学校档案管理信息化建设存在的问题及对策

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摘 要 随着我国教育改革工作的不断深入，新教育体系不断地完善，各学校的档案管理工作面临的问题也越来越严重。在科学技术日益发达的今天，在学校档案管理过程中信息技术的应用也不断地广泛起来。本文对档案信息化的含义进行了比较详细的介绍，分析了当前我国在档案管理信息化建设过程中存在的问题，阐述了档案信息化建设的必要性，并针对性地提出了几点改善措施。

关键词 档案管理信息化建设 存在问题 改善措施

中图分类号：G47 文献标识码：A

The School Informatization Construction Problems and

Countermeasures of Archives Management

LI Rong

（Shenzhen City the Second High School， Shenzhen， Guangdong 518055）

Abstract Along with our country education reform unceasingly thorough， the new education system constantly improve， the archives management work of each school are faced with the problem is becoming more and more serious in science and technology increasingly advanced today， the application of information technology in the process of school archives management also constantly broad in this paper， the meaning of archives information are compared in detail， analyzes the current informatization construction of archives management in our country the problems existing in the process， this paper expounds the necessity of archives informatization construction， and puts forward some improvement measures.

Key words document management informatization； problems； improvement measures

0 引言

学校档案管理工作是学校各项管理工作中的重要组成部分，在学校的建设和发展过程中有着十分重要的地位和作用。在面临教育改革的新形势下，学校档案管理信息化对于学校的发展有很大的促进作用。在学习中，档案馆是档案事业的重要结构，是信息化建设的主体。档案管理信息化工作是新时期档案事业的重点，具有非常重要的历史意义，要想全面实现信息化建设，必须正确认识当前工作中存在的问题，并尽可能解决问题，促进信息化建设。本文对当前学校档案管理信息化建设存在的问题和对策提出了几点个人认识。

1 档案管理信息化建设的含义

信息化是对信息的生产、检测、传输、加工和利用等进行有意识的操作过程的总称。档案管理信息化是指在发挥档案的凭证作用的基础上，更加注重发挥其信息的功能，以实现档案内容数字化和传递信息化的社会价值。档案信息化有三层意思：一是档案信息内容的数字化，方便存储和读取；二是档案信息的接收、传递、存储和利用的综合一体化，方便整体操作；三是档案信息的网络化，方便管理。

档案信息化建设重要有三方面的内容：一、档案信息的数字化。所谓档案信息的数字化，是指借助数据库技术、高速扫描技术等技术手段。将传统的介质文件如声像、文字等以及保存好的电子档案有机结合，组成有秩序、有结构的档案信息库系统，档案信息数字化所遵守的原则有规范性原则。效益型原则、安全性原则三个。二、档案网站建设。档案网站是由档案机构在公共信息服务网站平台上建立的主要以主页方式提供相关服务和开展档案宣传工作的服务网站。具有服务、交流、宣传等功能，其主要内容有以下几个方面组成：机构信息、工作信息、资源信息、服务利用信息等。档案网站建设是档案部门与社会进行联系的重要通道。是档案信息化建设的重要步骤。三、数字档案馆建设。数字档案馆是一种强调用户开发利用档案信息便利快捷的利用电子网络远程系统获取档案信息的方式。数字档案馆有诸多特点：在功能上以存取为中心；在运行上实现了存取信息的网络化；以一种无形的信息组织形式存在。

2 我国学校档案信息化建设过程中存在的问题

当前我国学校档案信息化建设还存在着一定的不足之处，主要表现在以下几个方面：（1）档案信息化建设没有引起足够的重视。相关学校领导对于档案信息化建设的重要意义没有清楚的认识，缺乏足够的重视，造成了在这方面投入的精力经费都不够，导致学校档案基础设施严重落后，即使想建设档案信息也没有扎实的基础保障。（2）档案信息化系统的安全系数不够高。档案信息化建设过程中肯定会与网络有紧密频繁的联系，但是在网络安全方面还缺乏足够的监督手段，导致网络存在不安全因素，一些涉及到国家、个人、工作等方面的秘密信息有被窃取的可能性，安全系数较低。（3）档案信息化管理体制不到位。由于重视程度不够，地方政府还没有完全将学校档案管理工作纳入政府工作中来，相关机构对于学校档案关系的联系不够密切，对于学校档案管理工作几乎不过问或者很少过问，缺乏有效的指导和必要的检查工作。（4）档案信息化管理缺乏专业人才。档案信息化管理需要熟练掌握教学管理和计算机管理的综合性人才，而当前一般都是由闲杂人员或者临近退休的人来负责，即使有完善的设施也不能实现设备和人员的完美组合，充分发挥作用。

3 档案管理信息化建设的必要性

（1）加强学校档案管理信息化建设是时展的要求。（2）加强学校档案管理信息化建设有助于保存档案信息资源。（3）加强学校档案管理信息化建设能大大提高档案信息资源开发利用的能力。

4 解决档案管理信息化建设问题的措施

解决当前问题，需要从以下几个方面努力：（1）深化思想认识，加大精力资金的投入，完善制度。有关领导部门要充分认识到学校档案信息化建设的重要性和必要性，在强化思想的基础上，要提高理念认识，树立国际化创新理念，指导信息化建设。有关部门要完善相关监督管理制度，加大资金的投入，完善相关基础设施，提供充分的保障。（2）加强档案管理人才队伍的建设培养，提高综合素质。优化档案工作人员的队伍结构，引进计算机和管理专业方面的人才，并对其进行长期培训，使其具有较好的基础知识、较高的专业知识、相关的学科知识、较高的个人修养和责任心等，提高其综合素质。加强对档案管理员的培训和再教育工作，是团队成员尽可能扩大知识面，不断掌握新知识和新技能，促进档案管理信息化的建设进程。（3）增强档案信息化安全保障体系建设。要加强对网络的信息安全和保密问题的研究，提高网络的安全系数。在利用档案资源的同时还要做好保密工作，遵循利用和保密并举的原则，增强档案信息和网络的安全意识。采取一系列切实有效的管理措施和技术手段，保证内部局域网要与外部网络的相对隔离。对于涉及学校和个人的私密信息要慎重公布，完善身份认证系统和密钥管理系统，加强监控措施。（4）加强对档案信息化建设的监督管理。学校档案信息化建设是全国学校档案建设的共同工作，对于各个学校的档案发展等各项工作都有极大的促进作用。要加强对档案信息化建设的领导规划，建立信息化、开放化的建设领导系统，明确阶层各成员的任务工作，对于各单位的档案要有及时的掌握和了解。（5）加强横向联合，实现多部门的资源共享。每个学校都应该建立一个完整的校园信息系统，这样能够充分发挥整体优势，实行一体化的统一管理。通过建立整体系统，可以实现资源的充分利用和优势互补，避免不必要的重复和浪费，同时也能够促进各个部门之间的交流与沟通，有效缓解存储空间不足的情况。

5 结束语

档案管理信息化建设对于学校和我国教育事业都有十分重要的意义，是时展的必然趋势。各个学校应该根据自己的情况建立属于自己的档案管理系统，对于出现的问题要进行及时的分析，克服一切不利因素，投入尽量多的物力、人力、才力，采取有效措施保证档案管理信息化建设工作的顺利进行，以适应时展的需要

参考文献

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