电子采购成本节余指标的计算方法及其应用问题研究

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摘要：本文对电子采购的目的作用、成本节余指标的评价目标内涵以及具体计算方法进行了系统的分析与研究。并以中国石油天然气股份有限公司年度业绩考核指标的实际测算工作为例，完成了电子采购成本节余业绩考核指标的计算方法及其应用等相关问题的初步研究。本文的研究结果对做好企业电子采购的业绩考核工作具有一定的理论指导意义和参考作用。

关键词：业绩考核 电子采购 成本节余

一、电子采购业绩考核问题的性质分析

企业对其所开展的某项业务工作进行业绩考核，从现代经济管理理论的高度来看，是一种属于内部经济评价性质的信息沟通活动。这种内部信息沟通活动一般表现为一个等级组织（企业）内部的上级经济行为主体对其下级经济行为主体工作绩效的考核与评价。内部评价的主要目的是企图通过考核评价来建立和健全组织的决策――信息机制和激励――约束机制，并由此来进一步解决组织（企业）的资源配置和动力问题。

电子采购的业绩考核工作本质上就是一种内部经济评估或考核评价活动。按照考核评估工作的一般原理和工作思路，考核工作中的核心内容是：明确考核目标、制订考核指标、设计考核方法。这里，考核目标是考核工作的前提和出发点；考核指标是考核工作的关键；考核方法是考核工作的保障。考核指标的制定必须以考核目标为依据，考核方法的设计以及具体考核模型的构造又要依据考核指标的特点。

针对电子采购成本节余的业绩考核，要以电子采购工作的目的作用分析为突破口。在准确界定节余额考核指标的目标内涵和具体技术作用的基础上，给出一套科学、可行、规范的节余额指标计算方法及相应的模型公式。

二、电子采购的目的作用分析

随着社会信息化程度的不断提高，作为电子商务重要内容的电子采购开始流行。电子采购的具体目的作用包括以几个方面。

1．电子采购是降低成本、提高采购效率的有效手段

电子采购降低成本、提高效率的作用主要体现在节约采购支出（如，节约库存、整合供应商、优化合同及合同规范化等）和优化采购流程（如，缩短采购周期、减少人力投入及节约差旅费等）这两个方面。美国权威市场预测研究机构AMR（ADVANCED MARKETING RESOURCES）的调查表明，电子采购能为采购商节约10-15%直接采购成本，减少50-75%的采购周期。另据美国全国采购管理协会（www.省略）的报道称，使用电子采购系统可以节省大量成本。采用传统方式生成一份定单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。与传统采购相比，电子采购的最大优势在于将全球的供应资源通过网络连接起来，使企业能高效地接触到更广泛的供应商，并能以非常低的价格采购到所需原材料，同时电子采购还减少了传统议价的繁琐过程，提高了采购效率。

2．电子采购是战略采购的一种工具和技术

与战术采购相对，战略采购更多的关注采购策略的规划、未来供应预测、策略性采购成本控制，以及开发和培养有竞争力的供应伙伴等方面问题。比如购买合同，是签6个月的合同还是1年的合同？是否需要拓展一些新的供应商？是否可以考虑一些新的产品品种和规格？这些都是战略采购的问题。电子采购可帮助买家将寻找最佳供应资源、选择合适供应商、谈判价格等战略采购活动通过互联网来完成。具体来说，电子采购活动可包括目录式采购、反向拍卖、网上询价和网上谈判等等。

3．电子采购是企业实现电子商务的一个重要环节

设备材料的采购是企业物化成本的主要组成部分，也是现代企业管理非常重要的一个方面。在管理链条中，采购是开端，销售是终端。在管理活动中，采购是支出，销售是收入。采购与销售是企业资金流的主体，也是物流的主体。管理的方向应该是集中，而集中采购和销售如果没有现代化的手段是难以真正实现的。电子商务为集中采购和销售提供了手段。显然电子采购是企业实现电子商务的一个重要环节。国外很多企业实施电子商务成功的案例，如Intel、Cisco、Dell、通用汽车等都通过实施电子商务降低了成本，提高工作效率。而其中重要的一步就是通过电子采购实现了对供应商这一端的供应链，这样不仅能够在配件采购方面保质保量，而且可以有效地控制采购成本，从而降低生产和库存成本。电子采购作为供应链管理两端的一端，也正是我国许多电子商务企业管理较薄弱的一部分。

三、分析研究

依据评价指标制定的科学性原则要求，指标及指标体系的评价内容要有科学的规定性。各项指标的概念要科学、确切，要有精确的内涵和外延。指标的计算范围要明确，不能含糊其词。指标体系应尽可能全面、合理地反映评价对象在评价目标上的本质特征，必须是对客观实际的抽象描述。科学性原则还要求指标体系必须符合一致性、独立性和整体的完备性，只有以科学性原则为依据，设立的指标体系才能客观、全面地反映出系统目标的要求。

根据上述原则，我们应该科学界定电子采购成本节余额指标的目标内涵以及具体技术作用，并在公司内统一规范，使得人们在确定其计算方法时依据的是统一规范且具有说服力的基准和依据。

下面我们就以中国石油天然气股份有限公司电子商务年度成本节余业绩考核工作背景为例，来研究电子采购成本节余业绩考核指标的计算方法。

1. 中石油电子采购业绩考核工作的缘起与现状

中国石油天然气股份有限公司于2000年8月做出了全面开展电子商务的决策。2001年7月中国石油电子商务B2B网站――能源一号网开始投入运营。2002年中国石油以100亿元的物资电子采购为起点，将电子商务正式列入了公司的长期业务发展计划。

为积极引导各级采购部门逐步适应、理解与接受电子采购方式，推动电子商务工作的深入开展，建立科学的绩效考核评估体系和激励机制是非常必要的。为此，中石油股份公司电子商务部决策层在2002年初结合公司实际和中国国情探索性地确定了‘采购额指标完成率’和‘采购成本节余额’两个电子商务业绩考核的量化评估指标，并与其它业绩考核指标一起适时地考核评估了2002年度中石油股份公司电子采购业务的计划完成情况。考核工作受到了上级有关部门的肯定。考核结果用定量数据简明地给出了公司实施电子商务获得的部分成效，让公司各级部门直观地看到了电子采购能带来的可观效益，真切地感受电子商务的积极作用和实际价值。

随着年度终期的临近，新的年度业绩考核工作又将展开。如何在以往年度业绩考核工作经验的基础之上，进一步提高考核指标的科学性，规范指标计算方法，增强考核结果的说服力等问题提到了公司领导和具体操作部门――电子商务部的面前。其中，现行业绩考核指标体系中的重要指标――‘采购成本节余额’统计指标的科学性问题成了相关人士关注的焦点。这里最核心的疑点问题有两个：一是，采购成本节余额是电子采购带来的吗？能归功于电子商务吗？二是，节余额指标的科学计算基准和依据是什么？如何确定一个统一规范的、科学可行的计算办法？这两个上年度考核工作中遗留的核心难点问题的有效解决，必将极大地促进公司今后电子商务业绩考核工作开展。

2. 中石油节余额指标的目标内涵和具体技术作用分析

中国石油电子商务是通过其业务指标体系来推动整个系统对物资采购的管理进行优化，最终达到资源优化、流程优化，降低采购成本的目的。因此中国石油电子商务的概念超出了一般对电子商务概念的理解，它涵盖了对整个物资采购战略及战术管理行为的提升。

中石油股份公司电子商务部决策层在2002年初确定采用‘采购成本节余额’业绩考核指标，其本意是希望能对电子采购降低采购成本（具体指降低采购成交价格）的作用给出一个定量化的考核结果，让公司各级部门不仅能感受到电子商务的积极作用，而且能直观看到电子采购可带来的可观经济效益。在具体的指标计算中，采购成本节余额是以采购物资的采购成交价格的降低幅度为计算基准和依据的。

由电子采购的作用分析可知，采购物资的采购成交价格的降低并不能完全被认为是电子采购方式带来的。采购价格的降低应该是集中大批量采购、规范谈价议价、加强供应商整合等多方面的优化采购管理措施的综合作用结果。传统采购方式下，通过这些强化采购管理的措施也一样可能使得采购价格降低。也就是说，采购成交价格的降低并不能简单的全部归功于电子采购方式。电子采购在降低采购价格成本的过程中起到的是技术支撑作用。电子采购将价格降低收益置于公开透明的管理监督之中，使之免于流失。因此，我们认为，公司有必要对‘采购成本节余额’指标的目标内涵作进一步的界定。这也是目前有关人员对该项指标的具体技术作用开始产生疑问的根本原因所在。

分析往年的‘采购成本节余额’指标的科学性，我们发现，公司以前对该指标的目标内涵界定是不充分的。人们在确定其计算方法时也难以找到统一规范有说服力的基准和依据。因为，实际操作中我们是极难将采购价格降低总额中能归功于电子采购方式的部分准确分离出来的。往年下属各地区公司采购办采用的‘采购成本节余额’指标的计算方法有十几种之多（表1），处于各自为阵的无序状态，急待统一规范。为了消除概念的混淆，我们建议对中国石油电子商务“采购成本结余额”指标进行重新界定。

表1现行‘采购成本节余额’指标计算方法汇总表

3. 研究结果

（1）重新界定指标的目标内涵

我们经过分析研究后认为，虽然采购成交价格的降低不能完全归功于电子采购方式，但电子采购是使这一块收益由隐性的人为经验管理状态统一纳入到显性的科学规范管理行为之中的具体形式。也就是说，电子商务在一定程度上强化了对这块收益的管理，防止了人为经验管理之中的流失之忧。从这个角度上说，采购成交价格的降低又是离不开电子采购方式的，因而也是可以作为电子采购的业绩考核指标之一而‘归功’于电子商务的。

基于上述认识，我们建议将‘采购成本节余额’指标替换掉，用‘采购成本最大节余额’顶替作为电子商务的业绩考核指标之一。‘采购成本最大节余额’指标表示在正常合法（但不一定合理）的前提下，通过电子采购可能为公司保住（注意：不是带来）的成交价格降低收益的最大值。也就是说，电子采购只是为公司确保了一块在传统采购方式下有可能流失掉的价格降低收益，而不是创造了这块收益。

（2）构造新型指标的计算方法

经过分析研究我们发现，当时‘节余额’指标计算方法不能统一规范的根本原因在于对原指标目标内涵界定的不充分。因为指标内涵界定不准，不同的人对该项指标有不同的理解、甚至批判，从而进一步导致具体计算方法的五花八门。而经过科学界定的新型业绩考核指标――‘采购成本最大节余额’是有准确目标内涵的。所以，相应的指标计算方法也比较容易构造。既然是正常可能的‘最大’发生额，我们就可以用最终的成交采购价格与正常可能的最高采购价格的差作为指标实际计算采购成本正常可能的最大节余额JYE的基准和依据。具体计算模型公式为：

这里，JYE――考核期正常可能的‘采购成本最大节余额’总计

Pij ――第i类物资的第j批次的最终成交采购价格

Pijm――第i类物资的第j批次采购的‘正常可能’的最高采购价格

Sij ――第i类物资第j批次的采购物资总量

Ni ――第i类物资的采购总批次数

M ――采购的物资种类总数

由于公司有些物资的采购行为非常频繁，而现行物资统计体系又不完善，从而使得指标计算的难度加大、工作量膨胀。对此，我们认为，可以先估算该类物资在一段时期（如，季、月、周等）内的加权平均的最终采购成交价格和加权平均的‘正常可能’最高采购价格，然后按下面的计算模型公式（2）完成考核期（如，年等）的采购成本正常可能节余额计算。

这里，JYE――考核期正常可能的‘采购成本最大节余额’总计

JPij ――第i类物资第j时段的最终成交采购价格的加权平均值

JPijm――第i类物资第j时段采购的‘正常可能’的最高采购价格的加权平均值

Sij ――第i类物资第j时段的采购物资总量

Ni ――第i类物资考核期内的采购时段总数

M ――采购的物资种类总数

今后也可以通过该公式对部分敏感物资（典型/标志性物资）进行抽样计算来判断总结情况。

（3）‘正常可能’最高采购价格的确定

由上述‘采购成本最大节余额’指标的计算模型公式可知，该项指标计算的关键难点又转向了‘正常可能’的最高采购价格的合理确定。经过与各有关方面专家的共同研究，我们针对中国石油的具体情况制定了下面的正常可能最高采购价格的确定原则和办法。

正常可能最高采购价格的确定原则是：依据不同物资采购行为的具体特征，按优先顺序 依次选用市场价、招标价、计划价、预算价作为该物资该次采购行为的正常可能最高采购价格的考核计算基础依据。换句话说，正常可能最高采购价格是指：如果采购方企图以较高的价格购得某批物资（当然，这一定是非正常原因导致的非正常行为。），在希望获得合法外衣的前提下（因为，担心暴露其非正常行为的非正常原因。），可能付出的最高采购价格。

具体确定办法是：要求各地区公司对每笔物资采购活动的价格形成过程进行准确地记录后按要求定期上报报告，有关专家按照正常可能最高采购价格的含义和确定原则，椐此确定此次采购活动的正常可能最高采购价格。这里的价格形成过程依具体采购活动特性的不同可能有所不同，但一般包括：市场价、招标价、计划价、预算价和成交价。

我们认为，将正常可能最高采购价格与采购的实际成交价格的差额作为计算采购成本正常可能的最大节余额JYE的基准和依据是合乎常理的。正如公司纪检监察审计部门考察电子商务部的工作时，评价的那样：物资采购这一块是违纪和经济犯罪的高发部门，每年许多处级干部的违纪都与采购有关。你们的工作本身很有意义。合资公司取得好的效益；电子采购节约了不少资金；又防止了许多违纪犯法，保护了许多干部。

4. 计算方法示例

为了验证上述指标计算模型可行性和科学性，我们按照抽样统计的原理确定了一批真实的样本数据并进行了实际的测算工作。具体测算方法见表1和表2（为保密起见，实际数据略掉了）。

四、结论及建议

经过上述理论分析和实际计算验证，我们总结提出如下几点结论或建议：

1．继续核算“节余额”，但改用“最大节余额”指标

‘采购成本最大节余额’是对原有‘采购成本节余额’指标的目标内涵重新界定后提出的电子商务业绩考核指标。它更能反映电子采购方式使公司在物资采购活动中避免发生价格损失的正常可能的最大数额。该项考核指标同样能使公司上下直观感受电子商务在物资采购中的作用和价值。

严格地讲‘采购成本节余额’应有四个来源。一是采购价格的降低；二是采购管理成本的减少；如，库存、人力、差旅、资金占用等。三是间接收益。整合了供应商、提升了管理水平和监督能力等；四是其它。如，增值服务、合理避税等。但由于其它来源公司已用其它相应的考核指标和管理手段进行考核控制，所以这里我们只重点研究采购成交价格的降低这一块内容。

“采购成本最大节余额”既是潜在隐性的“可能收益”也是潜在隐性的“可能损失”。采购价格的降低是集中批量采购（尽管从形式上看，具体每笔采购决策是分散做出的，但由于采购招标议价是统一进行的，所以实质上获得的集中批量采购价格）、统一规范议价的成果。电子商务以较低的成本将这笔有可能流失的不确定性收益通过科学、公开、透明、规范的采购行为而确定化了。

2．中石油股份公司实施电子采购是必要和卓有成效的

我们的研究表明，中石油股份公司在成为上市企业后，运行模式的转变需要高效的采购模式相配合，从而要求中石油股份公司提高自身采购管理的质量，努力实现采购业务的全面优化。通过实施电子采购以及与供应商建立战略合作关系，保证获得高品质、低成本的采购物资，从而提高企业的核心竞争力是必要和有效的。

中石油股份公司实行高效的采购管理，可以通过降低采购价格、采购管理成本、订单处理成本、运输成本、存储成本和提升管理、加强监管等多方面，来降低中石油股份公司的运营总成本。如此，即便在收入不变的前提下，中石油股份公司运营总成本的降低也意味着公司利润的提高，通过资本市场对于中石油股份公司盈利能力的认同，可直接表现为股东权益的增值。另外，通过采购优化还可以帮助中石油股份公司改善现有的产品与服务，从企业创新的角度为中石油股份公司赢得在所处市场中的成功。

3．尽快完善市场机制和电子商务环境下的物资统计体系

在研究的实际测算过程中，由于基础性统计资料和数据获取的不便，使得本项研究的关键成果――正常可能最高采购价格的实际取得遇到了一定的困难。而从道理上讲，采购价格实际形成过程中的各阶段价格都是已经发生过的，只是由于现行物资统计体系的不健全而导致在需要时无法及时、准确、完整的提供出来。也因此迫使我们不得不在操作中降低一些准确性要求。而采用准确性较低但更为可行的获得基础数据的处理办法。

上述情形还只是统计不足影响管理研究的一个具体局部实例，统计不足给公司管理造成的整体危害还远不止如此。从公司发展战略的层面上看，缺少科学完整的物资统计体系已经成为阻碍中石油股份公司物资管理工作进一步发展的一个重大隐患。统计的缺失并不仅仅只是使得公司高层不能准确掌握公司业务的具体细节，更严重的是要影响考核评价、状态监控、资源配置等等一系列现代化管理措施的研究和实施，阻碍公司的长远发展。

4．因地制宜开展成本节余考核工作

通过对中石油股份公司电子采购成本节余业绩考核指标计算方法的研究与应用，我们认为，不同的公司，其开展的电子商务业务不同，工作的侧重点也不相同，因此，对于电子商务中采购成本节余的考核也应该各有不同。所以，我们建议，成本节余业绩考核工作要以具体企业电子商务中电子采购的实际目的作用定位分析为基础，要准确界定节余额考核指标的目标内涵和具体技术作用，因地制宜的给出节余额指标计算方法及相应的模型公式。

作者单位：张志勇，北京物资学院物流学院，合肥工业大学管理学院；李斌 洪卫东 左莹，中国石油天然气股份有限公司电子商务部

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