浅议地勘单位电子文档的存储与安全管理

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摘要： 本文作者通过对当前地勘单位形成的电子文档存储与安全管理现状进行了分析，指出存在的问题，在对问题进行了分析的前提下，提出电子文档的存储与安全管理的思路。

Abstract： The paper analyzes the storage and security management of electronic document of geological prospecting units， and points out the problems， at last， gives the idea of storage and security management of electronic document.

关键词： 地勘单位；电子文档；存储；安全

Key words： geological prospecting units；electronic documents；storage；security

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）06-0162-02

0 引言

随着计算机的使用和办公自动化的推进，传统的纸质档案被众多的电子文档所替代。电子文档虽具有纸质文档无法比拟的优点，但同时面临着诸多问题，特别是存储、安全管理等方面给管理电子文档的部门提出了更高、更严的要求。

1 电子文档种类及管理现状

地勘单位形成的电子文档主要有科技档案、部分文书档案、会计档案等。随着无纸化办公的推进和对原有的科技档案的数字化，将不断产生大量的电子文档。

目前，这些电子文档主要是以计算机硬盘、光盘、U盘等形式进行存储的。除部分科技档案统一由档案部门集中存放在光盘柜中外，会计档案的电子文档由财务部门统一保管。

2 电子文档的存储及安全管理存在的问题

电子文档区别于纸质档案，具有存储介质多样、容易编辑修改、容易传递、容易复制、容易损坏丢失、容易还原恢复的六大特点，这些虽是较纸质档案优越的特点，但如果存储不当、管理不当，也将是电子档案区别于纸质档案的最大缺点。

2.1 存储方面存在的问题 地勘单位目前电子文档的存储主要是以光盘的形式存储，贮存在光盘柜里，因场地问题，所存两份都是存放在一起的，不符合异质异地备份的要求；归档光盘按有关规定要求，每隔四年进行转存一次，考虑到费用与存储空间等原因，现有的归档光盘未按要求进行转存。

2.2 安全管理存在的问题 主要是存在很大的无意泄密和外部泄密的安全隐患：

2.2.1 无意泄密 一般情况下，档案部门和信息中心的所有计算机一律不允许联接外网，财务部门实现的是内外网切换外，其余的计算机都可以直接与外网联接，这就会使一些保存有材料的计算机存在失泄密的安全隐患。

另外，因缺乏安全知识，将贮存过电子文档的移动存储介质与联接互联网的计算机进行交叉使用的；或者是将未经授权移动存储介质在计算机上使用等均会造成无意泄密。

2.2.2 外部泄密 购买正规的杀毒软件的是寥寥无几，即使是通过网络下载的杀毒软件，也没有及时更新病毒库，这就会使恶意的代码和病毒进行传播，造成外部泄密。

3 电子文档的存储与安全管理的思路

基于以上存在的问题，要想做好电子文档的存储和安全管理，本人认为需要从以下几个方面实现：

3.1 完善各项管理制度 结合单位实际，制定切实管用的制度，用以规范电子文档的制作、存储、使用、传递、销毁等过程。

3.2 搭建内网办公平台 应设法搭建内网办公平台，将电子文档集中管理，采取网络存储方式，将电子文档存储在网络服务器上，为每个部门、每个人分配存储区，使各个部门只能访问自己的存储区，存储区只能存入文件和进行文档的编辑，而不能利用复制、剪切等方式将文档带走，减少内部人员泄密的可能。

3.3 借助软、硬件设施

3.3.1 配齐防护软件，确保网络环境安全。对内部计算机进行准入认证，防范非法终端接入和网络入侵，定期升级终端病毒库，定期查杀网络病毒，以防窃取电子文档。

3.3.2 使用文件加密工具，网络传输加密，终端硬盘加密等加密手段，保证电子文档被窃取后“打不开”。对电子文档进行加密处理，以加密形式保存、传输，导出电子文档要审批。

3.3.3 所存档的科技档案、文书档案和会计档案，都是反映日常地勘活动的凭证，具有很重要的价值，不仅要实现对需归档的电子文档进行即时存储和刻盘存储，还要实现异地异质备份，这就需要借助一台服务器和海量存储器等硬件设施来实现。

3.3.4 单位应提供足够的空间和硬件设备，为电子文档实现异地异质备份做好基础工作。

3.4 加强人员教育 一是要大力普及信息安全知识及网络窃密知识，使广大人员了解电子文档的特性，防范电子文档无意丢失和泄露，提高对各种攻击手段的认识和警惕性等；二要进行保密意识教育，使他们认清电子文档泄露的危害性，认真遵守规章制度，不主动泄密，不协同泄密；三是要宣传电子文档贮存和利用的重要性，各部门都要做到对电子文档的准确地收集和及时归档。

总之，地勘单位在今后管理电子文档时，不仅要加强基础的软硬件设备的建设、制度建设，还要加强对人员的教育培训等工作，只有人员的安全使用意识加强了，电子文档的安全管理才能做得更好、更扎实。

参考文献：

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[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯，2005（03）.

[3]王强.电子档案风险管理研究[J].吉林大学，2007年.

[4]端广瑞.浅论电子文档安全问题与对策[J].科技与企业，2012（12）.