浅析OA系统在传统制造型企业的应用

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摘要：oa系统是企业信息化建设的重要组成部分，本文介绍了OA系统的基本概念，指出当前在传统制造型企业日常办公中普遍存在的问题；分析了OA系统的选型和系统的构建思路及原则，举例OA系统的费用管理给企业带来的管理提升。

关键字：OA；企业信息化；应用

Summary: OA system is an important part of the construction of enterprise information, the article describes the basic concepts of the OA system, and pointed out that the current widespread problems in traditional manufacturing enterprises in the day-to-day office; analysis of the OA system selection and system thinkingand principles, for example, to enhance management of OA system of cost management to the enterprise.Categories: OA; enterprise information; application

中图分类号：C29文献标识码： A 文章编号：

0引言

随着现代企业管理的发展，OA系统已迅速渗透到各行各业，并逐渐演变为对传统办公模式的一场革命。办公自动化是企业信息化建设的重要组成部分，极大的提高了企业的生产和管理效率，降低了企业运营成本，为企业由传统向现代化转型发展提供了无穷的动力。因此，办公自动化的应用越来越受到重视，尤其是传统制造型企业，在提高劳动生产率和办公效率，改善内部管理体制，促进基础数据信息融合与共享，提供宏观数据支持等方面发挥了巨大的作用。可以预料，OA系统必将得到更加广泛的应用，势必成为企业在商场上决胜的利器。

1OA系统简介

OA是Office Automation 的缩写，即办公自动化。OA的广义定义是指将现代化办公方式和计算机技术相结合的一种新型的办公方式。OA的发展经过了四个阶段：纸质文档数字化阶段、工作流程自动化阶段、协同型OA系统阶段、平台型OA系统阶段。

OA的核心问题是怎么来提高日常办公的效率，因此我们日常工作的所有内容都可以由OA系统来处理，通常有包括日常协同管理、知识管理、财务审批管理、移动OA办公管理、档案管理、车辆管理、会议管理、任务管理、督办管理、资产管理、公文管理、物料管理、会议管理、资料管理等模块。

2企业日常办公过程中普遍面临的问题和解决的思路

2.1 面临的问题

2.1.1 请示审批耗时长

企业内部审批工作复杂，某项工作往往需要多人审批，给相关的办理人员带来诸多不便。如果某个审批环节停滞或耽搁，则此项工作将被迫搁置，造成审批延期导致工作延误或推迟，并很有可能为企业带来不必要的损失。

2.1.2 管理水平低

在实际业务处理过程中，由于大部分企业缺乏规范的流程和统一的管理，导致流程责任不明，办事效率低下，并难于防范手工错误的发生，这种不规范的操作最易导致如相关文件管理混乱等问题，严重的甚至影响到企业的效益。

2.1.3 信息共享问题

企业的每个部门或子公司的部分管理人员独自享有某一技术资料或重要文档等信息，企业内部无法将这些数据做到有效运用与管理，内部资源不能高效共享。甚至在相关人员离职时将导致这些重要的技术资料或文档等资源流失。

2.1.4 办公耗材量大

传统的办公需要大量的纸张开销，而绝大部分纸质办公材料在事后一般将不再有任何用处，造成了资源的巨大浪费，导致企业运营成本过高，实现降本增效的难度越来越大。同时，纸质材料的整理归档也将耗费大量人工成本。

2.2解决的思路

几乎所有的企业在管理上或多或少都会存在上述这些问题和不足，特别是传统制造型企业。企业管理中的各种问题一方面困扰着企业的发展，在当前日益激烈的市场竞争中，要想得到更好的生存和发展，就必须充分考虑到企业的信息化建设，通过信息化来改善企业的管理能力，从而达到提高行政办公效率，增强企业的综合竞争力。结合企业管理的需要，通过OA系统的实施可以很好的解决企业日常遇到的各种问题。

3企业OA系统选型分析和系统构建思路

3.1 OA 办公系统的选型分析

在开始实施OA系统之前，企业需结合自身的实际情况对办公系统流程进行规划和设计，并以此进行实施，在企业的管理之中，办公系统发挥着自己独特的作用，既是企业管理思想和管理艺术的体现，又是日常办公和管理的具体“执行力”的落实。所以，要正确给予OA系统在企业管理中的定位，才能充分发挥这一现代化管理工具的效能，为企业带来实实在在的帮助。

很多企业在选择OA系统的时候都比较茫然，甚至盲目，结果是凭感觉做决定，而在实施和使用中才发现，系统运行的可操作性不强，根本满足不了实际需要。而实施二次开发的成本太大，系统不用则前期的投资打水漂。另外，选型时经常陷入理念越强越好、价格越低越好、功能越全越好、系统一步到位等误区，虽然OA选型有很多方面需要衡量，对于不同类型的用户评判标准可能会不同，但必须以企业自身的管理需求为核心，只有充分了解OA产品的相关知识，紧紧围绕企业的核心需求，才能策划出最合适的OA系统。

3.2OA系统的构建思路和原则

根据未来信息技术的发展构想，以及企业信息化建设的资金投入状况，企业OA系统构建思路应遵循以下原则：

1） 模块功能性能要求。以满足企业运营的实际需要为OA系统选型的出发点，应该适合企业核心需求，满足主要功能；

2） 灵活的自定义方式。注重系统可拓展性，考虑与其他系统的融合；企业管理中产生的数据孤岛、信息孤岛、应用孤岛，已经成为多年信息化建设后的后遗症，而解决这些孤岛的关键就在于系统的开放性，解决这些孤岛的效率取决于系统的标准化；

3） 性价比高。以充分利用企业现有的软、硬件条件，坚持降低总成本为选型原则；

4） 平衡好安全性与易用性。OA系统的开发设计既考虑信息资源的充分共享，也要注意信息的保护和隔离，因此系统应分别针对不同的应用、不同的网络通信环境和不同的存储设备，采取不同的措施，包括系统安全机制、数据存取的权限控制等以确保系统的安全性。

5） 便于维护。重视OA系统后期维护。利用系统提供的工具，无须编写代码，方便用户自行进行客户化功能改造，方便用户自行定制界面数据项的显示；同时在网络或系统出现问题时能及时、快速地恢复系统的正常运行，保证系统的可恢复性，具有较高网络系统的抗干扰能力。

4OA系统的实际应用

每个企业可以根据自身的实际情况选择相应的管理模块，构建适合的OA系统。笔者这里以费用预算管理模块为例，说明OA系统对企业的管理提升。

OA系统的费用预算管理是企业加强并控制资金管理的有效手段。对企业费用预算的管理可分为事先和事后两种控制方式。对传统制造型企业来说，由于多组织、多部门和多层次的管理架构，为了防止预算失控，对预算的事先控制成为现实的管理要求。目前，多数企业都使用财务管理软件，虽然各个部门费用支出是可以查询，但在单据量大、报销人员多的情况下，由于发生费用的凭证输入系统存在延迟，费用查询的正确性无法保证，企业领导因没有准确的数据而做出正确判断。财务管理软件无法做到的控制，在OA系统内可以很好的实现。具体的流程是，年初财务部将各部门的费用预算输入系统，系统根据费用目标及控制方案，对每项审批生效的费用的累积发生额与该部门该费用项目的预算进行比较，如果在预算范围内就允许流程通过，如果超出预算则该费用流程无法提交，除非预算经过调整。通过预算审核的费用报销流程最终将流向财务审核人员，审核人将流程信息与原始单据逐一核对无误后允许报销，并将该流程提交归档。通过以上过程，费用发生部门及人员能实时获知本部门的费用预算执行情况，实现了费用预算实时控制、实时反馈、实时纠偏的管理目标，同时所有工作均通过系统完成，提高效率和准确性，同时提升了工作内涵。

5 结束语

在着重强调速度和效率的信息化时代，企业在各自行业内的发展，犹如逆水行舟，不进则退。随着企业信息化进程的加快，在企业科学健康发展的基础上，引进一套适合自己的OA系统，使工作流程更加规范、员工的配合和协作更加高效，通过迅速、全方位的数据信息采集、共享和信息处理，节约运营成本、规范企业管理、提高单位竞争力，加强员工凝聚力的作用。为企业的管理和决策提供了科学的依据。使企业管理和发展迈上一个新的台阶。让企业管理插上信息化的翅膀，犹如猛虎添翼，那么一定可以让你的企业矗立于行业之林。