对文书档案整理的几点建议

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2000年国家档案局《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）的，2001年《湖南省档案局实施细则》（以下简称《实施细则》）的出台，标志着文书档案工作改革的重大突破，它对于提高馆藏档案质量很有裨益，也大大提高了工作效率，文书立卷改革在全国得到迅速推广。在具体工作实践中，我们发现了一些问题，需要进一步改进与完善。本文就文件归档章位置、文件装订、检索工具等进行了一些探讨，供同仁商榷。

一、建议将归档章位置盖在文件左上方

《规则》规定：“在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容”；《实施细则》规定：“归档章一般应盖在归档文件首页上端居中的空白位置”。根据以上相关规定，怀化市档案局在《怀化市实施操作办法（试行）》（以下简称《办法》）中规定：归档章加盖在每件归档文件首页右上端空白位置，如果有文字等占用了上述位置，可将归档章盖在首页的其它空白处，但以上端为宜。按照该《办法》要求，每个立档单位的多数归档文件归档章都选择在文件首页上端竖向对折线右侧的范围内加盖，部分文件因文字占用了该位置的，则选择对折线以左或其它位置。

在多年工作实践中发现，归档章加盖在右上端存在三个方面的缺陷。一是与领导签批文件习惯相悖。二是无量化定位，缺乏统一性。由于操作空间较大，少数档案员将归档章盖在文件的右上角紧靠纸张边缘处，有时将页号也框进了归档章，与件号相混淆，造成识别错误。三是不适应档案盒的开启操作习惯。档案盒的设计是从左边开启，从左边抽取文件，符合绝大多数人的操作习惯。因此，若将归档章盖在右上端，则在档案利用时必须将整盒文件从盒中抽出翻阅才能查看到归档章的全部信息，这样造成调件所需时间相对延长，也不利于档案保密。

笔者认为最佳归档章加盖的位置应以左上方为宜，并应定量规定其上边距及左边距，建议以1.5厘米左右为佳。如此改进之后，当要调取某件档案时，只需要将该盒档案从盒内抽出三分之一宽度就能轻松地查到件号，不但能在短时间内准确地找到所要查找的文件，而且只需要将该件单独抽出即可，不必抽出整盒档案。利用完毕之后，档案卷能轻松归位原处，操作简单利索。再者，亦使得整盒档案归档章整齐划一，同时也符合《归档文件的整理方法》第6条规定。

对于部分特殊的归档件，建议：塑装、皮装的会议记录本，尽量保持其原貌，不必拆装，归档章加盖在扉页上端适当位置即可；需要折叠的大规格图表，按A4规格折叠，将归档章盖在左上方指定范围；横向排版的A4型图表，建议归档章加盖在表头右上端，方向与表格方向平行，保持归档章的文字方向与表格文字方向相一致，使得版面统一，装盒时表头齐左，因而其归档章也在左上方，虽然归档章的方向发生90度的转向，但不影响整体效果和查阅利用。

二、建议推广纸封套袋装法

文书立卷改革以后，按照《规则》的要求，文书档案的整理以“件”为单位装订。但以“件”为单位装订保管存在着文件易损、翻查不 便、易乱、调卷归位易错易造成死档等缺点，给实际管理和利用带来很多不便。文件的装订既要考虑到归档文件的牢固，张页不易散落丢失，又要考虑到档案的保护和便于利用，同时兼顾节约成本。根据《实施细则》要求，怀化市推广“采用质地优良、适宜永久保存的不锈钢夹”的装订方法，“针对归档文件‘件’内页数只有两、三页纸的，可以暂时采取在文件的左上角处粘一些胶水的办法进行装订。对归档文件‘件’内页数较多，超过不锈钢夹限制的页数时，可以暂时采取三孔一线的方法装订”。以上几种方法通过10年来的操作实践检验，各有利弊。

三孔一线装订法实用且成本低，但超厚文件数量毕竟甚少，在本局的文件中，每年不超过三件。因此，作为辅助方法使用比较合适。

不锈钢夹装订方法成本高，且装订夹规格单一。目前，市面上只有两种规格的装订机和装订夹销售以供使用，厚度不具有可塑性，无论文件厚薄都是单一规格，对于张数较少，页数在10页以内的文件而言，不锈钢夹显得过厚过重，取放不便；装在盒内，装订夹比文件所占据的空间还多。如果件与件之间装订位置不合理，会影响整盒档案质量，有时装订夹之间相互刮擦，损伤文件。所以装盒时需要将装订位置进行多次调整，使装订夹按阶梯式分散错位排列才能使盒内文件平整一些，以改善装订夹重叠现象，缩小空间，同时减少夹与夹之间的相互刮擦损伤。

胶水粘贴是相对比较廉价的装订方式，成本低且操作简单。但胶水粘贴有以下几个缺点：一是粘贴时胶水涂抹范围和用量无法具体定位、定量，操作随意性大，有的涂在左上角，有的则涂满整个左边线，不统一、不规范；二是页数较多的文件容易出现漏贴现像，造成文件分层脱离，容易散落丢失；三是胶水粘贴后不便于拆分，当文件需要扫描或复印时，必须将文件粘贴处撕开，造成文件的二次损伤，不利于档案的保护和利用。因此，胶水粘贴方法不建议推广。

目前，怀化市电业部门文件的装订方式是采用的行业标准――无酸纸封套袋装法。此方法有以下优点：以件为单元，无论文件厚薄，一件一袋，层次分明；不损伤文件，复印扫描都很方便；成本低，比较于不锈钢夹而言占据空间较少；便于以后数字化时的拆装扫描，有利于保护档案原件不受损害。若对此无酸纸封套袋装法稍加改进，这种方法值得借鉴与推广。一是将归档章统一印制在封套的左方固定位置，填写完整的归档文件信息；二是设置相应的格式，将归档文件属性标示清楚，以便查阅时只需要将文件抽出一部分就能看清归档文件的件号及其它基本信息，便于快速查找。特别要注明“件”内总页数，以便核查，防止利用过程中发生丢失张页现象。在具体实践中，在归档文件上也应加盖归档章，填写的信息与封套上相一致，这样一一对应，就能保证文件调出后能准确放回原封套，防止在利用后出现装错袋现象。

三、建议细化检索工具

1.设置彩色目录封面。彩色封面的设置是对目录汇编实施的改进措施，目的是为了让归档文件目录装订成册后能直观地分辨出目录中年度和机构层次。按照《办法》规定，汇编目录的装订方式为按年度、分保管期限装订成册，永久的采用红色目录夹，30年的采用蓝色夹以达到从直观上的区分。永久目录夹内按照党群工作、行政管理、业务管理顺序排列，30年目录夹内目录按照上级、本级、下级顺序排列，在每个机构目录前放置相应的目录封面。多年度合并的目录遵循同样的顺序按年度逐年往后排列。如此装订的目录本身已具有分明的层次，但在使用中却未突显出来。若未经过改进，其目录封面的用途似乎不大，在翻阅目录时，封面的作用几乎可以忽略不记。但通过改进，对每个不同的机构的封面分别采用不同颜色的纸张制作，那么，封面的作用就显而易见了。经过设置封面颜色的目录汇编其特点就在于在翻阅目录时，首先从外观上就能更快速地找到相应机构，缩小范围查找。特别是对多年合并的目录册，从侧面能看到以三种颜色组形成的层次组合，其中，一组颜色代表一个年度，因此，在翻阅目录之前，通过外观就能首先找到年度、机构的层次所在。

笔者的做法：永久保管期限内的党群、行 政、业务目录封面分别采用大红、粉红、浅黄颜色纸张制作；30年保管期限的上级、本级、下级目录封面分别采用浅蓝、浅绿、浅紫颜色的纸张制作。如要在一册ABCDE五年度合编的永久目录册中查找C年度的一份行政工作文件，则只需要从目录册的第三个颜色组中翻阅粉红与浅黄之间的目录即可。

设置彩色封面应该补充说明的是：一是当每个机构目录封面的颜色一旦设定，就必须固定设置，连续使用，不能中途更换其他颜色，否则，会造成识别错误，失去意义。二是对于机构设置较多的立档单位，不适宜这种方法，因为颜色层次太多，反而变得复杂，不及由档号检索来得简单。

2.在档号中增置盒号。设置档号是怀化市依据湖南省《归档文件的整理方法》的规定――“在归档文件目录右上角增加2个自选项”，在此基础上拓展设定而成。怀化市档案局在《办法》中明确了设置档号的具体要求：档号由“全宗号-保管期限-年度-问题”组成，设置在归档文件目录的右上角。设定之后，在查找档案时，能从档号直接查看到“保管期限――年度――问题”信息，便于翻阅目录时能快速缩小并且锁定翻阅范围。自2009年起，本单位编制的目录中档号由“全宗号-保管期限-年度-问题-盒号”组成，其优点在于：当要查找某件时，可以通过档号快速锁定年度、机构范围；当已经查找到所需要的件时，可以通过件所在目录页的档号直接锁定被查文件所在的盒号，然后直接提取该盒档案，省去了阅读档案盒背脊的过程，再次提高了查找速度。

3.编写整理说明。《整理说明》是《办法》中的原始定义，在后来实际操作中的我们沿用了2001年以前的《立卷说明》名称。每年度的《立卷说明》应放置在当年的归档文件目录汇编之前，与目录一并装订成册。如此要求，便于查阅档案时，能了解到归档文件目录所未能详尽之处，弥补了归档文件目录可能存在的某些不足。

4.编制文号查对表。文号查对表是以归档文件的发文号为主要线索进行查找的检索工具。 2001年以前，文号查对表一直是本市采用的检索工具之一。立卷改革之初，由于《规则》中未明确要求，因而，许多单位中止了文号查对表的编制。基于文号查对表具有能快速查找指定文号文件的功能，我单位根据新《规则》设置了新的文号查对表。经过实践证明，针对已知文号的文件，通过文号查对表检索是一种最快捷的检索方式。因此，对文号查对表的编制在本市后来的标准化规范化竞赛中被列为重要的检查项之一。目前，本市仍然采用归档文件目录与文号查对表两套检索工具并行使用。

本市目前推行的文号查对表由归档文件的文号、保管期限、机构、件号等四个主要特征编制而成。在文号查对表中，以归档文件的文号作为主要特征，按同一发文机构同一类型文件的序列号由小到大排列，其保管期限、机构、件号等基本特征注明在相应的表格中，查找时，只需要知道被查文件的文号，就能从表中快速找到该归档文件所处的准确归档位置。编制文号查对表应该注意的是，不能漏号，对于本部门的行文，文号一般应该是连续的，个别特殊情况空缺的文号必须作特别备注，以示该文件不存在。其它部门的来文，文号不具有连续性，但要保持由小到大的排列顺序，其空缺的文号即说明此文件没有在本全宗内归档。所以，利用文号查对表检索，还可以快捷地查明所查文件是否在本全宗下归档，以节省查找过程。再详尽的归档文件目录总会存在局限。档案的检索应该有更多的检索途径并存，才能更高效地实施立卷改革的宗旨，推动立卷改革的发展。这也是文号查对表能得到推广的理由。如果在文号查对表中增加盒号项，那么，文号查对表将会更加完美和实用。

参考文献：

［1］湖南省档案局业务指导处.公文办理与归档整理. 2001.

［2］怀化市档案局.怀化市文书立卷改革操作办法及档案分类方案编制办法示范. 2002.