迎接现行文件利用中心带来的冲击

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《中国档案》2005年第9期刊登了董燕翔同志的《已公开现行文件利用机构建立所带来的问题》(以下称《已公开》)一文，对文中关于机关档案室未来命运所作的推测和预言，笔者有以下几点不同看法：

(一)董燕翔认为现行文件查阅中b“构成了档案、文件全面集中的局面”，它为整个社会服务，“当然包括为文件的形成单位服务”，它“强化了档案馆为现代社会直接服务的功能”，而“从档案室的角度看，现行文件查阅中心整体功能越是强大，意味着自身原有功能就被更大的功能覆盖”，并由此推出“既然现行文件查阅中心的功能已经能够覆盖档案室原有的功能，那么档案室原来有的功能就会削弱，直至消亡”的预言。笔者认为这在今后很长时间内还难以实现：

第一，任何机关档案室每年都要完成大量的基层档案业务工作，从文件的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供利用直至移交到档案馆，这是何等烦琐和艰巨的工作。除此之外，机关档案室还得对文件的形成进行前段控制，即对文件的形成部门进行业务指导和监督。如果机关档案室消亡，大量烦琐而冗杂的基层档案工作由哪个机构来承担?

第二，凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均属于机关档案室归档范围。各单位、各部门除了形成各种现行文件以外，还会形成大量的其他文件，特别是科研机构，会形成大量的科技资料。各单位、各部门业务活动的多样性丰富了机关档案室的馆藏，各机关档案室保存着大量与其业务活动息息相关的事务性文件或是其他资料，这些文件大部分都是不宜公开或是暂时不宜公开的。如果机关档案室消亡了，这些文件、资料由哪个部门来保管?

第三，就提供现行文件信息利用服务看，现行文件查阅中心提供的信息服务是面向全社会的，自然也包括了为文件形成机构提供信息服务。但是，试想一下，就文件形成机关的工作人员而言，以前在本机关档案室唾手可得的文件资料现在要千里迢迢去档案馆，通过办理层层烦琐的手续之后才能查阅，这岂不是人为地制造了很多麻烦和障碍吗?

(二)《已公开》认为“档案室只为本单位本系统服务”，所以“服务功能受到明显的限制”，笔者对此也存在着不同看法。首先，众所周知，机关档案室所收集、整理和保管的文件、资料大多都是在其所在机关单位的业务活动中产生的，是与其各项业务活动的开展紧密联系在一起的。由此可知，其所在的机关、单位对其馆藏的信息需求量是最大的。况且，其馆藏的很多文件、资料是不宜或是暂时不宜对外公开的，所以机关档案室优先为其所在的机关、单位服务无可厚非。其次，机关档案室只为本单位、本系统提供服务适应了现代社会分工进一步细化的趋势，正是由于其单一的服务对象，机关档案室才能将更多的精力放在丰富信息内容，改进服务方式，拓展服务范围上。其服务功能不仅没有“受到明显限制”，反而更强大。

(三)《已公开》说道：“档案室不愿移交文件，收到的内容不完整，收集文件的形式也非常单一”。笔者认为，既然是现行文件，说明文件还处在现行期，其第一价值，也就是对其形成单位的利用价值还未消失，对其形成单位业务工作的开展有着重要意义。机关档案室为保证业务活动的正常运转而暂时不愿移交文件也是情有可原的。至于机关档案室“收到的内容不完整”和“收集文件的形式非常单一”，这与其所在机关、单位的业务活动内容及运行情况有着密切联系，服务对象的单一性决定了用户利用的需求也呈现出一定程度上的单一性，这是造成档案室室藏单―的重要原因。笔者认为，只要能，陕捷、有效地满足信息用户的利用需求，馆藏单一也无可厚非。

(四)《已公开》预见了我国现阶段档案管理体制改革“是一个不可避免的历史进程”。并且认为“这种改革从根本上讲必然会触动机关档案室作为档案工作基础部门的地位”。随后又得出“文件的归档环节就已经从文书部门向档案室的移交，转变成文书部门向档案馆的现行文件查阅中心直接移交，档案室接收的文件只是重份和暂时不宜公开的文件”的结论。这一观点难能可贵地预见到了我国现阶段档案管理体制改革的迫切性。

但是对于“文件的归档环节就已经从文书部门向档案室的移交，转变成文书部门向档案馆的现行文件查阅中心直接移交”的结论，笔者持不同观点。这样做存在着两大弊端。首先，文书部门可能因缺乏充分的文件整理的专业知识而使其形成的文件、资料未能及时、充分地有序化就移交到了档案馆的现行文件查阅中心，这可能造成档案馆浪费大量的人、财、物重复整理。其次，对于一些未能充分有序化的文件，如果由档案馆人员进行再整理，可能因缺乏对移交单位业务活动的充分了解而在整理的过程中破坏掉文件之间的有机联系，这将会给信息利用者的利用带来诸多不便。

笔者也不认同“档案室接收的文件只是重份和暂时不宜公开的文件”这一观点。如果各单位将形成的与业务工作息息相关的各种还具有现行使用价值的文件移交到档案馆，在自己机关仅保存重份文件和暂时不宜公开的文件，那么在开展业务工作中需要查询时，很可能只能在档案室查询到一些缺乏连续性的、利用价值不大的文件信息，查找真正有利用价值的文件，还得远赴档案馆，这将造成诸多不便。

(五)《已公开》认为“国家档案网络系统成为现实后”就能解决机关档案室消亡后给文件形成单位的利用者带来的诸多不便。殊不知目前我国大部分档案管理部门对文件、档案的数字化管理还只达到了对其目录进行数字化管理的层面，要全面实现数字化管理还存在着诸如资金、技术、设备和人员知识结构等急需解决的问题。相应的，“国家档案网络系统成为现实”也并不是一蹴而就的。而处在社会发展一日千里的信息时代，满足社会各个领域的信息利用者日趋强烈的信息需求是档案管理部门刻不容缓的职责。如果机关档案室过早地消亡，而文件、档案的数字化和网络化未能及时实现，这势必造成档案部门为社会公众提供的信息服务与信息用户利用需求脱节的局面。

综上所述，笔者认为机关档案室因其特定的职能和特定的服务对象，在信息服务领域中有着顽强的生命力。现行文件查阅中心的建立和运行应与机关档案室工作的开展相得益彰。机关档案室应充分挖掘文件的第一价值，即对文件形成者的价值；而现行文件查阅中心则应使文件的第二价值得以最大限度地实现，即充分地挖掘其对社会公众的利用价值。二者相互补充，共同为我们社会的发展提供科学、快捷的信息服务。

(作者单位：广西民族学院管理系530006)