现代企业管理模式之知识管理
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【摘要】 国有企业如何有效地管理和利用好知识资源,创造更多的财富,是21世纪企业管理的新课题。
一、企业知识管理的内涵与意义
人们通过研究发现,从表面上看,企业竞争优势来自其拥有或可供支配的各种“资源”,不同企业因为占有不同规模、不同组合的资源而具有不同的效益。进一步研究显示,企业竞争优势和资源之间并不存在直接的因果关系,在发达的市场经济中,土地、设备、甚至人力等资源都可以借助资本或信用从市场上交易取得。透过资源这个表面现象却可发现,真正给企业带来了竞争优势的是企业配置和利用资源的能力,追根溯源,企业能力大小取决于企业拥有和运用知识的情况,企业知识是企业能力的前提和智力基础。也就是说,知识才是企业竞争优势的真正源泉。企业现有的知识存量决定了企业发现市场和配置资源的能力,也决定了企业资源发挥效率的程度。企业对自己独特知识的有效挖掘与管理,形成了不易被竞争对手仿效的核心能力,包括发现市场和识别市场机会的能力,开发新产品满足市场需求的科研开发能力;将个人创新整合到新产品中去的能力;将企业生产的知识产品推向市场、传播知识的能力,从而使企业形成独特、持久的竞争优势。
知识管理并不是一种单一的职能管理,而是涉及到企业战略管理、人力资源管理、信息管理和技术管理等多种职能管理的形式和内容,是一种跨越这些职能的综合性的管理。知识管理也不是单纯的技术问题,它涉及到企业文化、管理机制、运作力一式、信息系统建设等力一面,是一项复杂的系统工程,寻求的是信息处理能力与人的知识创新能力的最佳结合,核心要素是人,特别是企业的中高层管理人员。知识管理的出发点是把知识视为企业最重要的战略资源,把最大限度地掌握和利用知识作为提高企业竞争力的关键,目的是提高企业的核心竞争力―创新和应变能力。
知识管理的意义在于:(1)能提高企业的创新能力。创新既包含新思想,也包含新的工作坊法和处理流程。知识管理中的协作技术有助于发现和培育新的想法和思维,将人们头脑中的创造性思维充分地加以利用,从而产生新的技术、产品与服务。(2)能提高企业的应变能力。在激烈的竞争环境中,企业不可避免地会遇到各种各样的突发事件或机会,并需要企业迅速而准确地作出决断。知识管理技术让企业能迅速得到所需要的帮助,并通过确定“谁、什么、何处、何时”等因素,来迅速协调各种资源,作出相应的正确反应。(3)能提高企业的运作效率。运作效率取决于把创造的知识加以收集和综合供企业内部和外部其他人再利用的程度,提高运作效率要求共享所需要的知识,缩短查找知识的时间和避免重复劳动所引起的知识浪费。(4)能提高企业员工的技能素质。企业要保持它的竞争能力,就必须提高新员工和现有员工的能力水平。
二、知识管理对传统管理的变革
知识管理不同于传统的任何管理,它不是一种单一的管理职能,而是涉及到生产管理、信息管理、技术管理、人力资源管理、战略管理等多种管理职能的管理形式和内容,是一种跨越在这些职能之上的更高级化的管理,它通过知识共享,运用集体的智慧和创新能力提高企业的应变能力。它为企业实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径,其核心是知识创新,是组织在不断地持续变化的环境变化中,为适应组织变革、生存和能力的需要。知识管理着力于组织的调整和管理方式的探索,通过消除组织交流障碍、营造知识共享环境、实施扁平化组织结构以激励员工的创造性、建立广泛的外部网络等方式,将信息技术转变为真正有力的竞争工具。知识管理型企业能够迅速对外部需求作出快速反应,明智地运用内部资源并预测外部市场的发展方向及其变化。
要做到这些,必须从根本上改变企业传统的管理方式:(1)管理职能的变革:知识资本成为企业管理的重点;(2)组织结构的变革:组织结构扁平化,在知识经济时代,新型知识企业组织结构是以信息为基础,以知识创新为目标的一种面向市场、扁平的组织结构。(3)领导方式的变革:集体领导,知识管理需要新的领导方式,需要领导方式的转型,让每个成员都有参与领导的机会,在组织中建立集体智慧的动力机制,建立起激励员工积极参与企业各项经营管理事务的机制和氛围,运用集体智慧,使决策更完善。因为员工参与了决策,也使员工能主动配合决策的执行;(4)企业文化的变革:注重组织、集体知识共享与创新;(5)激励方式的变革:更注重精神激励;(6)发展观的变革:可持续发展战略。
三、企业实施知识管理应当采取的主要措施
1.改造传统的企业文化。知识管理能否成功,首先取决于鼓励知识共享和知识创新的企业文化,使得知识更容易交流、更容易积累和创造。知识共享是企业员工进行协作的基础,也是知识实现增值的最佳途径。企业应当改造其传统的企业文化,建立起有利于知识共享和知识创新的新型企业文化。企业还应当对知识共享进行相应的限制,实行有限制的知识共享。将最适当的知识在最适当的时间传送给最适当的人,使其能够作出最适当的决策,还可以达到保护企业核心商业秘密的目的。
2.建立有效的激励机制。企业应当建立起有效的激励机制,改变那种盛行的只奖励具体技能而忽视员工对知识贡献的做法,采取多种方式来鼓励和吸引员工参与知识共享,形成鼓励合作与共享的文化氛围,使员工乐于共享知识、创新知识和应用知识。如制定一些制度,其中包括强制性措施,使这种共享的氛围一旦建立起来后就能够顺理成章地继续保持下去;采用协同工作手段,培养团队精神,促使员工加强合作、共享知识;员工培训制度化,培训教员以企业内部员工为主,让企业自己的员工向其他员工讲授自己比较擅长的知识;加强员工之间的知识交流活动;突出员工对企业知识库的贡献,使他们获得相应的成就感,并将员工对企业知识库的贡献纳入员工的年度考评中;对不能实现企业知识管理目标的员工进行相应的惩罚;对知识老化型员工进行淘汰等。
3.创建学习型企业。对于那些积极拓展、不断创新的企业而言,其核心能力和竞争优势来源于员工不断地学习新知识,持续地适应市场的变化,并迅速做出正确的反应。企业的环境在不断地变化,知识也不是一成不变,仅仅知道如何做好当前的工作是远远不够,明天的工作要求员工具备更新的技能、更强的能力和更高的素质。在信息爆炸和知识更新速度加快的时代,企业员工的知识、经验如果不能被快速地积累与更新,很快就会变成一堆无用的废物,甚至有可能会变成前进的包袱。因此,拥有知识更新、不断学习的能力比拥有丰富的知识更为重要。学习型企业是指通过培养整个企业的学习气氛而建立起来的一种符合人性的、有机的、扁平化的企业,通过不断地学习来提高企业的核心竞争力。学习型企业以信息和知识为基础,实行目标管理。这种学习并不仅仅是看书、办培训班,而是包括了企业在产品研发、生产制造、市场营销、售后服务、技术支持等过程中的学习,强调的是全员学习、全程学习和团队学习。无论是对于企业自身还是其员工来讲,对学习的投入,不应仅仅被看作是“费用”支出,更应当被视为一种“投资”。
4.设立知识主管并建立知识管理者队伍。由于知识散布于每个员工以及部门之中,企业中必须有相关的部门和人员来承担从知识的获取、识别、整合、传播、创新和营销如何让员工接受)到建设知识的共享系统和共享文化的任务,并设立知识主管(CKO,chief Knowledge officer)一职,由其来负责研究、规划、推动和实施企业的知识管理工作。由于知识管理涉及的范围大于信息管理,知识主管的工作涉及到战略、技能、培训、奖励等内容,知识主管的工作不是信息主管(CIO,Chief Information officer)工作的延伸,不应仅将工作重点放在技术和信息资源的开发与利用上,而应当放在知识的创新和开发集体创造力等力一面。
知识主管的主要职责是:(1)为企业建立一套知识管理的基础结构,包括综合的技术基础结构(如技术支持环境的建立、知识管理工具的选择等)、人力基础结构(如人力资源的发展机制、知识库的建立和维护等)和环境基础结构(如连接于国际商业环境的知识网络和知识组织等);(2)为企业建立一种能够促进学习、积累知识和进行知识共享、知识创新的企业文化,并配合企业高层管理者建立起相应的激励机制,促进以知识导向来开展工作;(3)监督、保证企业知识库内容的质量、深度、风格与企业的战略、发展力一向、业务等相一致;(4)确保企业知识管理系统的正常运行,并加强知识集成,产生新的知识,促进知识共享的过程;(5)为企业获得回报。对于企业而言,进行知识管理,最终要将知识变成价值和利润。
5.明确企业的知识结构。企业的知识从其来源主要可分为:(1)与企业的研究和开发有关的知识,这类知识可通过科学实验或通过购买而获得;(2)与企业的生产、工艺和组织力一式相关的知识,这类知识是企业从实践中积累起来的;(3)有关企业顾客的知识,如对顾客需求的了解等;(4)有关企业竞争对手的知识。
6.选择不同的知识管理策略。企业实施知识管理的策略基本上可分为两类:编码化策略和个人化策略。编码化策略是指将知识与知识开发者进行剥离,以达到知识独立于特定的个体或企业的目的,而后知识再经过仔细地提取进而汇编成法典并存储于企业的知识库中,以供员工可随时反复调用的策略。个人化策略则是指将知识与其开发者紧密地联结在一起,知识主要通过直接的面对面的接触来进行共享。企业可以根据其是提供标准化产品还是定制产品、是提供成熟的产品还是创新的产品、员工在解决问题时是靠显性知识还是隐性知识等因素,来选择是采用编码化策略还是个人化策略。
7.采用适当的信息技术来建立知识管理系统。企业有必要建立自己的内部网,建立并及时更新、完善企业内部的知识库系统,将企业的知识库放在内部网上,以发挥其更大的价值作用。企业进行知识管理的具体方式之一就是将各部门和各个员工的知识与其它无形资产汇集成电子文件放在企业内部公用的网上,形成一个知识库,随时可供员工调阅。该知识库应当有一套系统来支持它,还要有相应的安全措施如网络权限控制功能等。员工可利用该系统来获取所需的知识,并且在需要彼此交流时能在网上相会。
8.以人力资源管理为核心。人力资源管理是知识管理的核心内容。人力资源管理是一种以“人”为中心、将人看作是最重要的资源的现代管理思想,其管理模式是以人为本,使人适其所、人尽其才,并使组织的目标与个人的目标、组织的成长与个人的发展有机地统一起来,它反映的是人才决定企业的前途与命运的管理理念。也是知识管理的最高境界和核心内容。
9.由点到面、循序渐进地实施。知识管理的实施是一个复杂的系统工程。企业要成功地实施知识管理,需要各力一面很多的积累,不仅仅是技术、知识的积累,还需要管理、企业文化以及员工素质等力一面的积累,企业进行知识管理可以从管理好自己的文档开始,然后建立起企业知识门户和知识发现系统。也可以由点到面逐渐展开。企业在选择试点时,应当优先考虑产品研发、销售、质量管理、服务等部门,从中选择对知识共享态度好、工作业绩出色的知识团体。通过一定的积累、螺旋上升过程,最终达到知识管理的目的。
总之,企业的知识管理是一个综合的管理问题,知识管理的实施是一个复杂的系统工程。同时,企业的知识管理又是动态的、永无止境的进程。