神州数码两个维度的协同之路

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作为神州数码高效数字神经网络的重要组成部分,协同应用已经经历了11年的发展历程,目前已经开始从传统OA向基于Web 2.0的协作体系跨越。

作为一家IT服务企业,神州数码对于自己的战略和使命有着很明确的定位―“IT服务中国”、“数字化中国”。与此同时,神州数码自身的信息化建设也与公司所提出的对于IT服务以及电子商务发展的四段论相一致。每个企业的信息化建设及电子商务发展都会经历从基础设施网络建设,到企业内部信息化,再到企业之间的B2B连接,最后到网络社区的建设。前两个是电子商务的基础条件,后两个阶段则是电子商务的价值表现。

在这样的实践过程中,神州数码把自己的信息化从逻辑上凝结成了三层金字塔架构―IT基础架构层、业务应用层和决策支持层,并形成了高效的数字神经网络。事实上,对于神州数码来说,高效的数字神经网络是其核心竞争力的基础之一,而协同办公应用则是数字神经网络的重要组件。

经历五个发展阶段

从1998年引入Lotus Notes/Domino平台算起,神州数码的协同应用之路已经走过了11年。“我们最早的协同应用需求主要是为了解决电子化的问题,而当企业发展到一定阶段后,我们开始更加关注怎么把管理流程与生产流程紧密联系,使得整个企业业务流程贯通,并让管理更有效。”神州数码(中国)有限公司信息化管理总经理郑小维介绍说,“再后来,随着企业的不断发展以及业务模式的不断创新,尤其是业务需求的不断变化,我们开始关注如何通过技术手段帮助企业进一步提高敏捷度和协同效率,这其中包括团队之间的协同、跨地域的协同以及上下游合作伙伴之间的协同。”

回顾神州数码协同应用的建设历程,主要经历了五个发展阶段。第一个历史时间点是1998年,在此之前,神州数码主要是通过传统的电话和传真等实现协作的,随着邮件系统的建立,神州数码进入了电子化系统的办公时代。“那个时候,我们选择了Domino平台,很快邮件就在全员中得到了推广应用。”郑小维介绍说。

第二个发展阶段是从2000年到2002年,OA(协同办公)范畴的工作在这个阶段基本完成,这其中涉及到了企业协同办公的各个领域,包括行政办公和绩效管理等。“在实现了协同办公之后,我们意识到,OA更多地还要支撑业务,将协同扩充到对业务管理的支撑成为了我们发展协同应用的下一个目标。”郑小维表示。

在2003年到2005年,神州数码完成了OA系统与ERP系统的整合,这是神州数码协同应用建设的第三个发展阶段。“我们用了几年的时间深化OA系统与业务系统之间的集成,同时,还在不断完善知识管理系统。”郑小维介绍说。

在所有业务流程及业务系统集成工作完成之后,神州数码将企业门户技术引入到了协同应用系统之中,并形成了基于门户的集成协同管理平台。2006年到2008年期间,神州数码开始以门户为核心扩展协同应用的种类,启动了企业即时消息系统Sametime,完成用户统一管理,实现了跨部门的流程整合,这是整个神州数码协同应用的第四个发展阶段。

到目前为止,神州数码的协同应用已经形成了以企业门户为核心的多元化协作应用系统,集团所有信息均通过门户完成。现在,神州数码开始了对Web 2.0协作的新尝试,进入了协同应用的第五个发展阶段。据郑小维介绍,这一阶段的主要建设目标是:建设Web 2.0协作工具平台,通过联结SOA服务组件的方式强化应用的协作功能,引入流程绩效分析,并优化整合系统流程。

两个维度与业务实践

“在协同应用建设方面,我们确立了两个维度的协同平台建设思路,并以此不断深入、整合。”神州数码(中国)有限公司信息化管理部协同服务总监赵美玲介绍说。其中,建立“业务管理支持平台”是第一个建设维度,“也就是说,为企业的职能管理及业务流程管理提供支持,如流程制度电子化、业务管理流程电子化等,并通过IT的手段辅助和支撑其执行。”赵美玲解释说。

就“业务管理支持平台”这个维度而言,现在,整个神州数码的协同应用都被统一到了企业门户上。神州数码在此维度的建设上,主要经历了“规范管理”、“精耕细作”到“价值整合”三个阶段,目前,系统所承载的在线应用近200个。

第二个维度是“协同工具平台”。据赵美玲介绍,建设“协同工具平台”这一维度主要经历了从初期以邮件为核心,到加入统一通信协同范畴,建设以协作、联结为主的实践平台。“这一维度致力于构建提升企业员工协同效率、释放企业资源价值的协作工具平台。” 赵美玲表示。

可以说,经历了11年的发展,目前神州数码已经开始了从传统OA向基于Web 2.0的协作体系跨越。协同业务涉及多种业务应用,如人力资源协同、商财协同服务、知识管理、行政办公服务等。

“比如我们的人力资源协同服务,称为全员HR(E-HR),意思是说协同的范畴是全体员工,而不仅仅是HR部门。在构建人力资源协同的过程中,我们是以ERP的业务逻辑为核心基础的,整个协同都是围绕ERP核心业务做HR流程管理、绩效评估执行和学习中心等。此外,还整合BI(商业智能)和BPM(业务流程管理)进行了流程效益的相关分析。”赵美玲介绍说。

商财协同服务是神州数码另一项关系到全员日常办公业务的协同服务,商财协同的最大特点是把相关财务管理制度电子化,并与业务系统高度集成,最终实现了高效率的协同应用服务。

“拿员工报销来说,现在员工登录协同门户,点一下按钮就生成了一个表单,系统会按相关制度要求自动生成表单中的相关信息,员工只需要补充和填写必要的信息; 提交之后,系统会按照财务设定的相关要求进行逐级领导审批,而财务部门审核票据的合法性; 然后就可以通过网上银行支付款项,系统还会自动在ERP系统中生成对应凭证信息。对照手工流程,整个报销流程非常快。”赵美玲介绍说,“比如早上十点多我填写了一个报销单,我的报销需要两级部门审批,到下午三点多的时候,我就收到了短信通知一卡通到账。这对于员工来说是非常高效方便的。”

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