企业的内部控制制度

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摘要：内部控制在企业发展的任何阶段都是相当重要的，尤其是企业发展至中期上升阶段后，合理有效的内控制度能够帮助企业在适应市场竞争的环境之中充分地协调、整合和利用企业内部的有效资源，从而实现企业的进一步发展和完善。同时内部控制制度需要结合企业自身的行业、性质、规模等相关因素和特点制定，企业需要在不同的发展阶段适时调整、修改内部控制制度，以保证内部控制能够适应企业的不断发展。

关键字：内部控制；不相容职位；职权和控制程序

一、企业内部控制的概述

（一）内部控制制度的涵义

内部控制制度是指一个单位的各级管理层，为了保护其经济资源的安全、完整，确保经济和会计信息的正确可靠，协调经济行为，控制经济活动，利用单位内部分工而产生的相互制约、相互联系的关系，形成一系列具有控制职能的方法、措施、程序，并予以规范化、系统化，使之成为一个严密的、较为完整的体系。

（二）内部控制制度的目的

1.实现经营者制定的目标。经营者对自身拥有的资源进行整合，使人才及所拥的知识信息用到单位上，合理有效地对财产和资源进行管理 。

2.服从政策、程序、法律法规。内部制度的建立为更好地实现经营者的经营目标，所建制度要在国家政策、法律法规充许的范围内组织实施。

3.经济有效地利用组织资源。企业实现其目标的能力取决于能否充分地利用现有资源，制定和设计内部控制，保证以低成本获取高质量的资源。

（三）企业内部控制制度建立的必要性

1.有利于企业管理结构、财务结构制度的强化

通过对企业各个流程所设定的规范，可以合理地分配企业的资源，同时精简部门结构，做到各尽其职，有效地控制企业成本，在强化内部结构的同时，保证了内部控制制度的有效实施。

2.有利于保障单位资产及资金的安全

通过加强实施内部制度有利于对流动资产及固定资产的管理，为资产快速周转提供安全保障，避免企业不合理估计造成各项资产损失。

3.有利于保障企业经营管理信息的真实，降低了企业风险

管理层应全面及时地了解本单位的经营及业务信息，以便对经营管理活动做出正确判断和决策，而经营及业务信息必须具备真实性和及时性，减少错误判断对单位利益的影响。

二、财务部门内部控制制度的建立和完善

内控制度的建立关键是不相容职务的分离。明确相关人员的职责权限，在职权范围内交叉制约，在授权范围内行使职权和承担责任，防止工作中可能出现的差错及舞弊行为。

（一）货币资金管理

不相容岗位：出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和债权债务账目的登记工作；办理货币资金业务，应当配备合格的人员，定期进行岗位轮换。

职权和控制程序：出纳人员的现金日记账和银行日记账需日结日清，必要时应于当日结束后编制当天的资金报表，供管理层做出合理的资金安排。

（二）往来账项管理

往来账项是企业经营活动的反映，主要包括应收、应付账款，预收、预付账款，其他应收、应付账款，以及在应收账款中涉及的坏账准备。

职权和控制程序：企业应设立专门处理往来账项的财务人员，对实现的收入及时入账，不得设账外账，不得坐支现金；对各类付款往来应建立付款审批制度，由业务人员直接提出申请，经相关部门核对，报负责人审批后再由财务部门进行付款处理；企业应建立定期对账制度，按季与往来单位核对，如果有不符账项应查明原因并及时处理；在对账过程中发现的可能成为坏帐的应收款项应建立坏帐管理制度，及时向财务主管报告，由经办部门书面说明原因，按程序进行审批，经批准后做坏帐处理。

（三）成本费用核算管理

成本费用核算是将企业在生产经营过程中发生的各种耗费按照一定的对象进行分配和归集，以计算总成本和单位成本。

1.工资费用控制。控制工资成本的关键在于提高劳动生产率，它与劳动定额、工时消耗、工作效率、工人出勤率等因素有关。

2.经营费用控制。包括折旧费、修理费、广告费等，虽然在成本中所占比重不大，不引人注意，但浪费现象很普遍，是不可忽视的一项内容。

3.企业管理费控制。企业管理费指为管理和组织生产所发生的各项费用，开支项目非常多，是成本控制中的主要内容。

（四）存货管理

存货是企业在日常活动中持有以备出售的产成品、处在生产过程中的在产品、在生产过程或提供劳务过程中耗用的物料等。

1.验收环节内部控制。与存货验收相关的目标是所有收到的货物都已得到记录。单位应当设置独立的部门负责验收货物，该部门具有验收存货实物、确定存货数量、编制验收单、将验收单传送至会计部门以及运送货物至仓库等一系列职能。

2.仓储环节的内部控制。与仓储相关的内部控制的总体目标是确保与存货实物的接触必须得到管理层的指示和批准。单位应当采取实物控制措施，使用适当的存储设施，以使存货免受意外损毁、盗窃或破坏。

3.存货数量的盘存制度。存货数量的盘存制度一般分为实地盘存制和永续盘存制。盘存制度不同，对存货数量的控制程度的影响也不同。

（五）固定资产管理

固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其他与生产经营有关的设备、器具、工具等。

职权和控制程序：企业应设置固定资产实物台帐，建立固定资产卡片；对固定资产进行统一分类编号；对固定资产的使用落实到使用人。财务部还要设置固定资产总账及明细分类账；对固定资产的增减变动及时进行账务处理，并且会同固定资产管理人员对固定资产每季进行一次盘点，做到帐实相符，保持帐、物、卡一致。

三、业务部门有关的内部控制制度的建立和完善

（一）采购环节管理

物资采购环节是企业内控制度的重点，采购材料的价格、质量、数量均影响着单位的成本及资金走向，企业要实现经营目标，有效的采购控制会起着至关重要的作用。

1.采购原则与审批环节。各部门及项目部根据所需物资或固定资产，首先提出申请采购，列出所需数量及物资明细表报采购部，采购部核实仓储库确认为必需采购物资，然后编制采购计划，经财务管理部门审核后报采购主管领导审批。采购计划明确采购渠道、资金支付方式、供应商等内容。

2.比质比价环节。严把进货渠道关，在比质、比价、比信誉、比售后服务的基础上进行定点采购。采购部要广泛收集所采物资的市场信息，做好市场调研工作，对于大宗、批量、金额大的物资及大型设备的采购，采购部应据采购方案采取供应商投标、竞争性谈判来确定最终供应商，以降低经营成本、增加经济效益，使资金得到有效使用。供应商一经确定，使用部门要及时掌握其质量、性能、价格、信誉、售后服务等变化情况，以便及时调理。

3.采购过程管理环节。采购部门对每次招标文件及招标单位的资料应进行整理归档，凡参与招标的人员对招标事宜进行保密，不得对外进行泄露，不得做出有损单位利益的行为。为有效保证单位的合法利益，必须签订规范化合同，降低合同签订风险。对供应商的资质信用要建立诚信档案体系，降低履约风险。提高企业审批效率，可通过合同会签管理，对合同统计分析管理，来提高管理层的决策能力。

4.物资出入库环节。材料设备科负责验收、管理、调拨所购物资。货物入库必须严格验收，根据购买的数量及规格，检查货物的质量，符合验收方可入库，分类码放整齐，存放合理，保证物资的完好无损，及时办理入库手续，登记有关账册。发货要按本单位的规章办事，领货手续不全不能发货，如遇到特殊原因发货需经主管领导审批同意后方可发货。对经常货物要保持适度库存，以免影响生产，但库存不宜过大，否则会造成资金积压。

5.采购付款环节。采购部将采购合同、发票及入库单据交给财务主管审核，财会部对上报单据进行账务处理，支付采购款时由采购部门向财务部出具手续齐全的申请，财务部根据资金情况做出合理安排支付采购款。

（二）销售环节管理

1.不相容职务：销售合同签订、客户信用评估以及售后服务进行分割，客户服务由质量管理部负责，信用评估则由财务部信用管理人员负责。

2.合同签订与管理环节。合同签订由业务部业务人员与客户谈判，在签订合同前，首先经过财务部门对客户的调查和风险评估。企业信用风险管理是一项专业性、技术性和综合性较强的工作，须特定的部门或组织才能完成，对赊销的信用管理需要专业人员大量的调查、分析和专业化的管理和控制，因此应设立独立的信用管理职能部门，其职责是对销售部门提出的赊销额度进行审核，对客户的资信情况和过去付款情况拒绝或批准销售，最后报企业负责领导批准。

3.产品出库环节。销售人员填写销售预定清单交部门负责人签字确认后，再由仓库部门根据清单上的产品名称、数量、规格，填写出库单一式三联分别交财务部做账、管部存档、销售人员留存。

4.售后。企业应设置产品销售后的三包政策。为企业能在市场立足且有广阔的发展空间，应对售出的产品严格把关，一旦有退货发生，质检部门要对其进行质量鉴定，并在最短时间内出具鉴定报告，属于理赔范围的，销售部门方可执行退赔手续，杜绝拖拉行为，影响企业形象及市场声誉。

5.货款回笼及对账环节。财会部门应依据销售合同、出库单、发票实际收到的款项确认当期收入。对于赊销的产品，销售人员根据合同涉及的付款期限催收，遇到退货情况，由仓管部门核实货物确实入库后，财务部根据入库单和退回的发票将货款打回汇入账户。

建立完善、可行性较强的内部控制制度，有利于企业长期的可持续发展，能否有效执行非常关键，企业可设置与其无直接利益关系的部门负责采购、销售业务，实现由事后监督向事前、事中的监督。

四、结论

建立建全内部控制制度，还要将职业道德修养和专业技术水平融合进去，加强员工的培训及后续教育，提升企业文化及团队的整体素质，通过企业内控制度，使职工明确自己的岗位职责和权限分配，正确行使职权、对自己的工作全力以赴，倡导诚实守信、开拓创新，从而养成依法决策、依法办事的习惯，从而使企业的所需资料更具准确性、可靠性。认真执行企业内部控制制度对企业资产的整合、利用起到至关重要的作用。

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（作者单位：江苏煤炭地质勘探五队）