加强声像档案的收集与管理
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[摘要]随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。
一、概念
声像档案资料是各企业在从事各种活动中形成的，对企业有保存价值的照片、底片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。它具有客观性、形象性和科学技术性的特点，能生动形象地再现本单位有关方面的工作及成果，客观反映和记录本单位管理工作的真实面貌，具有现实查证和追溯历史的作用。它和文字、图纸档案一样，经过收集整理形成了各行业声像档案，也是档案的重要组成部分。
二、为何要做好声像档案资料的收集工作
（一）声像档案资料收集、保存的必要性
声像档案资料是开展各项工作最真实的写照。它形成于各项工作之中，真实地记载了开展各项工作的过程与结果、成功与失败、经验与教训等。要做好某项工作，离不开齐全的计划、严密的组织、适当的调控、认真的总结。在这些环节中必然形成大量的有保存价值的珍贵资料。比如，设备改造、生产车间的规划改造、搬迁、大型技术改造项目、产品结构的更新换代等等，都会形成专门的系列声像资料。将这些声做资料收集、整理的过程就是对每一项工作最好的回顾和总结。总结中可以直接地检查其工作是否达到了预期效果和问题产生的原因所在，并能从中吸取经验和教训。否则，一个单位每年轰轰烈烈的工作，摄录人员到现场拍照、录音，如果其声像资料没有被收集整理存档，就等于没有记录。如果没有很好地保留这些资料，或保存的只是几张照片及只言片语，对于企业将是一个无法弥补的损失。
（二）声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求
比如照片、底片需要同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，加之照片、底片分离则难以保存齐全。时间长了，摄影人员自己也很难追忆的准确和全面。同时由于各企业管理分散，且仅考虑个人或本部门工作的便利，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室统一保管，特别是随着人员变动和机构调整，则会造成声像档案的流失。本来是很珍贵的影像资料，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值，这是档案管理工作的重大缺陷。
（三）声像资料收集齐全是提高档案质量的重要前提和保证
本单位在经营活动中形成的大量的声像资料是工作、生产、经营过程最真实、最原始、最珍贵的记录，不但具有凭证作用，而且，对以后开展各项工作具有很重要的参考利用价值。声像资料要转化为声像档案也要经过鉴定、筛选甚至浓缩。如果声像资料收集不齐，或者数量很少，就无法从中鉴定、筛选出有价值的内容并使其转化为档案，也就无法保证档案的高质量，也谈不上利用和参考。因此，要保证档案的“质”，首先要满足一定的“量”。做好声像资料收集就是要在“量”上下工夫，为保证声像档案的“质”提供前提条件。
随着办公自动化系统的日益普及办公条件的改善，在各部门工作和各项重大活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，一是档案管理部门要针对声像档案管理现状，加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。改善由于声像档案普遍存在的归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，使之不得直接影响档案的完整和声像档案的保管及利用。二要改变声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平的现状，给我们收集、整理、服务利用提供更多的操作空间，以将这些收集齐全经过鉴定、筛选、整理的声像资料、转化为高质量的声像档案，为企业留下宝贵的财富。同时，建章立制加强指导和监督、促其逐步规范管理。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为组织好、保管好声像档案奠定良好的基础。
三、如何做好声像资料收集管理工作
（一）加强学习宣传贯彻《档案法》，提高全员档案意识，增强法制观念
取得单位领导的重视和支持。如果领导对档案工作重视的程度不够，企业档案管理制度不健全，与经济责任制未能挂钩，奖惩不明确、不兑现，在执行管理制度的，就不能行之有效地行使监督职能，势必造成档案执法监督不力。搞好声像档案工作不仅是档案主管部门的事情，各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。比如要利用生动实例，发挥档案自身的宣传教育作用，争取单位领导的大力支持，特别是要提高各级领导及有关人员的档案意识，营造良好的档案工作氛围。考虑将声像资料管理和归档工作纳入声像管理人员的岗位责任制，使之合法化、制度化、规范化，调动档案管理人员的积极性。对历年归档工作搞得好的部门或人员，应进行业务评价并给予表扬或奖励、总结他们的经验，用以指导工作。这样对其他部门的归档工作也是一个促进，能起到积极的推动作用。二要把文件资料的收集工作作为考察干部工作业绩的一个参考。考核干部的工作情况时，不仅要看他的工作业绩，也应将是否把平时工作中所形成的大量文件资料收集齐全、整理有序，且妥善保存，并按规定及时上交归档，作为考核的一个参考依据。
（二）加强管理，制定措施，狠抓制度落实
通过声像资料收集工作同时能反映单位的管理水平。声像资料归档是否及时、齐全完整，从一个侧面也反映了一个单位或部门管理水平的高低。如果管理水平高，从宏观上看，应该是决策、计划、实施、反馈、调整、评价等各步骤运转正常；从微观上看，也必然是规章制度严谨、人员调配合理、工作井然有序、奖励处罚严明。在各项工作中均会形成完整、系统的文件资料。相反，如果管理水平差、工作零乱、要求不严、赏罚不明，形成的文件资料必然是残缺不全、杂乱无章，甚至是一片空白。
档案工作的好坏，也可以说是单位或部门管理水平的一面镜子。要改变声像档案管理的现状，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。避免摄像设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；或存放在科室或个人手中，没有合理利用；或使用人员频繁变动，不能熟练使用设备，最终造成一些重要活动没能及时摄录，使声像资料缺项或不完整，给以后声像档案的产生及归档留下遗憾。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。
也就是说，产生声像档案的第一关形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是“亡羊补牢”了。
（三）全面出击，形式多样，疏通收集渠道
要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。1.通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。2.重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。3.重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。4.广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。
参考文献：
[1]胡先铁.声像档案“收集难”对策[N].中国档案报，2001年.
[2]李敏秀，构建城建声像档案工作模式[J].城建档案，2010（6）.