现阶段工程档案管理工作存在的问题与对策研究

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【摘 要】现阶段，工程档案管理工作内容伴随着社会的快速发展产生了新的含义。人们日益增长的需求使得与原来的档案管理工作产生了较大的分歧。本文结合笔者日常档案管理工作中常存在的问题进行了简单的阐述介绍，并就其提出相关的解决对策，意在与各位共同探讨解决，共同完善我国工程档案管理事业的发展。

【关键词】工程档案；内容；问题；有效对策

工程档案全面记录了企业工程进展过程中的每一个步骤和环节，企业各个工程全况的真实反映，在维护企业的合法权益方面有着重要的作用。工程档案管理工作是企业基本管理工作的一个重要组成部分，所以保证工程档案的完整性，准确性，是每个企业为将来工程建设参考和档案利用的重要基础。加强工程档案管理工作有着十分重要的作用，不仅是档案管理工作自身的必要，也是每个企业基本管理工作建设的前提。

一、工作档案管理的基本内容

1、综合文件资料类：工程图纸、变更文件、工程合同及招标投标文件、工作预算、工程组织设计等质量计划文件、开竣工报告、工程质量事故报告及处理记录、重大工程事故责任人登记报告、工程竣工结算及其审计报表等文件资料，还有与工程有关的照片、录音、视频等。

2、工程施工及水，电，设备安装文件资料：施工定位测量、工程沉降位移观测记录、工程测量成果资料、单位工程资料综合评析表、各项工程质量验收证明书、原材料汇总及质量证明单和试验报告、各种设备预制构件明细表及合格证明和试验报告等。

3、工程竣工验收文件：工程竣工质量验收报告、勘察单位工程质量检查报告、设计单位工程质量检查报告、施工单位工程质量竣工报告、检查单位工程质量评估报告等。

二、目前工程档案管理工作中存在的问题

1、企业档案管理人员不能按时完成竣工档案。

随着我国市场经济体制的不断发展和完善，企业为了在市场中占有很大的优势，要根据形势改革自己的管理系统。我国的建筑企业的水平差异很大，一些企业的单位管理人员的档案管理意识比较薄弱，导致在工程竣工时不能及时的完成竣工档案资料，以至于不能及时的向城建部门报备。比如：一些企业单位单方面重视工程的进展和资金管理，而忽略工程档案的完成工作，就会造成工程档案报备滞后。

2、工程档案管理意识淡薄。

工程档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、工程运行管理质量评定、工程竣工后的管理和维护等，是日常业务和项目的重要依据。作为相关的领导和管理人员，应该在思想上普遍认识到管理的重要性，充分重视这方面的问题。在很多方面缺乏管理和规范的制度。在工作量增大或人员不足时，工程档案的整理和搜集就会被忽视。

3、企业工程的档案材料缺失、数据失真。

因为工程档案管理工作具工程档有多样性、复杂性、真实性的特点，就会出现工程档案管理在档案集中整理的过程中困难度高、容易发生失误等问题，而导致档案管理工作人员对工作出工不出力，对工程施工现场不了解，依据建设单位提供的不完整的失真的材料，采用不真实的数据，编写档案。这样往往就会造成工程档案与事实严重不符，各种数据失真，从而导致企业工程质量保证书和合格证明不能通过审查验收。

4、工程档案管理人员在验收资料质量和完整性方面的欠缺。

工程档案必须依照真实性、完整性和原始性这三个原则，如果工作人员直接从项目负责人手中接收资料，而不进行筛选和检查，那么搜集上来的资料很可能存在缺项、漏项和内容不全等问题。不完整的档案资料对以后工作的开展也是有一定的影响的。

5、工程档案管理工作缺乏有效的可行的管理制度。

随着工程进度的逐渐加快，有些重要的部门重组，档案管理人员流动性加大，原有的文件资料会有一部分分散、缺失，而新的文件资料又会不断的产生，致使文件资料整理工作难度加大。比如部分企业因为没有规范的有效的管理制度，对工程档案资料的统一、保密、整理工作也很难做到有效的管理。

三、工程档案管理工作的有效对策

1、建立健全工程档案管理工作有关制度，是发展工程档案管理事业的前提。

为了加强工程档案的管理工作，保证档案资料的准确性、完整性、真实性，在工程建设的开始阶段就应该按照国家的有关档案管理的法律法规，在根据工程现场的实际情况，建立相应的切实可行的工程档案管理工作制度。还要明确工程建设中，各级单位部门以及工程档案管理人员的个字职责和任务，把档案管理工作程序化、规范化。

2、严格把好各类验收文件的质量关，使工程档案充分发挥凭证的作用。

在工程开始的时候，工程档案管理人员应该要了解与该工程有关的详细资料，依据这些资料编写工程档案，制定档案查阅制度。在工程验收的时候，工程档案管理人员要和工程负责人员，按照国家有关建筑工程的验收规范的要求，对工程验收的各项文件资料认真审查，以防止不合格的文件被使用，务必保证工程验收文件资料的真实性、完整性。要逐步完善工程档案管理制度，从源头上保证文件资料的质量，为做好工程档案管理工作打下基础。

3、强化工程档案管理人员的素质，加强档案材料的编写工作。

科技的快速发展，工程技术水平不断提高，这就对工程档案管理工作人员提出了新的要求和挑战。工程档案管理工作人员应该要努力学习，开拓视野，熟悉工程档案管理工作的发展现状，提高自身的素质，运用新知识，新经验改进和加强工程档案管理工作，更好的促进工程档案管理发展。企业要定期参加档案管理理论的学习，定期举办工程档案管理工作的集中性业务培训等，让他们深入到一线工作中去，详细的了解工程施工的进度，培养一大批既有技术又有理论的实干型复合人才。

4、实现工程档案管理工作的现代化是新时代对建筑企业基本管理提出的要求。

随着档案事业的不断发展，档案的种类数量急剧增长，给保管和查阅带来了一系列的问题。与此同时，使用者也对档案管理工作提出了更高的要求，他们希望工程档案管理部门能及时的完整的提供其所需要工程资料，并且能够快速的放到可利用的地方。传统手工的档案管理越来越落后，无法解决档案管理工作的问题，影响了工程档案管理工作的发展。所以革新已经落后的档案管理方法、实现工程档案管理工作的现代化是实现档案管理事业的必然要求。

5、及时的做好档案的整理、修改、变更记录，保证工程档案的完整性、有效性。

在工程档案管理工作的过程中，档案问津的反复查阅、频繁修改和变更，会使工程档案的完整性发生变化，工程档案管理人员只有及时的针对工程档案的变动情况，做好相应的记录，才能有效的避免工程档案的完整性、有效性遭到破坏，确保各部门能及时的获取完整的工程资料。

四、结束语

要做好工程档案管理工作，不仅需要加强对工程档案管理工作人员素质的培养，还需要企业、单位和档案管理人员共同努力来创造切实合理的工程档案管理系统，面对国外先进工程档案管理经验，我们应该以积极学习和借鉴的态度，充分发挥自己的优势，重视加强工程档案管理工作人员的素质培养和责任机制的完善，不断总结工程档案管理工作的经验，是工程档案管理更好的为我们的经济建设和构建和谐社会添砖添瓦。

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