调等设备，但其业务档案库房简陋，保管条件较差，会计凭证乱堆乱放，管理非常混乱。

电子化进程缓慢。目前，只有两家国有商业银行的档案全部实现电子化管理，并对新时期产生的电子档案进行了归档，部分银行的文书档案目录已实现了电子化管理。但绝大部分银行档案还处于原始的手工登记归档保管状态，对历史档案的扫描及电子化管理进程缓慢，也没有对新时期产生的电子档案进行归档，一定程度上影响了档案的使用效率。

管理人员素质不高。目前，全辖13家银行兼职的档案人员占比达89%，专职的档案管理人员占比仅为11%。兼职档案管理人员一般缺乏专业的档案知识，往往一身多任，投入档案工作的精力有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的编研、收集和开发利用，档案管理只能满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的阶段。兼职档案人员已很难适应新时期银行档案管理要求。

对策建议

进一步建立健全档案工作机制。各商业银行要将档案管理作为商业银行经营管理体系的组成部分，高度重视档案管理，将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同计划、同布置、同检查、同落实。建立与现代商业银行发展相适应的银行档案管理体制,从实际出发,因地制宜,建立独立的档案工作机构和档案鉴定机构。进一步建立健全银行档案工作规章制度，逐步由现在的多头分散管理过渡为大集中统一管理。

加强对业务档案的管理力度。随着银行管理体制改革与银行业务的不断拓展，银行档案的类型、载体形态更加复杂多样，银行档案部门要高度重视新型业务、新型载体的档案形成情况，及时将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，实现从注重文书档案管理到文书档案和业务档案管理并重的转变，不仅要重视银行传统的文书、会计、人事档案，而且要重视银行负债业务、资产业务、中间业务、国际业务、内部控制与稽核，风险等各种业务档案的管理,还应加强电子文件相关数据和信息的收集归档工作。

加强基础设施建设，改善档案保管条件。加大对档案基础设施的投入，做好规划，分步、分批建立符合银行档案保管要求的库房，同时配置必要的设施设备，不断改善现有档案保管条件，满足一定时期内档案数量增长的需要，确保档案实体绝对安全。

加快档案信息化建设步伐。一方面要加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一本行系统档案数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

加强档案信息资源的开发利用，提高服务质量。强化科学编研，在开发利用的深度和广度上下工夫，从而挖掘出档案信息资源潜在功能。强化服务意识，提高信息服务工作质量，在服务内容上围绕商业银行经营需要，优化档案结构，丰富资料种类，开发档案信息资源。

加强档案队伍建设，提高档案管理人员的素质。要根据各自的工作现状、档案数量等情况，配备相应的专职档案工作人员，并确保档案人员的相对稳定，逐渐改变银行大多数档案人员身兼数职、调换频繁的状况。通过建立岗位责任制，使档案工作与效益挂钩，开展专业技术职务评审、组织外出参观、学习交流、开展档案工作检查评比等，提高档案队伍的凝聚力，促进档案工作的健康发展和管理水平的同步提高。

银行监管部门应加强监督指导。为切实加强新形势下的银行档案工作，更好地适应银行改革发展的需要，银行监管部门应积极会同档案行政管理部门针对银行档案的特殊性出台具体的档案管理规定，加快对银行档案的分类标准、银行业务档案保管期限的统一和规范，推动银行档案工作不断创新和可持续发展。

（作者单位：江苏省镇江市银监分局 212003）