新时期高校学生档案管理工作探析

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摘要：本文根据新时期高校学生档案管理的特点，指出了当前学生档案管理工作中存在的问题，并提出了加强高校学生档案管理工作的几点建议，以供同行交流与参考。

关键词：高等院校；档案管理；管理方式

1、 前言

高校学生档案是高校档案群的一个分支，是高校学生在学习、学校生活和社会实践活动等形成的文件材料，真实的记载了一个学生从高中到大学学习期间的德、智、体、美、劳等方面的情况。它不仅包括学生的简历、成绩表、教师鉴定评语，还包括学生的奖惩材料、健康体检表、干部登记表、党、团组织材料等。2008年9月1日，国家教育部、国家档案局颁发了第27号令《高等学校档案管理办法》，明确把高校学生档案列入高等学校档案的管理利用范围，为新阶段高校学生档案的管理提供了新思路、新机制，也为高校学生档案的规范管理提供了基本法规。随着我国高等教育事业发展迅猛，使高校学生档案管理工作实现专业化、规范化已经成为高校学生档案管理工作人员的一项重要职责，科学规范地管理学生档案也已成为高校档案部门的一项重要任务。因此，对高校学生档案管理进行研究，使之适应教育体制和就业制度改革具有十分重要的意义。

2、当前高校学生档案管理工作中存在的突出问题

（1）档案意识淡薄，档案管理人员忽视了日常资料的收集和积累

随着高等教育的飞速发展，高校领导越来越重视教学、科研及学生管理，而学生档案管理工作常常处在很少有人问津的地位。在高校档案管理中往往没有配备专职人员与充足的经费投入，没有必需的检查和监督，更没有将学生档案管理的好坏与部门的业绩挂钩，档案工作人员的专业素质也参差不齐。学生档案往往成为相关管理部门的附带任务，对学生档案管理工作造成不良影响。其次，学生大多缺乏档案意识，对自己的档案不关心。笔者在档案管理工作中发现，学生在填写归档材料时不认真、不仔细，经常出现姓名与身份证姓名不符的现象。

（2）学生档案的收集整理体制不规范

高校学生档案主要有以下3种管理模式：由各院（系）管理、由学生处管理、由学校档案机构管理。大多数高校学生档案的管理由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。但由于高校学生档案管理缺乏相关的规定，许多高校尚未形成一套规范、科学的管理制度和工作流程，导致了档案整理随意性增大，各个院系评价的尺度不一，归档材料缺乏统一协调、把关不严，档案移交手续不规范、不严密，容易泄漏档案内容，严重影响了学生档案工作的质量。

（3）学生档案管理方式落后，信息化技术利用较低

随着高校在校学生人数的不断增加，高校学生档案材料递增，而现阶段我国大部分高校未能形成一套行之有效的学生档案管理应用软件，学生档案的管理基本上还处于传统的、手工操作的实体管理模式中，学生档案仍以纸质档案为主，这与高等教育的迅速发展、高校学生档案管理工作日趋复杂的现状不相适应。

（4）缺乏毕业生后续档案管理

随着高校毕业生就业制度的改革，国家不再对高校毕业生进行分配。同时，学生的就业观念和就业方式也发生了很大的变化，很多学生愿意去外资、合资、私营企业工作。统包统分时代的学生档案寄往毕业生生源所在地的人事局，而现在生源地的人事部门没有保管毕业生档案的权利和责任，忽视对高校毕业生档案的管理，加上转递环节复杂，导致一些学生档案丢失。而毕业生工作的企业不具有档案人事权，加上私人企业只管聘任用人，不需个人档案，因此，出现了许多学生毕业后人档分离的局面，造成高校很难对毕业生就业状况进行了解，很难了解用人单位的需求，造成毕业生后续档案很难跟踪调查。

3、提高高校学生档案管理工作水平的一些建议

（1）领导重视，强化师生档案意识

做好高校学生档案管理工作是关系到高校全面推进素质教育、向社会输送合格人才的大事。强化档案意识，首先领导要重视，强化学生档案管理意识，提高学生档案管理地位。按照《高等学校档案管理办法》要求对档案材料形成部门提出具体要求，认真落实档案管理所需的人员、经费、设备等问题，明确责任，定期进行规划、部署和监督。其次，加大宣传力度，让学生本人增强档案意识。要让学生充分认识档案的重要性，关心自己的档案，使他们做到准确、完整、规范填写个人档案。

（2）制定规章制度，规范学生档案的整理

要保持学生档案的成套性和完整性，就必须建立一套完善的学生档案管理制度，实行规范化管理。学生档案的管理应有一个指定的归口部门进行统一管理，并指定院系专人负责，实行统一要求。首先，建立严格的档案登记制度。新生一入校，管理人员就要对其档案认真登记、整理，核实档案材料是否齐全。其次，制定学生档案管理制度、借阅制度。学生档案的保管要专人管理，专柜专用，根据专业、年级等分门别类。严格借阅登记手续，防止学生档案损毁、丢失。

（3）充分利用先进技术，改革陈旧落后的管理方式

随着计算机网络的迅速普及，传统的手工操作已远不能适应现代档案管理的需要。因此，高校学生档案管理要与时俱进，要加大投入力度，建立学生档案数据库，实行网络化管理体系，提高学生档案管理工作现代化水平。其次，利用计算机、扫描仪等现代设备，将学生的基本信息输入计算机，使学生档案数据化，减轻档案收集、整理的工作强度。同时，利用高校校园网的使用，方便学生档案的检索查阅，提高档案的利用率。此外，建立学生档案数据库可以为用人单位提供最捷径、最准确的毕业生档案信息，可以实现毕业生电子档案快捷、方便的转接。

（4）严格毕业生档案的转递工作，并建立毕业生信息反馈档案

当前高校学生就业，实行的是用人单位与毕业生双向选择的体制，对于已经找到工作的学生，设置合理的传递方式和周密的传递环节，严格传递手续，以防毕业生档案丢失。对没有保管毕业生档案权利的私企单位，要求当地负责管理档案材料的人才交流服务机构为毕业生办理挂靠手续。对于没有就业单位学生的档案留在学校保管，待确定接收单位后再进行转递。但是要告知学生，学校免费为其保管二年之后，档案仍在学校的，学校自动将其档案转往当年毕业时户口所在地区的职业介绍所保管。其次，建立毕业生信息反馈档案。大学毕业生信息反馈档案，不仅可以了解毕业生参加工作后的情况，用人单位现阶段对专业建设和人才的实际需求，而且可以为在校学生提供相关的就业信息。

4、 结束语

高校学生档案管理工作是一个复杂的系统工程，但是这项工作又关系到每个学生的切身利益。因此，学校领导一定要从思想上高度重视，建立健全并严格执行各种规章制度，提高档案管理人员的素质，并积极采用现代化、数字化的管理方式和手段对学生档案进行科学、规范的管理。（作者单位：西安财经学院行知学院）

参考文献：

[1]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]龙晓凤.试论高校学生档案管理[J].广东白云学院学报，2007（4）.