试论医院人事档案信息化建设
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【摘要】如今是信息时代，档案人员要提升开发档案信息资源意识。档案查询工作不仅代表档案工作成果，而且集中体现档案工作的方向和信息反馈，也是衡量档案工作开展程度的重要标志；档案工作体现外界利用需求，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用。人事档案人员不仅要树立强烈的服务意识，而且要具备广阔的信息视野、极为敏锐的目光和善于在瞬息万变的信息大潮中及时捕捉到各种信息，努力开发干部人事档案的信息资源，保障医德医风迅速地检索、查询，及时准确地提供有关信息材料。本文从信息化管理的优越性和人事档案管理信息化的实现对策两方面进行了分析。
中图分类号：G271 文献标识码：A
引言
随着医院办公信息化的日益完善，加强人事档案信息化建设，突出人事档案管理的专业化、个性化，服务医院人力资源管理战略，是医院人事档案管理工作健康发展的基石。人事档案信息化建设对人力资源管理起到举足轻重的作用，必须做好科学管理，充分发挥人事档案信息在人力资源管理中的决策参考作用。医院人事工作的开展及医院的发展都跟档案管理人员素质的高低密切联系。因而，要配备专职档案管理人员，将档案人员培养计划归入到医院人才培养计划，通过专业培训，进一步提高专业文化素质，以医院为例，如果档案管理人员来自临床一线，本身具备丰富的医学知识，又具备相应的公文知识和写作能力，再通过不断的学习新知识，在实践中，定能全面把握科学管理档案的综合技能，适应档案业务的创新和发展。档案管理人员的管理水平和利用效率同样重要，责任心、纪律观念和原则性更是缺一不可。
一、信息化管理的优越性
1.1 能够提高工作效率
由于信息化的人事档案能够随时进行更新和补充，并且能够及时对个人信息进行修改，因此可以改变传统档案管理中的档实不符、有人无档、有档无人等情况，使人事档案信息的时效性得以保持，使其工作效率得到大大提高。
1.2 容易保存
传统的纸质档案在保存过程中容易发生丢失、破损等现象，其保存的寿命也较短，而信息化的人事档案在电脑或者光盘以及其他媒介中保存，能够保证资料的完好无损，也有着较长的保存时间。
1.3 资料储存较为全面
一般来说，信息化的存储介质有着非常大的存储空间，因此人事档案在建立之时能够更全面的覆盖职工的个人信息，不受到介质内容以及存储空间的约束。这样能够使资料信息更加全面，也提高了人事档案的有效性[3]。
1.4 降低人事档案材料管理成本
人事档案材料实现计算机管理后，原则上不能随意查阅，只有较少人员可以接触原件，从而使档案原件使用次数减少，确保档案安全和完整。另外，传统档案管理硬件设施除专用库房以外，需设立专职档案管理人员。实现信息化管理后，现有管理人员足可以兼任，除数据录入和升级外，不需要单独设立机构及人员，管理成本和资源大大降低。
1.5 提高了人事管理工作的运转速度
干部选拔任用、调整配备和交流等工作中，可利用信息库直接产生干部任免审批表、基本情况表、干部名册等，大大提高了人事管理工作的运转速度[2]。
1.6 实现了人事资源的共享
加强与社会各方面的横向联合，实现信息资源共享，为社会各界提供全方位的、迅速快捷人事档案信息化服务，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。
二、人事档案管理信息化的实现对策
2.1 建立相应的数据管理系统
人事档案管理的信息化，首先应该建立相应的管理数据库，将日常的人事档案管理工作通过计算机数据库来进行实现，如档案资料的接受、查询、复制、借用、删除、转出、统计等工作。档案的管理者能够通过计算机管理系统来对其中数据资料继续拧管理和维护等工作。数据管理系统的建立能够将医院人事档案的业务管理和数据处理在同一个办公平台之上进行集成，使档案管理工作从纸质媒体向电子化的载体扩展。从根本上使人才资源信息的存储和管理方式得到改变[1]。
2.2 接收有关档案材料
对档案材料进行收集，并做好原有档案的接收工作，是人事档案管理信息化的重要环节。管理人员应该即使做好材料的归档工作，将材料的接收时间、内容、送交和接收人等进行记录，保证材料的接收工作能够有序规范。另外，在原有档案的接受过程中，会有大量的信息录入计算机的工作，为了保证数据的正确性，避免出现差错，应该由专人进行数据的检查核对。
2.3 建立动态的分类数据库
建立动态的数据库，是人事档案管理信息化的主要工作。一般来说，数据库中人事数据的来源应该主要包括三个部分。首先是在档案管理过程中编制的数据，比如医院职工的个人基本情况，包括职工的姓名、入职时间、职务、工资信息等，这些信息数据根据职工编号来分别向数据库中录入。此类信息有着检索较为方便的特点，并能够进行各种方式的统计。其次是各类电子档案信息，随着我国全面实施电子政务，在人事档案中各种电子档案也日益增多，比如电子文件、电子表格、多媒体文件等。最后是各种数字化的档案，即对于档案中的纸质材料，使用数码相机、扫描仪等设备做数字化的处理而得到的档案信息。这部分档案能够使用计算机进行查询，这样就避免了对原件的频繁查询使用，延长了档案原件的使用寿命。在数据库的设计中，对于不同类别的信息应该设置不同的保密级别，在使用中，针对不同权限的用户开放不同级别的信息。
2.4 完善网络安全机制
由于人事档案关系到了医院和员工个人的机密和隐私，因此在信息化管理中，其网络安全性是非常重要的环节之一。一般来说，在人事档案的管理实现信息化之后，应该保证其真实性、安全性和保密性。首先为了确保系统发送和接收信息的真实性，应该采用数字签名的方法。各个部分在发送文件之时应该在其上进行数字签名，然后接收方使用某种规范化的程序，来进行签名身份的鉴定。数字签名能够保证文件没有发生篡改和顶替，能够确保信息的真实性。其次，为了保证用户访问中的安全性，应该对用户的使用权限进行一定的限制，使用户只能在权限允许的范围之内进行操作。采用数据和用户分类、用户的审计，并且配合防火墙技术，来管理用户对数据库的访问操作。最后，为了保证信息传递过程中的保密性，防止信息被修改和窃听，应该使用各种方法对发送的信息进行加密。
2.5 培养一支高素质档案管理队伍
人事档案管理工作需要高素质，复合型人才，具备良好的个人素质、较高的文化知识、有一定外语水平，懂得人事档案管理专业知识和计算机网络技术的应用和维护知识，全面了解和自觉执行人事档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准，在工作中具有较强的适应性、稳定性和创造性，能够下功夫研究并解决当前档案信息化建设中遇到的一些实际问题，还要善于探索未来人事档案信息化建设的发展思路。
三、总结
医院的人事档案管理工作，应该与时俱进，使用现代化的理论和信息化的方法，来进行动态化的管理。并且应该配备专门的设备和人员，对其利用价值进行进一步的开发，为医院的各项工作的提高提供有效的信息，为医院领导层提供有力的决策保障。总之，实现人事档案管理信息化，对医院发展具有深远影响，我们要与时俱进、不断创新，切实做好人事档案信息化建设工作，充分发挥人事档案信息资源的优势，为医院的改革与发展提供必要的服务。
【参考文献】
[1]张凤娟。 医院人事档案的信息化[J]。 当代医学,2013,(13)。
[2]关力。 医院人事档案信息化管理的思路[J]。 中国病案,2013,(4)。
[3]赵欣。 人事档案信息化在医院管理中的优势[J]。 兰台世界,2013,(S1)。