浅析新时期下高校教学秘书的管理职能及职业修养
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摘要：教学秘书是高校教学管理的基层工作人员，其工作的内容和性质决定了教学秘书工作的重要性。随着新时期下高校教学质量要求的不断提高，对教学秘书的管理工作也有更高的要求。本文通过阐述目前高校教学秘书的管理职能和职业素养，探讨如何促进教学秘书的管理工作，更好地促进教学秘书的管理工作，在新时期下面对前所未有的职业挑战，如何保证教学管理质量正常有序地运行成为目前关注的重点。
关键词：教学秘书；教学管理；人才培养
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2014）50-0011-02
培养人才是高校的基本职能，教学管理是提高教学质量，培养人才的关键。教学秘书作为教学管理工作的执行者，保障各教育教学环节的正常有序运行，是联系师生和相关部门的桥梁纽带，对教学质量的管理以及人才培养发挥着重要作用。新时期下，随着国家对高等教育改革的不断深化、提高，在加强各实践环节的转变过程中，教学管理理论与实践的转变和改革成为教改内容的重中之重，对教学秘书的管理能力和职业素养的要求提出了更多的挑战。教学秘书的工作内容和性质充分体现出工作的重要性，是高校教学管理队伍的重要组成部分，影响教育教学环节及质量工程的实施与推进。因此，教学秘书对学院教学工作至关重要，不但要做好教学院长的得力助手，帮助处理大量的日常教学事务性工作，而且要处理好与教务处、教师、学生之间的关系，成为他们联系的纽带。教学秘书在日常教学管理中发挥着重要的作用，如何做好新时期高校教学秘书工作具有至关重要的意义[1，2]。
一、教学秘书工作的性质和地位
如何做好教学秘书？首先必须要了解教学秘书的工作性质，摸清教学管理内容，弄懂工作内容所涉及的服务对象，在工作中保证做好管理、服务和沟通协调工作。教学秘书是学院教学部门的基层管理者，在工作中做好上传下达，下情上传，这就需要一方面协助相关领导做好教学管理的日常事务，保证教学工作的正常有序运转；另一方面将基层师生的建议及反馈信息汇总、整理，向有关领导汇报，并出谋划策，起到辅助作用。教学秘书的服务工作贯穿始终，主要服务本学院全体师生，在各个教学环节中出现的问题以及师生提出的意见，认真处理，细心解答，保证各教学环节正常良好运行。另外，由于教学秘书介于领导层和基层之间，所以为了做好教学管理工作，必须要充当良好的协调沟通者，在教学管理部门、有关领导和师生之间加强信息交流、沟通，协调处理日常工作中出现的问题。其中教学秘书工作中的服务角色则更具体，充分体现在教学秘书工作的各个环节。因此，教学秘书只有真正做好服务工作，才能做好其他方面的工作。
二、教学秘书的工作现状
教学秘书承担着大量事务性工作，很少有多余的时间和精力进行教学管理方法、教学改革方面的研究，大多数情况下按部就班完成各个阶段的教学管理任务，不能做到保质保量完成各项管理目标，更谈不上教务管理模式上的创新。同时缺乏相关专业的知识背景，对教学环节中发现的问题不主动处理，在一定程度上影响了教学管理质量的提高。
三、新时期对教学秘书管理职能的要求
1.加强学习，提升个人管理能力。在管理工作中不断积累经验，加强各单位教学管理人员之间的相互交流，在原有教务管理经验的基础上，学习理解相关专业知识背景，如：教育学、管理学、系统科学理论、信息科学等现代化学科为基础的现代管理理论，逐渐用新知识武装自己，努力提高自身文化素养和计算机应用能力，掌握现代化管理技术，加深对高等教育工作的理解。对学校相关的方针政策、计划、规范细则要做深入了解，充分为全院师生做好服务工作。
2.提高沟通协调能力。教学秘书的主要工作就是跟人打交道，沟通协调，保证各项教学管理工作的正常运行。在平时工作中，教学秘书要做好上情下达，下情上传的管理工作，不仅是联系相关部门和院系师生的桥梁纽带，而且要加强和相关领导之间的沟通，及时整理反馈信息，遇到问题第一时间向领导请示，各项工作要做到心中有数，与领导保持步调一致，严格把握自己的工作原则，保证不越权、不越位，为领导决策提供合理的意见和建议。所以，教学秘书在平时工作中，必须加强提高沟通协调能力，讲原则，讲方法，更好地促进教学管理的有序运行。
3.强化统筹兼顾能力。教学秘书工作涉及面广，服务对象多，各项工作都有一定的时效性，经常要求在一定时间内保质保量完成，这就需要在宏观上有整体计划，在微观上因人因事灵活处理，在工作中，强化统筹兼顾能力，妥善处理工作的轻重缓急，得心应手地安排工作的各项环节，始终保持有条不紊地开展工作。因此，在严格执行学校关于教学管理各项规章制度的基础上，主动解决问题，充分化解矛盾，提供师生最满意的服务。
4.提高调研分析能力。现代化的教学管理要求必须具备一定的调研分析能力。教学秘书应该积极地运用自己掌握的管理理论知识对教学管理各个环节进行跟踪调查，检查监督各项教学管理环节的落实情况，深入教学一线，了解掌握师生的教学动态以及教学环境等情况，对工作中发现的问题及时调查解决，同时将信息整理反馈给相关领导，尽快做出相应的调整，充分保证提高教学质量和教学效果。此外，教学秘书还要及时采集和统计各类原始、客观的教学信息，及时整理总结，并将可行性建议和处理预案提供给领导做参考，同时对教师和学校进行教学研讨和教学改革项目做出科学的调整和决策。
5.增强创新意识，提高创新能力。随着高等教育改革的不断推进，学生数量不断增加，使得新时期下对教育教学质量内容的要求也越来越高。因此，要求教学秘书在传统管理的基础上，善于发现和总结教学环节出现的问题，及时沟通和解决问题，与时俱进，积极思考和努力探索教学管理的新途径、新方法，尤其在传统的教学管理模式和思想观念上要坚决摒弃旧的方法，大胆创新，认真学习国内外先进的教育理念、办学体制和人才培养模式，结合自己工作的实际情况，开拓思路，更新教育观念，以科学的发展观为指导，坚持创新精神，进一步提高创新能力。
6.加强档案管理。教学档案是在教学活动中直接形成的具有利用价值的各种不同载体形式的文件材料。在日常的教学管理工作中，教学秘书作为一名兼职档案管理员，必须充分重视教学档案的管理与保存，及时将学院各类材料的收集、整理、存档和查询数据更新等工作，保证每年产生的教学管理档案有良好的延续性，尤其对于教学成果数据以及试卷等材料要及时收集，整理成册，以便于日后查询方便，做到资料手到拈来，真实可靠。因此，教学秘书要加强自我进修，提高档案管理意识，加强对日常工作的档案管理态度，认真学习档案管理的相关知识，使档案更好的为教学管理工作服务。
四、教学秘书工作应具备的素质
1.增强服务意识，加强个人修养。教学秘书作为教学管理的主要执行者，在日常工作中必须具备“热心、精心、细心、耐心”的服务意识，要求不仅在思想上和政治上具有高度的责任心，而且还需要具备严肃认真的工作态度和甘为人梯的敬业精神。由于教学秘书服务对象的多元化及工作性质等特点，要求教学秘书必须摆正自己的心态，及时化解遇到的问题和矛盾，用“四心”开展日常工作。因此，要求教学秘书必须加强个人修养，增强一定的心理承受能力。在日常工作中始终保持冷静、理智的头脑，用积极向上的心态、热心的服务态度做好教学秘书工作，努力培养良好的心理素质。
2.提高管理能力和沟通表达能力。教学秘书工作内容复杂而繁多，不仅要了解和掌握高等教育和高校管理的相关基础知识，还要充分掌握学院不同学科专业教学计划的内容和特点，如：下任务，排课表，安排不同专业不同年级学生的教学实践环节等。因此，在开展各项工作时要做到心中有数，提前合理计划，灵活掌握，以便及时作出适当调整，充分考虑每个学期的教学工作进度，做到有条不紊的保证教学工作的良好运行。此外，在教学过程中需要经常与其他人反复沟通，保证及时传递信息内容，做到有效的上情下达和下情上传，针对偶然突发事件及时作出处理。因此，要求教学秘书必须具有良好的语言沟通表达能力，及时了解掌握教学管理环节的进展情况，沟通协调处理各阶段所出现的问题，充分做好服务工作。只有这样，在平时工作中才能站在一定的高度上去理解和思考问题，才能在更好地协助领导工作，服务好全院师生，保证教学管理工作的良好有序运行。
3.掌握现代化的管理技能。随着现代化水平的不断提高，教学管理也从传统的管理模式进化到先进的网络管理模式，教学管理活动依赖于教务管理系统的操作维护当中，各阶段的教学管理内容在教务管理系统中均有体现，且工作的进展完成情况可以通过网络实时查询，大大提高了教学管理工作的效率。因此，教学秘书必须适应信息时代的发展，加强自身操作和应用相关软件的水平，及时做好相关工作内容的统计情况。
随着我国高等教育水平的不断深入发展，教学秘书在日常教学管理中发挥着越来越重要的作用，在高校发展中是确保教学管理工作正常运行的骨干力量。教学管理是一门深奥的管理学科，兼有行政管理和学术管理的双重职能。教学秘书肩负着学院提高教学质量的重大责任，必须深明其责，充分认识工作的重要性，努力提高自身的综合素质，提高教学管理水平，适应不断改革发展的现代化高等教育，积极学习、总结、研究、改进，才能将教学管理工作朝着科学化发展，推动教育教学质量不断提高，为学校今后的建设和发展献计献策，作出新贡献，促进学校的教学管理水平更上一个台阶。
参考文献：
[1]孙静.浅析如何做好新时期高校教学秘书工作[J].太原大学教育学院学报.2009，27（增刊）：84-85.
[2]马焕，张海燕.基于以人为本价值取向的教学秘书职业素质建构[J].前沿，2012，（5）：142-143.
[3]徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报（高等教育版），2005，8（3）：58-60.