立足本职 不断创新 全面提升事业单位档案管理工作水平
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【摘要】 档案工作是记录和反映单位业务的重要史料和来源。当前事业单位档案管理存在着认识不够、管理模式陈旧等问题。为提高档案的管理与利用水平,本文对事业单位档案管理工作的现状进行了分析,并对今后工作的发展提出建议。
【关键词】 事业单位 档案管理 改革 创新
1.做好事业单位档案管理工作的重要意义
档案管理工作是每个事业单位的一项重要的、不可或缺的基础性工作。档案不仅是事业单位工作的查考依据和生产生活的参考资料,同时也是维护单位与职工正当权益的凭证。《干部档案工作条例》对档案的内容及收集、整理、分类和利用,都作出了明确的规定,要求各部门结合实际,制定相应的规章制度。档案管理工作对于推动各级事业单位抓经济发展、促精神文明建设、维护群众正当权益起着越来越重要的作用。因此规范管理科技档案,实现科学技术向生产力的转化,从而进一步发展生产力,具有重要的现实意义。
2.目前我国事业单位档案管理现状
2.1对档案管理的重要性认识不足档案工作是一项细致、平凡而繁琐的工作,不容易显现功绩。长期以来,相当一部分工作人员包括部分主管领导干部,对档案管理特别是科技档案管理,在认识上存在误区。认为档案管理就是“看好堆”、“守好摊”,不丢失、泄露,能应付查档、外调等就已足够。因此忽视了档案管理的重要性,形成了“说起来重要、排排号次要、一忙就忘掉、用起来需要”的恶性循环态势。
2.2长期沿用陈旧的管理模式目前事业单位的档案管理方法多局限于看堆式的手工模式,已明显滞后于人事制度、财务制度等改革进程,没有完全实现电子录入、数据库管理等信息化手段,导致信息化程度低,浪费人力、物力,出现档案损坏,管理成本较高等现象;档案收集制度过分呆板,主要依赖行政方法,但伴随着事业单位职能的不断转变,档案收集难度也越来越大;档案的收集范围与相关制度规定存在差距,尤其是对离任审计、任前公示等材料的收集整理存档,尚没有明确规定,缺乏操作的依据。
2.3普遍存在被动式服务现象档案管理部门习惯于较为被动的服务模式。作为档案管理人员,应该具备务实求真的科学态度,转变观念,与时俱进,从重保管向重服务转变,变被动服务为主动、超前服务。要加强对档案资源的保护和管理,更应注重对现有档案资料的整理研究和开发利用。此外,档案管理设施陈旧,手段落后,档案干部队伍建设薄弱等问题亟待解决。
3.事业单位档案管理工作的创新思考
3.1档案管理工作观念的创新应开拓思维,创新档案管理,努力丰富档案管理内容,使人事、科技等档案工作符合社会发展需要,做到“经济发展到哪里,档案就延伸到那里”;努力围绕领导关心、基层关注的社会热点问题,对照历史,总结、分析形势,编印具有价值的各类档案信息,及时为领导决策提供科学依据;努力通过广播、电视、报刊、杂志、新闻、网络等媒体,多渠道、全方位加强对事业单位档案管理工作重要性的宣传,提高全社会对档案管理工作的认识。
无论是事业单位领导,还是档案管理人员,都要树立正确的观念,通过档案管理对事业单位各项管理与业务工作进行监督与审计,从而实现档案部门的监督与职能管理的功能。
3.2档案管理工作机制的创新
3.2.1必须做到职责明确 各级事业单位应落实档案工作的分管领导,分管领导要把做好档案工作作为自己义不容辞、无法推卸的工作,把握档案事业的发展方向,真正把档案工作纳入各单位总体发展规划,列入各单位的议事日程,确保档案工作与其他工作一样同步发展。
3.2.2必须从封闭走向开放档案要更好地为社会服务,为社会主义经济建设服务,为广大职工群众服务,要根据当前形势要求,有计划地提高档案管理开放程度,加强与外界的交流和沟通,发挥和增强各种档案资源的作用和活力,提升管理水平。
3.2.3必须努力做到藏用并重作为档案事业的基础,档案事业是可持续发展的核心,档案资源的合理利用是关键。要突出抓档案管理,根据形势的发展变化,因地制宜地调整档案资源收集重点,使之更好地向社会建设最前沿延伸。
3.2.4必须加强档案信息平台建设积极学习,吸取科学、高效的档案管理模式,加速实现计算机管理平台在档案管理中的应用,加速实现档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体数据库建设,完善数据库系统,加快档案工作规范化建设。
3.3人力资源的创新
加强档案队伍建设,培训和培养人才是关键。任何创新的努力都要通过人去实现,所以,工作创新归根结底都是人的意识和观念的创新,人的素质和知识的创新。各级事业单位要特别将政治性强、业务精湛、作风踏实的优秀骨干充实到档案管理干部队伍中,建设一支政治坚定、结构合理、精干高效的档案工作队伍,确保档案工作的健康发展,为促进档案事业稳定发展提供有力的保障。