浅析水利水电科技档案现代化管理

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【摘 要】水利水电科技档案是在水利水电建设各项科技活动中保存备查的直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，管理好水利水电科技档案，才能使其在水利水电建设和管理中充分发挥作用。本文从挡案管理的科学化、信息化、制度化建设及资源整合、服务创新等方面对如何按照水利水电科技档案现代化、管理的要求开展工作进行了初步分析。

【关键词】水利水电；科技档案；现代化管理

做好水利水电科技档案管理工作，是提高企业工作效率和工作质量的必要条件，为实现水利水电科技档案的科学管理，必须以科学发展观为指导，指导水利水电科技档案实行科学管理，因此，研究水利水电科技档案现代化管理具有十分重要的现实意义。

1、把握科技档案管理的特点

水利水电科技档案产生于整个水利基本建设全过程，科技档案管理是企业维护和扩大再生产的主要依据，是现代化水利水电建设发展的重要依据和宝贵财富。专业性是实现科技档案科学管理的重要依据之一，总体程序和内容紧密连接，不同专业的互相交叉，都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的。在科技档案的管理中，种类和类型的多样性是科技档案的又一明显特征，各个设计阶段、各专业互相渗透，缺一不可，使科技档案呈现出多样化的鲜明特点。在水利水电工程在勘测设计过程中，我们要在“立足档案，面向社会，增强社会档案意识，规律性地形成一系列相关的科技文件整体，说明科技档案管理具有一定的成套性，此外，相比于其他档案而言，科技档案的现实性在归档后仍然很强。在水利水电科技档案现代化管理过程中，应结合水利水电生产、科研活动的特点，构建科技档案管理的平台，用现代管理思想武装水利水电科技档案工作，使其在现代水利水电工作中发挥重要作用。

2、加快水利水电科技档案管理的现代化建设

科技档案是水利水电企业历史的见证。水利水电科技档案要使每一个工程的档案资料在今后的利用中发挥应有的作用，加快水利水电科技档案管理显得至关重要。加快水利水电科技档案管理的现代化建设可以从以下几个方面入手：

2.1提高科技档案管理水平

收集、归档、组卷、程序录入、编目、保存是是档案管理的基础工作，加快水利水电科技档案管理的现代化建设，提高科技档案管理水平，一是要实施科学的“流程控制”方法，利用先进的管理软件统筹管理整个水利活动。二是要采用科学规范的标准，严把档案归档的质量关，档案文件应采用耐久性强的载体材料，保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，按照执行档案管理的规程做好管理工作。三是纸质文档要根据《科技技术档案案卷构成的一般要求》认真组卷并进行程序录入，档案管理人员要本着认真负责的精神，对应当归档的科技文件材料加以验收。四是要竣工工程图必须加盖竣工图章，设计单位、施工单位等也必须加盖其专用章再归档。五要优化硬件设备，加大对科技档案管理的投入，提升档案库房的保管环境，确保档案处在最佳环境而保证档案不受损害。只有做好这些基础工作，才能提高科技档案的科学管理水平。

2.2加快科技档案管理进程

作为水利工程单位，科技文档将逐步替代传统的纸质档案载体，加快科技档案现代化管理的进程，一要建立统一的档案管理平台和网络系统，实现档案管理工作标准化管理，形成高效管理和开发利用档案信息资源的网络管理系统，达到档案管理自动化、信息传递网络化的目的，进而提高档案的利用率。二要积极推进科技档案数据库建设和多媒体数据库建设，以计算机技术的应用作为档案管理工作技术现代化的中心，提高档案检索、内容查询功能的实效便捷，实现档案信息数字化、存储海量化。三要严格按照《电子文件归档与管理规范》的要求，全面收集、安全管理、使档案管理向着信息化方向发展。

2.3完善科技档案管理制度

1) 作为水利工程单位，应该根据国家水利部的《科学技术档案管理暂行规定》有关法规为准绳，制定出本单位相关的规章制度，以确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

2) 建立科技档案统计台帐，做到帐实相符；建立查、阅、借档案利用效果登记表，做到查阅、借阅有登记，利用效果有记载。

3）规范档案业务管理，制定切实可行的科技档案分类大纲、保管期限，使档案业务工作井然有序。

3、科技档案在水利水电建设中的作用

3.1激发水利水电科技档案活力

(1) 优化整合。针对水利水电科技档案是水利活动真实、完整、准确记载的规律性，根据每个主题要求，收集整理工程资料，通过整理、分类、鉴定、保管、积极挖掘档案内在价值，总结规律，对档案进行提炼，使档案信息不断增值，使分散的档案信息资源得以整合。

(2) 将整合的资源信息与电子网络相结合，充分利用现代计算机技术对科技档案进行现代管理。将整合的资源信息与电子网络相结合，以确保整合后的档案信息资源能够以有效手段为本单位提供便捷、高效的档案信息服务。

(3) 加强规划。通过完善各部门、各单位的分工协作，规划档案工作，制定档案管理规章制度，并积极组织他们参与此项工作。

3.2强化水利水电科技档案的服务效能

(1) 在服务的内容和方式上，加大催、归档力度，以最好最全的档案资料为使用者提供查看、借阅，充分利用档案管理系统，大力开发档案信息资源，形成一个能齐全的检索体系，以满足使用者的要求。

(2) 在服务机制上，要变被动服务为主动服务，积极主动地参与科技人员有关活动，尽力保持科技档案信息随机供应的态势，积极参与档案学术交流与协作。为各项工作提供翔实的档案信息。

(3) 以适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，积极开展档案编研和开发利用工作。建立不同层次的档案数据库，严格限定利用者的使用权限，确保档案信息网络传输和利用的安全，逐步实现档案管理现代化。

结语

总之，科技档案真实地记载了水利水电工作的科技思想、科技方法和科技经验，是履行了相关手续、集中保管起来的科技文件，唯一直接记录和储备了原生信息。加强档案管理的研究是做好档案管理工作的基础，在水利水电建设中，管好、用好科技档案可以降低劳动成本，避免重复劳动，提高经济效益。参考文献

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