信息化环境下中小零售企业会计业务流程设计

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一、中小零售企业信息化现状及会计工作面临的新问题

（一）中小零售企业信息化现状 自20世纪80年代后，我国的零售业经历了一场又一场的革命，规模不等的企业在激励的市场竞争中演绎着“适者生存，不适者淘汰”的自然法则。近年来，随着人力资本、用地租金等不断上涨，零售企业的综合成本越来越高。在此情况下，为了能在市场竞争中处于不败之地，广大中小零售企业根据企业实际情况，加大信息化投入，希望能借助信息技术实现物流、资金流和信息流“三流合一”，让自己的每一分钟以最快的速度繁衍生息，使每一经营环节都汇集企业生存发展的利润源泉。

（二）信息化环境下会计工作面临的新问题 主要包括：（1）原始数据的安全问题。由于引入POS系统，商品采购、销售及结存等数据由被授权的采购员、收银员、库房员及信息管理员等网上输入，会计人员无法确定其是否正确。另外，POS系统还可能由于断电、人为操作不当及病毒侵入等原因造成前台收银数据与后台数据处理的不一致，这些将给会计处理带来严重的不良影响。（2）POS系统与财务软件整合问题。现实生活中，基于成本、企业管理水平及员工素质综合考虑，中小零售企业一般不会引入高端ERP系统，而是购买POS和低端财务软件，事实上，这两个系统的开发商不是同一家企业，因此需要会计人员在软件开发商的帮助下自行完成软件的整合，既要熟悉软件运行和业务知识，同时又要能承担起原来信息管理部门所能完成的系统配置、管理及测试，整合难度较大。（3）财务软件的应用引起会计工作内容的变革。中小零售企业的会计在软件运行后，只需输入记账凭证，随后的过入明细账、总账，试算平衡乃至编制报表等几分钟内自动完成。会计的工作重心由核算型财务会计变成分析财务数据的管理会计，这正是许多会计人员梦寐以求的职业定位，但信息化环境下会计岗位的划分，人人之间、人机之间的内部控制建立与实施等新问题不断产生，会计工作内容将发生巨大变化。上述情况表明：随着环境的变化，会计业务流程必须做出改变。

二、中小零售企业信息化环境下会计工作解决方案

（一）成立会计业务流程设计小组 具体包括：（1）保证业务部门相关数据在信息系统中输入正确。信息化环境下业务部门人员取代会计人员进行原始数据的录入，这些数据正是在财务软件中生成报表的基础。为了加强对原始数据录入的正确性，会计人员一方面要发挥会计教育的职能，对录入人员进行有针对性的培训；另一方面，基于谨慎性的考虑，保留相关纸质单据，会计人员要将纸质单据与信息系统中的电子单据进行核对，减少出错的概率。（2）整合POS系统和财务软件的运行结果。POS是运用条形码和信息技术，实时反映库存商品购、销、存的信息系统，除非特别说明，其结果不能直接对接到财务软件中。企业实践中，管理层应积极同软件供应商沟通，弄清这项业务到底是如何运行？应该由哪些部门贯彻实施较好？财务软件运行到底需要提供哪些数据等。会计人员应积极参与信息化的进程，在实践过程中更新知识、提高技能。

（二）分析信息化环境下会计业务流程和控制 根据会计基本理论，无论发生什么环境变化，会计的反映和监督职能是其本质特征，是不随环境的变化而变化。在信息化环境下，会计人员首先需要分析一下现有的业务流程有哪些？其次，分析加入POS、财务软件后，业务活动中哪些能借助信息系统加以控制？控制点在哪儿？然后，分析还有哪些业务是信息系统不能控制的？管理层将如何监控或实施？

（三）确定信息化环境下会计业务处理 信息化环境下会计业务处理同常规的业务处理类似。

三、中小零售企业信息化应用案例

北京XX学生超市（以下简称学生超市）为是一家某投资控股企业独资设立的小型零售企业，地点位于某高校校园内，成立于2010年9月。学生超市成立初期，企业管理层认为要实现管理信息化，提高管理水平，就必须下大力气推进信息化进程。企业先后引入POS系统和用友通的T3系统，财务部门经过半年的探索和实践，与相关部门一起完成了会计业务流程的设计，实现了库存商品的采购、入库、出库、收银及财务处理的自动控制，合理配置了企业资源，最大限度地发挥了会计反映和监督的基本职能。

（一）建立信息化推动领导小组 为了推进企业信息化进程，学生超市成立了以总经理为首，由采购、销售、信息管理和财务主管等组成的领导小组，负责本部门原始数据录入及相关文件传送的培训。事实证明，这四个部门是整个企业运营的关键，任何一个环节的失误将导致企业资金链的断裂。

（二）分析企业业务，分别梳理出信息系统能控制的业务活动和不能控制的业务活动 具体包括：（1）采购业务。业务流程如下：采购主管每月末根据库存、销售等情况，在POS系统中提出采购计划，报经总经理审批；审批后，采购员在POS中录入采购订单，并向各主要供应商提交要货通知；供应商送货上门，采购员、库管员现场清点，录入实收商品清单；采购主管根据传输过来的实收商品清单，向信息主管发出修改采购订单的通知；信息主管根据指令，要求信息员修改采购订单；信息员向财务部门传送已审核的采购订单，采购员附送供应商的纸质送货单；信息主管向库管主管发出指令，要求对已审核的采购订单及时验收入库；库管员根据指令，在POS系统中验收入库；会计根据已审核的采购订单、纸质送货单、发票的情况，记录应付款和商品采购。会计控制点：在POS系统中必须有采购计划，否则无法完成采购计划与实际数的对比；所有的采购均通过录入采购订单完成；只有采购主管审核后，信息主管才有权修改采购订单；会计只有核对POS系统中的采购订单与纸质送货单一致时，才能记录采购。（2）销售业务。主要业务流程是：收银员每日到销售主管领取当日班次备用金，并签字，班次结束后，交给销售主管并签字；收银员将备用金在POS系统中输入，进入收银界面；收银员每完成一笔销售业务，需打印输出小票，并收款；商品赊销时，收银员应打印输出小票，报经销售主管审批，金额较大者，需经总经理审批；超市工作人员领用商品计入办公费等，收银员应打印输出小票，报经销售主管审批，金额较大者，需经总经理审批；班次结束，收银员打印输出销售汇总清单，核对款项，并将应收款、费用计入等审批手续一并交给财务部出纳、会计；出纳经授权在POS系统中打印输出当日销售报表，与收银员交来的款项、应收款、计入费用中商品等核对，报经财务主管审批；会计根据POS系统中的销售报表数、核对出纳经手的款项，考虑应收款、计入费用中的商品等因素，记录当日的销售和费用情况。会计控制点是：备用金的领取与上交需签字；凡是出库的商品，无论是销售还是计入费用均需通过POS系统打印输出小票；应收款发生时应经销售主管审批；超市领用商品计入费用应经销售主管审批；会计在核对POS系统中的销售报表数与现金、应收款、计入费用等勾稽关系正确后，才能确认收入。其勾稽关系是：POS系统中的销售报表数-计入费用的销售额=实收现金+应收款余额。（3）库存管理。主要业务流程是：采购业务发生时，库管员应根据信息主管的提示及时验收入库，不得随意拖延入库，生成的验收入库单应传送给财务部门；会计根据POS系统中的销售报表，审核其成本结转是否正确；盘点前，库管主管应检查之前的验收入库是否已完成，尚未完成的，应查明原因；盘点时，库管、销售、采购等人员应在场清点数目，在POS系统中输入实盘数；盘点后，POS系统自动生成盘点损益表；库管主管应对核对POS系统中的盘点损益与财务软件中的盘点损益账面数，如果不一致，应查明原因；商品因到期、破旧等毁损报废时，实物经库管员、销售员确认后，报经销售主管审批，信息主管才能在POS系统中录入商品报废的数据，并传送给财务主管。会计控制点：采购验收入库应保持与采购订单一致，不得随意延期；POS系统盘点中的盘点损益应与财务软件中的盘点损益账面数核对，如有差异，应查明原因。（4）税费计算。主要业务流程是：会计每月根据前述的过程，检查POS系统中的销售报表数与出纳交来的款项、应收款、计入费用等勾稽关系是否正确，确定含税销售收入；会计根据小规模纳税人3%的增值税税率，计算应交增值税；报税员通过国税网上申报系统，申报本月应交增值税；会计根据城建税、教育费附加的税率，计算应交城建税和教育费附加；报税员根据地税网上申报系统，申报本月应交城建税、教育费附加等；报税员负责到银行取回税费扣款回单，交给会计记录。关键控制点：会计应正确确定销售收入和应交税费；报税员负责核对相关税费计算的正确性，并实施网上申报。

（三）确定会计业务处理 会计处理同传统模式下采购、销售等账务处理类似，不同之处在于会计控制的手段不同。前者是信息化环境下相关人员的在线签名、发出或接收指令，当然也要打印输出结果，后者则是纸质单据经过审批、签字后传到财务部门。对于中小零售企业而言，在内部控制环境尚不健全，从业人员的整体素质有待提高的情况下，仍需保留纸质单据。上述情况是信息化环境下会计业务流程及控制点的设计，实际运行效果较好，能为学生超市经营情况提供健康的财务数据。但在实践过程中还有一些业务尚不能依靠信息系统完成。比如，外购办公品、报销交通费等费用支出，由于用友T3系统中尚未设计费用模块，故此类业务仍遵循原来的报销流程和审批程序。

参考文献：

［1］王莉敏：《ERP环境下会计业务流程重组探析》，《财会通讯・综合（上）》2010年第10期。