医院档案管理工作运用数字化的探索与实践

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摘要：随着计算机信息技术的迅猛发展，在医院档案管理工作过程中实施科学、有效的数字化档案管理模式，改变传统观念中纸质档案管理的一些做法，进一步探索在医院实施数字化档案管理的种种优势，理清档案管理在进行数字化运行中的原则，结合当前医院人事档案管理的实际情况，提出有利于医院档案管理和应用的相应对策和措施。

关键词：档案管理 公立医院 数字化模式

一、档案数字化管理概述

新世纪以来，我国的企事业单位都在不断转型，从过去的计划经济逐步转向市场经济，同时随着科学技术的迅猛发展，对管理工作提出了更高的要求。档案数字化管理由此应运而生，档案管理的数字化就是我们经常提到的电子档案，企事业单位实施档案数字化管理已经越来越广泛，它与传统的纸质档案相比，具有很多优点和方便之处。众所周知，对于大的单位，档案管理是一项很复杂的工作，因为传统纸质档案不仅不容易保存，而且查找起来既繁琐又困难。而随着数字化技术的发展，电子档案为各单位的档案管理代来前所未有的新发展。实施档案数字化管理可以在很大程度提高办公效率，减少人员开支，节省了档案储存的空间，可以有效防止档案被人为的篡改，大大节约了管理成本。

二、医院档案管理工作的现状

1.档案管理整体意识不强，当前各地医院普遍存在档案有效利用率较低的情况

众所周知，档案工作对医院的有效开展其它各项工作有不可替代的促进作用，如果使医院的档案信息资源得到充分开发，并且发挥最大的价值，必然为医院的发展带来一定的社会和经济效益。近年来各地医院的档案管理工作仍然停留在传统管理方式上，长期以来只注重保存而忽视档案的使用，对档案的有效开发利用及其重要意义缺乏应有的宣传，大多数同志对档案利用产生的效益知道的更少。有部分领导干部，对档案管理意识还较淡薄，认为档案工作是从属于其它一线部门的服务性组织，还没有充分认识到档案工作在医院管理中的重要价值。

2.缺乏有专业技术的档案管理人员

目前我国大多数医院的档案管理缺乏专业人才，工作人员在专业素质方面缺乏实践锻炼，缺乏系统的理论知识，由于种种原因导致档案管理工作人员的文化程度参差不齐，赶不上飞速发展的科技时代步伐。医院对在职工作人员的培训往往只关注医疗技术人员，对档案管理人员的继续教育工作不够重视。

3.档案管理制度不健全

在现代医院管理中，尽管各级医院都程度不同地制定了一些档案管理方面的规章制度，但不够完善。在考核过程中，基本没有把档案管理纳入应该考核的范围，各级医院大都是根据自己的意识和实践进行管理，使许多应该纳入管理的档案没有纳入管理，造成档案管理细节方面存在漏缺的现象。

三、提高医院档案管理工作的策略

1.强化档案意识 加强宣传组织工作

领导重视是做好档案管理工作的前提，是医院档案实现数字化管理的重要保障。只要医院的领导重视起档案管理工作，有了强化档案管理的意识，加大宣传力度，完善组织系统，形成协调一致的规划，把档案管理与医院的发展连接在一起，与医院业务技术方面的工作一块抓，使各个岗位工作人员都来配合医院统一的档案管理工作，使全体员工都能充分认识档案管理的重要价值和存在意义。

2.注重法制意识 加强《档案法》的学习与贯彻

在平时工作中养成依法归档的习惯，大力宣传档案工作的重要性，促进全体工作人员对档案管理法制意识的认识，医院档案管理工作也应该实行统一领导、分级管理的原则，必须完整保护档案，便于今后的查找和利用。

3.形成档案管理的网络化建设

建立医院档案三级网络管理模式，形成一个以分管院长全面领导，办公室主任或副主任负责，各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。医院的档案管理应统一领导、整体协调，统一操作、专业保管，有专人负责监督各职能部门的档案工作，强化医院档案收集和利用工作。

4.改善档案室硬件设施的配置

各地要根据医院和工作中的实际情况，适当逐步配备专业的计算机、摄像机、照相机、打印机和扫描仪等数字化设备，并采用最先进的专用软件进行档案管理系统的构建，更好地辅助医院档案管理过程中立卷、编目、检索、统计等各项工作的有效开展。

5.适应高科技发展 增添医院档案管理新内涵

医院档案管理中对于影像及其它数字资料尝试运用先进的管理手段，因为医院档案门类较多，对所有繁杂的医疗业务活动，必须保留足够完整的归档材料，如病案、影像资料等。高科技的发展，也使档案载体更加丰富多样，如电子病历、电子档案等，它以数据库的形式，以电子文本进行贮存、调阅，是当前最为方便快捷的档案储存与管理方法，因而实行数据库的形式进行归档也是发展中的必由之路。

档案管理工作是医院管理工作的一部分，是提高医院工作质量和工作效率的必要条件。实施科学有效的科学规范的管理档案，是衡量一个医院业绩与管理水平的重要尺度。加强档案工作的数字化管理，充分发挥医院档案在推动医院发展和医学教研方面的促进作用，进一步通过反馈信息的管理，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进医疗、教学和科研工作的整体发展，从而提高档案的利用率，充分发挥其社会效益。

参考文献：

[1]周祥路.事业单位档案管理信息化建设研究[J].办公室业务.2012（19）.

[2]朱慧伟.探索事业单位档案管理工作[J].黑河学刊.2013（2）.

[3]蔡杜娟.新形势下事业单位档案管理模式及其特点[J].人力资源管理.2012（5）

（作者单位：内蒙古自治区人民医院， 内蒙 呼和浩特010010）