浅析电子文件对现有档案管理的影响及相应策略

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电子文件给传统档案管理提出的挑战电子文件的出现,必然对传统档案管理方式、管理体制和技术环境等方面均产生重大影响。如归档、收集、保管、鉴定、著录、标引等均不等于传统做法。近年来,随着办公自动化(OA)和计算机辅助设计(CAD)技术的普及,人们的社会活动和科技生产活动的记录(图、文、声、像)越来越多地采用电子文件形式。而且,随着计算机发展以及应用的普及,以纸为现行文件主导介质让位于电子文件形式是一种必然的趋势。而电子文件的产生,又对档案管理带来很大的影响。

主要表现在以下几个方面：

1.电子文件难以确认其原始性与真实性。传统文件原始性与真实性确定的标准有两个方面,一是通过内容与原始载体的结合来确定,另一是通过文件的固定结构与格式来确定。而电子文件内容与载体经常发生结合形式的变化,对其拷贝后的复制件与原件完全一致;另外,随着计算机软硬件系统的更新换代,必须将原文件在新的软件中转换格式,以保证其可读性。这样一来,“原件”的概念变得难以定义。另外,从电子文件的物质结构上看,并非一目了然,通常也不被用户所完全了解,而当人们把文件向另一种设备转移,也就是能“阅读”和认识物质结构的电脑,电子文件的物质结构对用户无任何价值,文件不依靠任何特殊的存放载体。因此,电子文件的物质结构显然不能像传统文件那样,成为文件原始性、真实性的重要标准了。从这种意义上讲,“原件”概念的丧失,也是电子文件读写方式发生变化的必然。

2.电子文件的证据性难以保证。对纸质文件来说,内容的原始性是附着在形式的原始性上,借助形式的原始性来证明和确认内容的原始性。原始性体现为内容和形式的统一,原件成为集两种原始性于一身的统一体。电子文件的内容与形式是相对独立的,不仅内容易于修改,而且失去固定形式。因此,若电子文件要成为证据,须受到更多的审查,因为缺乏对这类标准及这类技术的有效使用方法。同时在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在着许多不确定性。为解决这一问题,各国对证据性价值或内在价值(指文件原件所持有的某种物质材料特征能够带来的价值)的电子文件,普遍做法是采取纸质文件和电子文件“同时服役”办法,即在保持电子文件的同时,把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件。

3.电子文件信息容易失真,而且由于没有“原本”或原本无法读出,其失真程度难以核对。其一是人为破坏导致电子文件内容失真。有在编辑软件中设置“逻辑炸弹”,导致系统运行对参数变化而改变信息的准确性;有“黑客”善意或恶意地攻击计算机系统,修改甚至毁坏信息;其二是由于电子文件的载体和读写技术的不稳定性造成信息失真。一般说来,磁盘的寿命是3 ~5年,光盘也不超20~30年。载体材料的氧化和变质、磁场的影响,很容易抹去载体上存储的数据。由于电子文件的载体对硬件和软件的依赖性很强,当读出设备或软件早己更新多次,载体中的信息可能永远无法读出。即使定期对载体进行数字格式转换,使它永不过时,但是格式转换是丢失数据作为代价的,这样将无法保证档案信息的完整和准确。

4.电子文件可以被高速检索,它突破传统检索限制,给检索系统建立和检索方式带来新的问题。在纸质文件中,利用者能获取什么样的检索工具,以及最终通过这些检索工具能获取哪些文件,是靠管理者逐步授权的。如果在上一次查寻中,没有得到结果,会向管理者提出进一步查寻请求,从而扩大检索范围。而在电子文件中,借助计算机的高级运算能力和强大的逻辑判断能力,能够迅速、多方面地检索到所需信息,实现全文检索。由于电子文件的不可直读性,在检索过程中更需要有全面、准确的检索项,在电子文件著录标引中,除了《档案著录规则》中规定的外,还需要增加电子文件名的全称,盘带号以及描述文件的编排与内部结构“元数据”,描述文件形成和使用情况的“背景信息”等;同时将著录结果输入预告编好的数据库供检索之用。

对电子文件对传统档案管理的挑战,我们应该认真研究,采取以下相应的对策：

1.加强档案信息化的法制建设。日益增多的电子文件因其原始性和法律效应得不到法律认可,而很难被确认为电子档案。现代化技术的发展远未达到而且永远无法达到无懈可击的地步,加密与解密技术以及病与防病毒始终是一对孪生姐妹。电子文件的复制、传递的高保真性,信息与载体的相分离性以及信息内容的易更改性,给电子文件归档和保管带来了纸质文件所没有的新课题。如何确立电子档案的法律地位,仅仅通过提高加密技术增强电子文件的安全性,不是最终的解决方案。国家档案局已经制定并经国家质量技术监督局了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理第二部分:光盘信息组织结构》。

2.坚持文档一体化原则。确保电子文件的真实性。由于电子文件的内容和形式是相对独立的,按照传统的档案工作模式,从电子文件的生成到归档有一段时间间隔,在这段时间内,任何对电子文件的恶意的或无意的删改,都会影响文件的真实性。由于电子文件的可变性特点,档案工作必须向前延伸到电子文件的管理,也就是由于事后管理变为适时管理,甚至是超前管理。

3.建立统一的电子文件的数据格式。根据国家档案局颁布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,对不同类型的档案数据,无论采用何种管理软件,要求尽量采用通用文件格式,文字型数据采用TXT、RT格式;扫描图像数据采用JPEG,TIFF格式;视频数据采用MPEG,AVl格式;音频数据采用MP3、WAV格式。确需采用专用(非通用)格式的,应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。并对于归档电子文件的载体质量、规格、格式等作出统一规定,将带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝至耐久载体上,至少一式两套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时复制第三套,异地保存。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

4.实行纸质和电子文件双套归档。目前大部分机关将电子文件转换成纸质文件归档保存,是因为在电子文件的证据性、管理制度、管理技术与方法、管理设备、通讯设备等方面仍存在这样那样的问题,在这些问题没有得到有效地解决之前,纸质文件和电子文件“同时服役”的状况存在的合理性和必要性。一方面在没有充分的技术保障、相关立法和科学的管理制度的条件下,档案人员不能轻易用电子文件取代纸质文件;另一方面,电子文件的归档也有其积极的意义,这样就形成了双套归档的局面。这是文件介质转换时期不可避免的一种现象,不应看做不必要的重复。双套归档带来的直接影响是需要分别建立两个管理系统,二者既有联系,又各有特点,这给各级档案管理部门提出了许多新的课题。原则上电子档案的管理应纳入现行的档案管理体系,能够并轨的就实行并轨,比如,归档时间可基本相同,价值鉴定、著录标引实行统一操作等;不能并轨的就分别操作,如分别保管、分别利用等。（作者单位：黄河档案馆）